Gestores de viajes, esto es lo que deben hacer con los boletos no utilizados

Gestionar los boletos no utilizados y los gastos no es fácil, pero se puede conseguir. Esto es lo que puede hacer para asegurarse de que quedan pocos o ningún boleto sin usar.

La importancia crítica de los boletos no utilizados se ha disparado desde que la COVID obligó a detener los viajes en 2020. Para recuperar el valor de los millones de dólares en billetes no utilizados, los gestores de programas y los equipos de viajes deben enfrentar:

  • Cambios en las normas de reembolso de las aerolíneas
  • Procesos y sistemas engorrosos
  • Desgaste de los empleados
  • Sus propios grados de manejo y experiencia en este ámbito

Dos años después de la pandemia, en BCD Travel estamos utilizando los conocimientos y las mejores prácticas que hemos adquiridas para ayudar a nuestros clientes a gestionar los billetes no utilizados, maximizar el gasto y generar ahorros cuando sea posible.

Gestionar los boletos no utilizados no es fácil, pero es posible. He aquí cómo hacerlo:

Revise periódicamente el inventario de boletos no utilizados. En primer lugar, averigüe lo que no sabe. Los travel managers de BCD proporcionan a los clientes de Norteamérica informes periódicos sobre el inventario de boletos no utilizados. Los informes se extraen de una base de datos de billetes no reembolsables (NRT) gestionada por BCD. Fuera de Norteamérica, desplegamos otros sistemas y procesos para navegar por el gasto de billetes no utilizados de los clientes.

Conozca sus opciones para gestionar los billetes no utilizados.

  • Determine si su compañía aérea preferida está dispuesta a reembolsar directamente el costo del boleto.
  • Con su compañía aérea preferida, investigue si los boletos no utilizados pueden convertirse en créditos a través de las tarjetas UATP (Universal Airline Travel Plan). Las tarjetas UATP permiten a los clientes utilizar los créditos de las aerolíneas como si fueran dinero en efectivo, por orden de llegada, en lugar de exigir al viajero original que vuelva a utilizar el valor del boleto.
  • Los clientes de BCD pueden beneficiarse de nuestro Programa de Reciclaje de Boletos Electrónicos (ETRP), que aplicará los boletos caducados no utilizados a un próximo viaje para otro viajero utilizando las exenciones de cambio de nombre. Para los clientes de BCD, esta opción se aplica a los boletos no utilizados dentro de la base de datos de NRT para aquellas compañías aéreas específicas que nos permiten realizar cambios de nombre.

Los clientes que hayan optado por las opciones anteriores o que estén fuera de Norteamérica pueden seguir contando con nuestra ayuda para recuperar y utilizar los fondos cuando las políticas, los procesos y los sistemas lo permitan.

Considere la posibilidad de añadir los cambios de nombre y las concesiones a los acuerdos preferentes directamente con las aerolíneas. Puede que estemos diciendo una obviedad, pero, a veces, todo lo que se necesita es una conversación con las aerolíneas potenciales o existentes para asegurar una exención y una previsión en su contrato.

Eduque e informe a los viajeros. Mantener a sus viajeros informados es clave para su experiencia y para el objetivo de la organización de utilizar los boletos ya comprados. Recomendamos un enfoque multicanal, que incluya la comunicación de los procesos relativos a la gestión de los activos de los boletos en herramientas internas (intranet, boletín informativo, medios sociales) y externas (agentes, herramientas de reserva en línea, plataformas móviles, incluida nuestra plataforma patentada TripSource®). Nuestra rama de consultoría, Advito, puede ayudar a maximizar la experiencia online con su práctica Traveler Engagement.

Repositorio global de BCD para la gestión de boletos

BCD siempre ha utilizado herramientas y flujos de trabajo automatizados para hacer un seguimiento de los boletos no utilizados y aumentar las oportunidades para que los clientes los reutilicen. Nuestra automatización también hace un seguimiento de los boletos no reembolsables no utilizados, ya que la recuperación de los impuestos de las aerolíneas por los boletos no reembolsables garantiza el aumento de los ahorros, la optimización del gasto en viajes y, en última instancia, la reducción del valor medio de los boletos.

Desde 2020, hemos evolucionado nuestro enfoque de la gestión de activos y gastos de boletos para incluir:

  • Búsqueda proactiva de boletos no utilizados
  • Nueva base de datos de exenciones
  • Procesos de reembolso completados
  • Oportunidades de reutilización de boletos
  • Opciones de la API para actualizar la información de las aerolíneas y hacer un seguimiento más eficaz del estado y las resoluciones de los boletos
  • Desarrollo evolutivo de tecnologías propias para ofrecer informes agregados y estandarizar las opciones de información

CASO PRÁCTICO: BCD AHORRA A UN CLIENTE MÁS DE 4,4 MILLONES DE DÓLARES EN BOLETOS DE AVIÓN NO REEMBOLSABLES


«Nos consideramos los administradores del gasto en viajes de nuestros clientes», dijo Chris Lefevre, Vicepresidente de Gestión de Programas. «Cuando nos dimos cuenta de la importancia crítica de la utilización de los gastos de las aerolíneas hacia el comienzo de COVID, creamos un grupo de trabajo dedicado a la gestión de los boletos para ayudar a los clientes a gestionar sus boletos no utilizados y recuperar estos activos en todo el mundo. Este grupo de trabajo, que sigue existiendo en la actualidad, se pone a disposición de todos los equipos de los clientes a través de un canal interno específico. Está formado por miembros de los equipos de dirección de BCD, tecnología de clientes, relaciones con los proveedores, soluciones de datos de clientes, operaciones y gestión de programas, todos ellos trabajando juntos para garantizar que dejemos pocos o ningún boleto para los clientes».

Clientes de BCD Travel, por favor, póngase en contacto con su Program Manager para obtener ayuda. ¿No es cliente de BCD? Póngase en contacto.

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