Landen overal ter wereld heffen btw over een groot aantal diensten waarvan met name zakelijke reizigers gebruikmaken: maaltijden, hotels, huurauto’s enzovoort. De btw maakt ruwweg 5% uit van het totale bedrag dat aan buitenlandse reizen wordt besteed. Bedrijven kunnen doorgaans een aanzienlijk deel van de btw terugvorderen. Toch laten ze dat vaak achterwege, omdat de terugvorderingsprocedure behoorlijk complex kan zijn. Bedrijven kunnen echter stappen ondernemen om de procedure te vereenvoudigen en zo een flink bedrag terugkrijgen.
1. Informeer uw reizigers
Leg uw reizigers uit dat op de factuur naast het btw-nummer van het hotel de volledige naam en het adres van het bedrijf vermeld moeten staan (en niet de naam en het adres van de reiziger zelf). Daarnaast moet op de factuur duidelijk worden aangegeven hoeveel btw is betaald op de afzonderlijke kosten. Voor een hotelkamer kan bijvoorbeeld een ander btw-tarief gelden dan voor eten en drinken.
2. Vermijd dagvergoedingen
Reizigers die een naar eigen goeddunken te besteden dagvergoeding ontvangen, zijn minder geneigd om te vragen om rekeningen die voldoen aan de btw-regels.
3. Maak gebruik van voorkeursleveranciers
Vraag uw leveranciers u te helpen bij uw btw-terugvorderingsinitiatief en vergroot zo uw terugvorderingskansen.
4. Gebruik een geautomatiseerd systeem voor het beheren van declaraties
Op die manier krijgt u een beter inzicht in de manieren waarop u btw kunt terugvorderen. Met sommige declaratiebeheersystemen kunt u zelfs btw-terugvorderingsformulieren genereren.
5. Automatiseer de btw-terugvorderingsprocedure van uw bedrijf
Door het terugvorderingsproces te automatiseren kunt u de efficiëntie en de besparingen vergroten. Zo gebruikt BCD Travel Taxeo om klanten te helpen bij het terugvorderen van de btw. Daarbij wordt een papierloos systeem gebruikt dat in verbinding staat met de hotels, autoverhuurbedrijven en andere leveranciers waarvan hun reizigers gebruikmaken. Dankzij dit automatiseringssysteem hoeft de terugvordering van de btw niet meer handmatig te worden verwerkt en wordt het proces aanzienlijk vereenvoudigd. Daardoor wordt er meer btw teruggevorderd dan zelfs grote multinationals in hun eentje voor elkaar krijgen.
6. Besteed de terugvordering van de buitenlandse btw uit
Als automatisering nog niet mogelijk is, huurt u een bedrijf in dat gespecialiseerd is in het terugvragen van de btw. U betaalt het bedrijf daarvoor een percentage van de teruggevorderde btw, maar dankzij hun expertise en schaalvoordelen bespaart u waarschijnlijk meer geld dan wanneer u de btw-terugvorderingen zelf zou verwerken.
Meer weten? Download de white paper VAT Reclaim: Don’t Leave Money on the Table of neem contact op met uw BCD Travel account manager.
