De integratie van het reis- en vergaderbeleid kan grote besparingen opleveren en zorgen dat bedrijven beter aan hun zorgplicht voldoen. Toch wordt ITM (Integrated Travel and Meetings) nog niet alom door reismanagers toegepast. Nu krijgen ze de benodigde ondersteuning om de integratie goed op te starten, dus in 2014 komt ITM waarschijnlijk echt op gang.
Het begin van het nieuwe jaar is het uitgelezen moment om nieuwe strategieën te bepalen. Maar voor reismanagers die streven naar nog meer efficiëntie en nog grotere besparingen om hun eerdere successen te overtreffen, is de grote vraag voor 2014: Wat is de volgende stap?
De voormalige reismanager George Odom denkt dat hij het antwoord weet. Dat antwoord zit vervat in zijn nieuwe functieaanduiding: Principal en Vice President Integrated Travel and Meetings (ITM) voor Advito, de consultancytak van BCD Travel. Advito beschouwt een dergelijke integratie als volgende stap bij het bewerkstelligen van aanzienlijke besparingen en een efficiëntievergroting. Daarom is het consultancybureau zich gaan richten op ITM, de integratie van reizen en vergaderen. Het is hiermee het eerste reisadviesbureau dat een ITM-methode en -praktijk heeft ontwikkeld om klanten op weg te helpen.
ITM is een benadering met vele facetten, zoals een geconsolideerd aanbod van leveranciers en stroomlijning van het boekings- en rapportageproces. Hoewel dat misschien een grote stap lijkt, hoeft integratie niet per se een “alles of niets”-plan te zijn. Bedrijven kunnen zelf bepalen welk integratieniveau bij ze past.
6 belangrijke voordelen
Odom zegt dat de combinatie van reizen en vergaderen ten minste zes belangrijke voordelen biedt, ongeacht de mate van ITM waarvoor een bedrijf kiest:
- Directe kostenbesparingen: De combinatie van twee kostenposten leidt tot een groter volume, waardoor betere afspraken kunnen worden gemaakt met hotels en andere leveranciers.
- Afstemming op de bedrijfsstrategie: Een gecombineerde aanpak vergroot de consistentie (bijvoorbeeld op het gebied van branding) van alle diensten op het gebied van reizen en vergaderen.
- Procesbesparingen: Wanneer reizen en vergaderingen via hetzelfde bureau worden geboekt, is er sprake van een schaalvergroting en de bijbehorende besparingen.
- Risicobeperking/zorgplicht: Integratie garandeert een uniforme zorgplicht, ongeacht waarom een medewerker in het vliegtuig stapt of incheckt bij een hotel. Volgens Odom is zorgplicht op dit moment voor veel directies een belangrijke kwestie.
- Tevredenheid van medewerkers: Medewerkers profiteren van een eenvormig, betrouwbaar boekingsproces en hebben de garantie dat voorkeursleveranciers altijd de beste dienstverlening en prijs bieden.
- Bedrijfsbeleid: ITM stimuleert een uniforme toepassing van het bedrijfsbeleid en andere regels, ongeacht de reden voor een reis.
Hoewel een geavanceerd reisbeleid allerlei voordelen biedt, is ITM niet voor iedereen geschikt, legt Odom uit. Als bij een bedrijf de uitgaven aan vergaderingen volledig ad hoc en gedecentraliseerd zijn, zal de integratie met reizen niet helpen. “Een redelijk sterk en strategisch vergaderbeleid is vereist om een goed ITM-beleid te kunnen ontwikkelen, al hoeft het niet zo geavanceerd te zijn als wat er voor reizen is geregeld”, zegt hij.
“Toch zijn er altijd voor de hand liggende kansen, zoals het benaderen van hotels in de buurt van uw hoofdkantoor om een voordelig vergadertarief af te spreken of medewerkers laten weten dat ze vluchten naar vergaderingen via een bepaald bureau moeten boeken”, voegt hij toe.
