5 belangrijke stappen na hotelonderhandelingen

Bereid uw hotelprogramma voor op het komende jaar.

Zo, u heeft de hotelonderhandelingen overleefd. Petje af voor u en uw travelmanagementteam! Maar het is nog geen tijd om op uw lauweren te rusten. Door op tijd de juiste stappen te ondernemen kunt u ervoor zorgen dat uw hotelprogramma ook volgend jaar een succes wordt.

“Dit is hét moment om ervoor te zorgen dat alle moeite die u de afgelopen vijf of zes maanden aan de onderhandelingen hebt besteed in 2015 voordeel oplevert voor uw bedrijf en uw reizigers,” zegt Marwan Batrouni, senior director en practice area leader bij reisadviesbureau Advito. Hij heeft een aantal belangrijke tips voor managers die de onderhandelingen met de hotels net achter de rug hebben:

1. Zorg ervoor dat u de bedongen kortingen ook daadwerkelijk krijgt

Gemiddeld wordt 32% van de overeengekomen tarieven vóór de eerste controleronde niet of foutief opgenomen in het GDS-systeem, blijkt uit een onderzoek van Advito.

  • Voer snel na invoering van de nieuwe tarieven een controle van het GDS-systeem uit, eenmaal medio januari, eenmaal in maart en opnieuw in juni of juli.
  • Voer vanaf februari om de andere maand een controle van de beschikbare tarieven uit om ervoor te zorgen dat de overeengekomen tarieven daadwerkelijk beschikbaar zijn voor uw zakelijke reizigers.
  • Voer daarnaast in het nieuwe jaar om de andere maand een pariteitscontrole uit om ervoor te zorgen dat op onlineconsumentensites geen lagere dan de door u overeengekomen tarieven worden aangeboden.
  • Controleer of de juiste tarieven zijn geladen in uw online boekingstool en of voorkeurshotels op een prominente plaats worden weergegeven.
  • Als bij de controles problemen worden vastgesteld, moet u deze onmiddellijk aanpakken zodat u het jaar afsluit met de verwachte kortingen.

2. Zorg ervoor dat reizigers bij uw voorkeurshotels boeken

Uit onderzoek van Advito blijkt dat het nalevingspercentage onder reizigers kan variëren van minder dan 40% tot meer dan 80%. Zorg ervoor dat uw programma hoog scoort.

  • Start aan het begin van het jaar een bewustmakingscampagne om uw reizigers te informeren over wijzigingen in uw voorkeursaccommodaties.
  • Gebruik een online lijst van beschikbare hotels zodat reizigers en boekers moeiteloos de voorkeurshotels kunnen vinden en meer informatie kunnen lezen over de geboden voorzieningen en kortingen.
  • Gebruik uw online boekingstool om het aantal boekingen bij voorkeurshotels te vergroten. Sta bijvoorbeeld niet toe dat een reiziger een vlucht boekt zonder ook een hotel te boeken.
  • Voeg motivatiecodes toe aan het boekingsproces, zodat u weet waarom reizigers ergens anders heen gaan. Als het kantoor van een klant bijvoorbeeld is verhuisd, kan dit blijken uit de motivatiecodes. Met dat in uw achterhoofd kunt u een tarief afspreken met een voorkeursleverancier die zich dichter bij de nieuwe vestiging van de klant bevindt. Daarnaast bewijzen motivatiecodegegevens goede diensten bij toekomstige onderhandelingen met hotels.

3. Stel eerst een benchmark vast, neem dan maatregelen

Wie geregeld ook maar een paar euro meer dan het overeengekomen tarief betaalt, teert in op de besparingen die met zoveel moeite tot stand zijn gekomen.

  • Probeer erachter te komen hoe hoog of laag uw hoteltarieven zijn in vergelijking met wat uw branchegenoten betalen. Betaalt uw farmaceutisch bedrijf meer dan andere geneesmiddelenproducenten?
  • Vergelijk uw tarieven ook met die van bedrijven in andere bedrijfstakken die evenveel aan hotelaccommodatie uitgeven als u.
  • Raadpleeg uw TMC en neem een adviesbureau als Advito in de arm om u met het benchmarkingprocess te helpen.
  • Als u meer betaalt, kunt u deze bevindingen aangrijpen om tijdens de onderhandelingen halverwege het jaar te proberen hogere kortingen te bedingen.

4. Houd bij wat de financiële impact van uw hotelprogramma is

U weet alleen hoe het er met uw hotelprogramma voor staat als u constant de vinger aan de pols houdt.

  • Zodra de onderhandelingen zijn afgerond, moet u een prognose maken van de besparingen voor het nieuwe jaar.
  • Vervolgens moet u elke maand of elk kwartaal de geboekte besparingen en de naleving van uw hotelprogramma bijhouden. Op die manier kunt u zien of u de vastgestelde doelstellingen haalt.
  • Vergelijk de geboekte met de overeengekomen tarieven om te zien of u de doelstellingen haalt.
  • Als dat niet zo is, moet u proberen te achterhalen waarom en de nodige aanpassingen doorvoeren. Dit kan ook betekenen dat u de tarieven van uw voorkeurshotels nogmaals moet controleren.

5. Communiceer en werk samen met het team dat meetings en incentives regelt

Zo zet u een eerste stap op weg naar een geïntegreerd reis- en vergaderbeleid en de aanzienlijke besparingen die een dergelijke integratie oplevert.

  • Kijk of u ervoor kunt zorgen dat meer van uw vergaderbudget wordt besteed aan uw voorkeurshotels.
  • Gebruik de gegevens over uw vergaderingen om uw positie bij toekomstige onderhandelingen met hotels te versterken en om een beter tarief te bedingen bij het zoeken van locaties voor evenementen.

Meer weten? Vraag uw accountmanager hoe BCD Travel en Advito ervoor kunnen helpen zorgen dat uw hotelprogramma vruchten afwerpt voor uw bedrijf en uw reizigers.

Stay in the know,
even on the go

Never want to miss a thing?

We'll get you the latest news, trends, insights and BCD news right in your inbox.