Online boekingstools (OBT) kunnen bepalend zijn voor het vermogen van een zakelijk reisprogramma om te voldoen aan besparingsdoelstellingen, om zorgplicht na te leven en om reizigerservaringen te verbeteren. Maar het succes van je OBT vereist een slimme strategie. Juan Perez van BCD Travel heeft een aantal best practices voor OBT’s. Hij is een veteraan in de zakenreisindustrie en heeft talrijke bedrijven op weg geholpen naar een beter gebruik van online boekingen.
1. Maak van eenvoud de norm
“Het is belangrijk dat travelmanagers begrijpen dat hun reizigers zakelijke boekingstools vergelijken met de commerciële sites die ze gebruiken om hun vakanties te boeken. Een online boekingstool moet eenvoudig zijn in gebruik”, zegt Perez. “Als dat niet het geval is, krijg je niet de naleving die je zoekt.”
2. Test
Travelmanagers en hun teams zijn maanden bezig met het plannen van de implementatie van online boekingstools. Maar ze moeten ook tijd besteden aan het gebruik ervan. “Als een functie niet intuïtief lijkt, praat dan met je zakenreisorganisatie over hoe andere klanten het vereenvoudigen voor hun reizigers. Verwerk die goede ideeën en test je OBT nog een keer”, adviseert Perez.
3. Doe een OBT-audit
Doe elke 12 tot 18 maanden – en elke keer als er een technologie-upgrade is – een OBT-audit om probleemgebieden te identificeren. Op die manier weet je zeker dat je OBT net zo makkelijk in gebruik is als consumentensites.
4. Maak templates
Bepaal de drie tot vijf locaties waar medewerkers het vaakst naartoe gaan en creëer reistemplates met daarin vliegreizen, hotels, vervoer en zelfs aanbevolen restaurants. Het bespaart reizigers tijd en het zorgt ervoor dat hun boekingen in lijn zijn met het reisbeleid van je bedrijf. (Lees hoe Daimler een drie-klik-trip-proces creëerde om het boeken eenvoudiger te maken voor reizigers en besparingen te verhogen.)
5. Spotlight op de besparingen
“Als je bedrijf geen ‘verplichtende’ cultuur heeft, dan is het waarschijnlijk nodig om meer te doen dan medewerkers simpelweg vertellen dat ze beleid moeten naleven”, zegt Perez. Laat hen in plaats daarvan weten hoeveel ze hun bedrijf helpen besparen door online te boeken. Als je dit doet op het moment dat ze boeken, kan het hun gedrag beïnvloeden. “Dat soort informatie op het verkooppunt kan heel overtuigend zijn. Enkele van onze klanten hebben een toename gezien tot 70% in het gebruik van online boeken nadat ze deze kosten deelden met hun reizigers”, zegt hij.
6. Bied reisalternatieven
“Het toevoegen van virtuele samenwerkingsopties naast de reisinformatie in je OBT, levert mogelijk lagere reiskosten op. Daarnaast kan dit het evenwicht tussen werk en privéleven van medewerkers verbeteren”, zegt Perez. Het is vooral een effectief alternatief voor interne meetings; een klant bespaarde $ 5,5 miljoen in slechts vijf maanden dankzij virtuele samenwerking.
7. Begrijp reisgedrag
Gebruik de data van je reisprogramma, zoals redencodes, om te snappen waarom reizigers buiten het beleid boeken. DecisionSource®, het programmamanagementplatform van BCD, heeft een aantal rapporten die inzicht bieden in hoe de beslissingen van reizigers van invloed zijn op je programma. Als reizigers je OBT niet gebruiken omdat ze niet geloven dat je zakelijke programma de beste hotelprijzen en vliegtarieven heeft, promoot dan het gebruik van Air Price Assurance. Dit zijn beide basisoplossingen voor klanten van BCD Travel.
8. Betrek en beïnvloed reizigers
Blijkt uit rapporten dat niet alle reizigers je OBT gebruiken? Gebruik strategieën voor reizigersbetrokkenheid om bewustzijn te creëren voor je online boekingstool, om medewerkers te laten zien hoe eenvoudig het is in gebruik en om hen eraan te herinneren online te boeken. “Een betrokkenheidscampagne met pop-upberichten in je online boekingstool en mobiele herinneringen via reizigersapps zoals BCD’s TripSource®, kunnen serieuze veranderingen bewerkstelligen”, zegt Perez.
Lees meer over hoe de end-to-endstrategie van Kellogg heeft gezorgd voor een toename van online boekingen én besparingen. Lees meer over hoe Textron TripSource gebruikte om reisgedrag te beïnvloeden en kosten te verlagen.