“Maar ITM heeft de grootste waarde wanneer twee sterke beleidsprogramma’s worden gecombineerd”, legt Odom uit. “In dat geval biedt integratie enorme voordelen, maar toch weten veel reismanagers niet waar ze moeten beginnen. Het grootste obstakel is de vraag: Wat is de eerste stap?”
Advito services
Juist omdat reismanagers wel weten waarom ze moeten integreren maar niet hoe ze dat moeten doen, biedt Advito nu ITM-consultancy aan. Advito biedt onder andere de volgende diensten:
- Vergelijking met andere bedrijven, zodat bedrijven kunnen leren van het succes van anderen en stappenplannen voor verbeteringen kunnen maken.
- Uitgebreide interne beoordeling van het reis- en vergaderbeleid door reizigers, boekers en anderen. Dit zorgt voor een betere afstemming en een volumevergroting, wat leidt tot voordeligere tarieven en een grotere tevredenheid onder medewerkers.
- Beoordeling en aanpassing van het beleid: Dit biedt u de garantie dat het beleid van uw bedrijf up-to-date is en overeenkomt met de bedrijfsstrategie op het gebied van content, beheer en communicatie.
- Geïntegreerde inkoop namens de klant bij luchtvaartmaatschappijen en hotels, wat besparingen oplevert. De volumevergroting en beschikbaarheid van gegevens leiden tot besparingen en een verbetering van de dienstverlening.
Advito wil bedrijven ook meer inzicht geven in ITM door ze een vierstappenplan te bieden dat volgens Odom een succesvolle invoering van ITM helpt vergroten. Advito zal dit stappenplan uitgebreid beschrijven in een rapport dat in 2014 wordt gepresenteerd. Hier krijgt u alvast een voorproefje:
Snel aan de slag met ITM: Slimme stappen voor een succesvolle integratie van reizen en vergaderen
1. Beoordeling
- Inzicht krijgen in wat u wil bereiken en of integratie daarvoor zal zorgen
- Bepalen welke taken u moet uitbesteden
- Zorgen voor acceptatie door het hogere management
2. Interne integratie
- Een samengesteld team creëren
- Het beleid voor reizen en vergaderen integreren
- Technologische hulpmiddelen integreren (bijvoorbeeld voor één portal zorgen, het onlineboekingstool optimaliseren, rapportagetools combineren)
3. Geïntegreerd beheer van leveranciers
- Voor consistente voorwaarden zorgen
- Wachten op het juiste moment: zorg voor een goed overzicht van de reis- en vergadergegevens voordat u de onderhandelingen start
- Leveranciers laten zien welke voordelen een gecombineerde deal hun biedt
- Goed op het hotelvolume letten zodat voorkeursleveranciers vaker kunnen worden gebruikt
- Duidelijk maken wat leveranciers te verliezen hebben: leg uit dat boekingen voor vergaderingen die niet binnen het beleid passen niet langer bij hen terechtkomen
4. Communicatie
- De verandering in goede banen leiden door leidinggevenden, reizigers en boekers van vergaderingen uit te leggen “wat” er gaat veranderen en “waarom”
- Duidelijk maken aan de boekers van vergaderingen dat het u gaat om het verbeteren van de inkoop en het beperken van de risico’s en dat u niet hun activiteiten wilt micromanagen
- Iedereen regelmatig inlichten over behaalde successen en gerealiseerde voordelen
Odom geeft aan dat de nieuwe ITM-aanpak van Advito bedrijven helpt bij het doorvoeren van veranderingen die blijvend grote voordelen zullen opleveren. “Aanzienlijke besparingen en efficiënter beheer worden mogelijk door de uitgaven aan korte reizen en vergaderingen te consolideren”, zegt hij. “Reis- en vergadermanagers hebben nu de kans om van deze voordelen te profiteren.”
Vraag uw accountmanager hoe Advito u kan helpen om door middel van ITM te zorgen voor een kostenvermindering en een toename van de efficiëntie en de tevredenheid van reizigers.
