Bied uw reizigers hun favoriete hotelbrands, kamers en tarieven, en voorkom dat ze hotels buiten uw reisprogramma om boeken.
Slechts de helft van de zakenreizigers die een vlucht boeken via hun zakenreisprogramma, combineren deze met een hotelboeking binnen het programma. Dat blijkt uit gegevens van de Global Business Travel Association. Dat kost bedrijven miljoenen en is schadelijk voor de veiligheid van de reizigers.
Wat is de oorzaak van de slechte hotel-to-trip-night-score? Zakenreizigers hebben de gewoonte om hotels te boeken via dezelfde websites die ze voor privéreizen gebruiken. Bedrijven proberen deze gewoonte tevergeefs te doorbreken via hun reisbeleid.
Maar er is een oplossing, volgens hotelexpert Marwan Batrouni van BCD Travel. ‘Rondshoppen’ kunt u voorkomen door de favoriete kamers en tarieven van uw reizigers op te nemen in het zakenreisprogramma en het voor hen eenvoudiger te maken om zelf te boeken.
Waarom is het hotel-to-trip-night-percentage belangrijk?
Wanneer reizigers het zakenreisprogramma verlaten om elders zelf een hotel te boeken, kost dat bedrijven veel geld, want dan komen ze hun volumeafspraken met voorkeurshotels niet na. Ook is het tijdrovend en minder efficiënt, omdat overnachtingen buiten het programma niet automatisch worden verwerkt via de boekings- en onkostensystemen van het bedrijf. Bovendien verhinderen hotelboekingen buiten het zakenreisprogramma bedrijven om hun zorgplicht na te komen. Het is moeilijk om reizigers in nood te traceren en te helpen, als u niet weet waar ze zijn.
Bovendien zijn online hoteldeals niet altijd zo gunstig als ze lijken. Reizigers die op eigen houtje een hotel boeken, krijgen niet dezelfde prijzen en voorzieningen als de corporate prijzen in het zakenreisprogramma, waarover u heeft onderhandeld. Het is dus goed mogelijk dat hun verblijf zowel minder comfortabel als duurder wordt.
Hoe voorkomt u dat uw reizigers ‘rondshoppen’ tijdens het boeken?
Batrouni, Vice President Global Hotel Strategy voor BCD, onthult een paar beproefde strategieën om uw hotel-to-trip-night-score te verbeteren.
Evalueer uw beleid en pas het aan. “Als uw beleid verouderd is, met beperkte mogelijkheden voor reizigers en omslachtige hotelboekingsprocedures, zullen reizigers zeker elders buiten uw programma gaan kijken,” aldus Batrouni.
Zorg voor een zo groot mogelijk aanbod aan hotels. BCD Travel biedt alle opties die reizigers willen op één platform, TripSource®, beschikbaar als mobiele app of op Tripsource.com. TripSource beschikt over traditionele hotelcontent waarover is onderhandeld, maar ook over content van online merken als Booking.com, Expedia en HRS. “Reizigers kunnen er zeker van zijn dat ze hier alle kamers en tarieven vinden die ook elders op het internet worden aangeboden. En dat alles in één programma,” legt Batrouni uit.
Leer van anderen. Vraag uw zakenreisorganisatie u te laten zien wat andere bedrijven doen om hun hotel-to-trip-night-score te verbeteren. Ingersoll Rand heeft bijvoorbeeld een toename van 28 procentpunten in hun hotel-to-trip-night-score bereikt door samen te werken met BCD.
Beïnvloed de keuzes van reizigers. Uit gegevens van Advito, het adviesbureau van BCD Travel, bleek dat 78% van alle zakenreizigers eerst de websites van derden checkt en daarna pas de opties van het eigen zakenreisprogramma bekijkt. Dit zette Advito aan tot de ontwikkeling van een merchandisingstrategie in de online boekingstool, via hun werkwijze om de betrokkenheid van reizigers te stimuleren. Ook hier bewijst TripSource zijn nut: ondernemingen kunnen herinneringen en notificaties sturen om reizigers aan te stimuleren binnen het programma te boeken.
Communiceer met reizigers. Dezelfde online boekingstool en mobiele tools zijn ook geschikt om reizigers de beweegredenen achter uw reisbeleid te doen begrijpen. Zo kunnen de tools bijvoorbeeld verduidelijken dat reizigers veiliger zijn wanneer ze hun hotel binnen het programma boeken.
Gebruik de kracht van zelf boeken. Bijna de helft van alle zakenreizigers vindt de mogelijkheid om zijn boekingen zelf te beheren het belangrijkste onderdeel van een zakenreisprogramma, zo blijkt uit een Egencia-enquête die eind vorig jaar is gehouden. “TripSource geeft reizigers die controle,” vertelt Batrouni. “Het is ontworpen om reizigers zelf hun hotel te laten boeken, in alle eenvoud en waar en wanneer ze maar willen, en dat alles binnen het reisbeleid. Zakenreizigers boeken het hotel van hun keuze in minder dan twee minuten, zonder het beleid te overtreden.”
