Nieuwe generaties betreden de werkvloer. Daardoor is het noodzakelijk om ook in de richtlijnen van bedrijven rekening te houden met ‘bleisurereizen’. Jonge medewerkers waarderen deze inspanning enorm. Holger Schmeding, Managing Director bij BCD Travel Duitsland, geeft praktische tips voor hr- en travelmanagers.
Jonge medewerkers genieten van sightseeing, kunst en cultuur tijdens hun zakenreizen.
Digitalisering en nieuwe generaties zijn de belangrijkste factoren die onze werkomgeving beïnvloeden. Tegen 2020 zullen millennials ongeveer 50% van de werknemers op de arbeidsmarkt vertegenwoordigen. Hun verwachtingen van een job en werkgevers zijn anders. Jongere werknemers willen meer zelfstandigheid en vrijheid: Bij bleisurereizen krijgen ze de kans om zaken- en privéreizen te combineren. In de praktijk betekent dit dat je zakenreizen met vakantiedagen kunt verlengen, bijvoorbeeld om een stad privé te verkennen, om ‘s avonds naar een theatervoorstelling te gaan of om met familie en vrienden af te spreken. 78 procent van de millennials verlengt zakenreizen opzettelijk met privétijd. Met de vrijetijdscomponent maken werkgevers de behoeften van millennials tastbaar. Dit helpt niet alleen bij het aanwerven, maar ook bij het behouden van werknemers. Reizigers vinden deze mogelijkheid als werknemer voordelig. Bleisurereizen kunnen daarom de identificatie met het bedrijf vergroten en de persoonlijke tevredenheid verhogen.
Hoe neem je bleisurereizen in het reisbeleid op?
Elke werkgever heeft een algemene zorgplicht voor de veiligheid en gezondheid van zijn reizigers. Dit betekent dat bedrijven aansprakelijk zijn als een werknemer tijdens een zakenreis schade oploopt. Om de zorgplicht als werkgever niet te schenden, is het essentieel dat de travelmanager en/of de hr-manager zoveel mogelijk informatie inwint en informatie met de werknemer over mogelijke risico’s uitwisselt.
“Bleisurereizen worden in elk bedrijf anders behandeld. Daarom zijn individuele oplossingen en processen zeker nodig. Het is dan ook raadzaam om professionele knowhow en uitgebreid advies in te winnen van ervaren experts bij aanbieders van zakenreizen als BCD Travel”, zegt Holger Schmeding, Managing Director bij BCD Travel Duitsland. Enkele praktische tips:
- Laat een interdepartementale werkgroep de regels voor bleisurereizen in de reisrichtlijnen van het bedrijf opnemen.
- Duid een contactpersoon aan die de communicatie met alle medewerkers verzorgt.
- Alle medewerkers en managers moeten op de hoogte zijn van wat in hun bedrijf is toegestaan en wat niet, en tot wie ze zich kunnen wenden in geval van twijfel.
Struikelblokken en regels in de praktijk
Bij het opstellen van de algemene voorwaarden voor bleisurereizen moeten de verantwoordelijken de organisatorische, structurele en wettelijke voorschriften naleven. De volgende procedure is aan te raden voor de belangrijkste hoekstenen:
- Transparantie: Hr-managers moeten medewerkers aansporen om verlengingen van zakenreizen voor privédoeleinden met hun leidinggevenden te bespreken. De medewerker moet schriftelijke toestemming van de manager krijgen en mag geen spontane beslissingen nemen. Vooral bij een ongeval of wanneer kosten hoger oplopen, is er behoefte aan uitleg.
- Verdeling van kosten: Werknemers hebben in principe geen recht op vergoeding van zakelijke of privéreiskosten door hun werkgever. In de praktijk is het echter gebruikelijk dat bedrijven de kosten betalen van de dagen die voor zakelijke doeleinden worden gebruikt en voor de hele heen- en terugreis (officieel of privé). Kosten in de privésfeer, zoals accommodatie of maaltijden, worden meestal door de werknemer zelf gedragen. Idealiter moet op voorhand schriftelijk worden vastgelegd wie welk deel betaalt, bijvoorbeeld in een arbeidsovereenkomst.
- Soort regeling: Via creditcard, vergoeding van kosten of ontvangstbewijs. Bedrijfskosten en privé-uitgaven moeten duidelijk van elkaar gescheiden zijn en naar behoren worden gedocumenteerd. Elk bedrijf moet daarvoor een duidelijk en begrijpelijk proces invoeren.
- Tijdsscheiding: Wanneer eindigen de zakelijke en beginnen de privéactiviteiten? Als er geen individuele of bedrijfsovereenkomst is, omvat de werktijd de tijd die aan zaken wordt besteed. Privéactiviteiten die niets met zaken te maken hebben, zijn vrijetijdsactiviteiten. Idealiter zou het bedrijf voor bleisurereizen richtlijnen moeten definiëren om duidelijk af te bakenen wat vrije tijd is.
- Tijdslimiet: Het is zinvol om het aantal privédagen dat de werknemer na een zakenreis kan nemen te beperken. Dit wordt vooral aanbevolen in regio’s met risicofactoren, zoals steden met een hoge criminaliteit. Een langer verblijf vergroot het risico op schade aan de werknemer.
