De traditionele vorm van traveler management was vooral gefocust op het beleidsmatig dicteren én afdwingen van het boek- en reisgedrag van werknemers. Nu zakenreizigers echter steeds vaker dezelfde mogelijkheden verwachten als bij toeristische reizen, verliest deze benadering aan effectiviteit.
“De reizigerspopulatie verandert van samenstelling”, aldus Evan Konwiser, een onafhankelijke consultant uit de reisbranche die BCD Travel heeft geïnterviewd voor de onlangs gepubliceerde whitepaper Traveler Management: How to influence your employees to plan, book and travel smarter. Zakenreizigers zijn “uitstekend in staat om de juiste beslissingen te nemen om kosten te besparen, maar we volgen niet blindelings op wat ons wordt voorgeschreven. We volgen een beleid op als we begrijpen waarom.”
Beleidsnaleving is nu belangrijker dan ooit. Een goede naleving van het reisbeleid valt of staat met de relatie tussen de travel manager en de zakenreizigers zelf. Een goede relatie zorgt voor kostenbesparing, garandeert de veiligheid en verhoogt de productiviteit. Hieronder volgen enkele tips om je reizigers bij het beleid te betrekken en hun boek- en reisgedrag positief te beïnvloeden.
1) Begin met een goede onderbouwing
Allereerst is het belangrijk dat je aan reizigers en andere invloedrijke betrokkenen duidelijk maakt waarom je af wilt van onnodige reizen of wilt overstappen van fysieke meetings naar elektronische alternatieven. Mogelijke redenen die je kunt aanvoeren zijn:
• Kostenbesparing – Uit onderzoek blijkt dat circa een derde van de bedrijven die elektronische alternatieven bieden voor vergaderingen bespaart op reiskosten. Het merendeel van deze bedrijven bespaart rond de 10%, maar sommige halen zelfs 20% of meer.
• Minder CO2-uitstoot – Veel bedrijven hebben het terugdringen van de CO2-uitstoot opgenomen in de doelstellingen van hun reisprogramma, als concrete invulling van hun milieubewuste bedrijfsvoering.
• Balans tussen werk en privé – Bedrijven hebben een zorgplicht voor hun werknemers. Die plicht kan ook inhouden dat ze minder reizen, waardoor ze minder stress ervaren en hun werk en privéleven beter met elkaar in balans zijn.
2) Moedig “zero-budget-thinking” aan
Je kunt het aantal reizen al terugdringen door medewerkers te vragen beter bij zichzelf na te gaan of een reis überhaupt wel nodig is.
• Vraag medewerkers om elke voorgenomen reis met een leidinggevende te bespreken. Dit leidt tot een meer evenwichtige visie op de vraag of een fysieke ontmoeting de tijd en kosten rechtvaardigt.
• Vraag medewerkers om op papier vast te leggen welk doel de vergadering heeft, wie aanwezig moeten zijn (vooral als er meerdere werknemers aan willen deelnemen) en waarom het doel alleen met een fysieke ontmoeting bereikt kan worden. Zo’n voorstel moet een agenda met opvolgbare actiepunten bevatten.
• Bied alternatieven aan waarvoor geen reis nodig is. Zorg voor overzichtelijke grafieken waarin fysiek vergaderen en videoconferencing met elkaar wordt vergeleken. Laat op tactische momenten in het onlineboekingsproces pop-up meldingen verschijnen met elektronische alternatieven voor een vergadering.
• Voorzie het reistarief van meer context door de boekingstool zo te programmeren dat niet alleen het gekozen tarief wordt getoond, maar ook het gemiddelde tarief op die route, het onderhandelde tarief en het laagste logische tarief.
• Zorg ervoor dat reizigers ook onderweg kostenbewust blijven denken door hun sms-berichten of direct messages te sturen om hun beslissingen te beïnvloeden. Zo kun je bij aankomst van een vlucht een sms versturen die de reiziger eraan herinnert dat hij in plaats van een taxi de trein kan nemen.
• Zorg voor een slimme samenhang tussen de reisplanningsstrategieën binnen het hele bedrijf, door vergadermanagement een verplichte taak te maken voor leidinggevenden en door te vereisen dat afdelingen een vergaderplan opnemen in hun afdelingsplan.
3) Draaf niet door
Beheersing van de vraag naar zakenreizen is van invloed op het aantal reizen. Zo kun je nog meer kosten besparen dan via leveranciersbeheer, want een niet-gemaakte reis kost helemaal niets. Maar je moet ervoor waken dat je niet doordraaft. Bedrijven die vraagbeheersing invoeren, maken vaak de fout dat ze te rigoureus te werk gaan. Ze voeren bijvoorbeeld een totaalverbod in op reizen in de laatste maand van het financiële jaar. Een compleet reisverbod kan noodzakelijk zijn in tijden van grote financiële tekorten, maar het is geen goede gewoonte. En wel hierom:
• Gemiste kansen – Een reisverbod kan tot gevolg hebben dat je minder nieuwe opdrachten binnenhaalt. Reizen betalen zichzelf vaak ruimschoots terug als ze bedoeld zijn om nieuwe klanten te werven of bestaande te behouden, zelfs in een periode van grootscheepse kostenbesparingen.
• Kortetermijnoplossingen kunnen leiden tot langetermijnproblemen – Reizigers die bij hun werk aanlopen tegen beperkte reismogelijkheden raken niet actief betrokken bij het nemen van intelligente beslissingen op het gebied van reizen. Op de lange termijn heeft vraagbeheersing alleen kans van slagen als reizigers kritisch bij zichzelf te rade gaan.
