Automatische BTW terugvordering met Taxeo

De btw is goed voor maar liefst 5% van de jaarlijkse uitgaven voor reizen naar het buitenland. Toch doen de meeste bedrijven weinig tot geen moeite om deze terug te vorderen. Daar komt echter verandering in, dankzij Taxeo, een geautomatiseerde oplossing voor het terugvorderen van de btw die uw bedrijf meer geld helpt besparen.

De btw is goed voor maar liefst 5% van de jaarlijkse uitgaven voor reizen naar het buitenland. Toch doen de meeste bedrijven weinig tot geen moeite om deze terug te vorderen. Daar komt echter verandering in, dankzij Taxeo, een geautomatiseerde oplossing voor het terugvorderen van de btw die uw bedrijf meer geld helpt besparen.

De belasting op toegevoegde waarde is een alledaags, maar kostbaar verschijnsel, met name voor bedrijven met medewerkers die vaak naar het buitenland reizen. In de Europese Unie, Zwitserland, Canada, Zuid-Korea en andere landen wordt over tal van goederen en diensten tot wel 27% btw geheven. Bedrijven zijn doorgaans gerechtigd de btw terug te vorderen, maar door de complexe terugvorderingsprocedure zijn er maar weinig die buiten hun thuismarkten van dat recht gebruikmaken.

In de Europese Unie vorderen bedrijven bijvoorbeeld slechts € 2 miljard terug van de in totaal € 7,5 miljard die jaarlijks aan buitenlandse btw wordt betaald. Volgens de Europese Commissie vordert slechts ongeveer de helft van alle grote bedrijven in de EU btw terug. Bij kleine bedrijven is de situatie nog veel slechter. Maar dit nietsdoen is erg kostbaar: accountantskantoor KPMG schat dat de btw wel 5% kan uitmaken van het bedrag dat bedrijven uitgeven aan zakenreizen.

Guillaume Leclerc, Senior Manager of Strategic Marketing for Product Planning and Portfolio Development bij BCD Travel, zegt dat zelfs bedrijven die btw terugvragen mogelijk niet alles terugkrijgen waarop ze recht hebben. “Verzoeken om teruggaaf van btw worden vaak alleen ingediend voor dikke rekeningen van interne afdelingen, bijvoorbeeld de facturen voor handelsbeurzen.” “Meestal vragen bedrijven de btw die door hun reizigers is betaald niet terug.”

Waarom laten bedrijven deze besparingen aan hun neus voorbijgaan? Vooral bij kleinere bedrijven is men vaak niet eens op de hoogte van de mogelijkheid om de buitenlandse btw terug te vorderen. Andere bedrijven hebben eenvoudigweg geen idee van de bedragen waarom het gaat. Zelfs bedrijven die terdege beseffen wat de btw werkelijk kost, laten zich afschrikken door de complexiteit van de terugvorderingsprocedures in verschillende landen waar verschillende en vaak verwarrende regels gelden. Daarnaast is er vaak sprake van taalbarrières, neemt de handmatige procedure veel tijd in beslag en duurt het lang voordat de teruggaaf wordt gehonoreerd. Het zal dan ook geen verwondering wekken dat veel bedrijven tot nu toe geen ernst maken met het terugvorderen van de btw.

Maar daar komt nu verandering in, dankzij een krachtige combinatie van branchespecifieke knowhow en technologie die het terugvorderen van de buitenlandse btw vereenvoudigt. BCD Travel gaat samenwerken met Taxeo, een bedrijf dat een manier heeft bedacht om de btw-terugvordering te automatiseren. Dat gaat als volgt: Een zakenreiziger laat zijn Taxeo-kaart zien bij de balie van een aangesloten hotel. De baliemedewerker haalt de kaart langs een speciale kaartlezer en de declaratiegegevens worden automatisch vastgelegd en geanalyseerd om te bepalen welke betalingen voor btw-teruggaaf in aanmerking komen. Vervolgens wordt automatisch een btw-terugvordering ingediend bij de relevante buitenlandse belastingadministratie.

Steeds meer hotels en autoverhuurbedrijven voeren het geautomatiseerde proces van Taxeo in. Eventuele leegtes in het systeem worden handmatig verwerkt door Taxeo. Maar de belangrijkste verandering hangt samen met de toepassing van een geautomatiseerd systeem, aldus Leclerc. Daardoor neemt het aantal facturen dat aan de eisen voldoet toe en kunnen bedrijven tijd besparen, gespecificeerde reiskostendeclaraties genereren en de transparantie van hun rapportageproces vergroten.

“Met Taxeo kan een bedrijf dat € 5 miljoen uitgeeft aan buitenlandse reizen rustig € 300.000 aan terug te vorderen btw betalen”, zegt hij. “Daarom raden we deze oplossing aan bij onze klanten.”

Tips voor maximalisatie van de btw-teruggaaf

Informeer uw reizigers.

Leg uit dat op de factuur naast het btw-nummer van het hotel de volledige naam en het adres van het bedrijf vermeld moeten staan (en niet de naam en het adres van de reiziger zelf). Daarnaast moet op de factuur duidelijk worden aangegeven hoeveel btw is betaald op de afzonderlijke kosten. Voor een hotelkamer kan bijvoorbeeld een ander btw-tarief gelden dan voor eten en drinken.

Vermijd dagvergoedingen.

Reizigers die een vrij besteedbare dagvergoeding ontvangen, zijn minder geneigd om te vragen om rekeningen die voldoen aan de eisen voor btw-terugvordering.

Maak gebruik van voorkeursleveranciers

Vraag uw leveranciers u te helpen bij uw btw-terugvorderingsinitiatief en vergroot zo uw terugvorderingskansen.

Gebruik een geautomatiseerd systeem voor het beheren van declaraties

Op die manier krijgt u een beter inzicht in de manieren waarop u btw kunt terugvorderen. Met sommige declaratiebeheersystemen kunt u zelfs btw-terugvorderingsformulieren genereren.

Automatiseer de btw-terugvorderingsproces van uw bedrijf

Door het terugvorderingsproces te automatiseren kunt u de efficiëntie en de besparingen vergroten.

Besteed de terugvordering van de buitenlandse btw uit

Als automatisering nog niet mogelijk is, huurt u een bedrijf in dat gespecialiseerd is in het terugvragen van de btw. U betaalt het bedrijf daarvoor een percentage van de teruggevorderde btw, maar dankzij hun expertise en schaalvoordelen bespaart u waarschijnlijk meer geld dan wanneer u de btw-terugvorderingen zelf zou verwerken.

Btw-tarieven in de belangrijkste bestemmingslanden in de EU

België   21%
Denemarken  25%
Duitsland  19%
Frankrijk  19,6%
Groot-Brittannië 20%
Italië   21%
Nederland  21%
Polen   23%
Spanje   21%
Zweden  25%

Bron: Europese Commissie, januari 2013

Klik hier voor meer informatie over BTW terugvordering op buitenlandse uitgaven met Taxeo.

Share this:

Stay in the know,
even on the go

Never want to miss a thing?

We'll get you the latest news, trends, insights and BCD news right in your inbox.