La revista Defense Transportation Journal conversó con Tracy Maier, líder de BCD Travel, sobre el sector dedicado a los servicios gubernamentales y el mayor espacio para los viajes de gobierno que ofrece la empresa de gestión de viajes (TMC). Maier, Senior Vice President, Norteamérica, compartió su visión sobre cómo la TMC está trabajando para ayudar al Departamento de Defensa y a los organismos civiles de los Estados Unidos a gestionar sus programas de viajes teniendo en cuenta la evolución del sector gubernamental.
Según Maier, quien supervisa el sector dedicado al gobierno en BCD, que incluye el Ministerio de Agricultura de los EE. UU., la Agencia de Protección Ambiental de los EE. UU., otros organismos de gobierno y empresas aeroespaciales y de defensa: «El gobierno está atravesando un gran proceso de modernización. Los organismos civiles ya comenzaron hace alrededor de cinco años, y el Departamento de Defensa está comenzando ahora. En todos los casos, el deseo es alinearse con las mejores prácticas».
Cómo elegir la TMC correcta para los viajes de gobierno
De acuerdo con Maier, cada organismo gubernamental presenta sus propios retos, desde requisitos de confidencialidad hasta implementaciones urgentes o viajes repentinos. Y precisan una TMC que pueda hacer frente a esas necesidades. No pueden permanecer en un statu quo.
El primer paso para los organismos civiles y federales que desean mejorar sus programas de viajes es elegir con sabiduría. Maier explica: «Deben buscar procesos y socios que faciliten los viajes y la gestión de los viajes de los organismos, y equiparse para demostrar que sus organismos están aprovechando al máximo el dinero de los contribuyentes y, a la vez, cumplen con su responsabilidad fiduciaria ante los ciudadanos».
Según comentó a DTJ, los organismos gubernamentales deben buscar un socio que pueda enfrentar las necesidades actuales previendo el futuro. Por ejemplo: «El deber de cuidado (duty of care) es un aspecto muy importante tanto para las organizaciones de gobierno como para las corporativas. Hemos ayudado a nuestros clientes corporativos a aumentar su eficacia con respecto al deber de cuidado y hemos trasladado la misma experiencia a los organismos gubernamentales.
Para que una TMC sea exitosa, no debe ser la misma para todos, sino que debe estar dispuesta a adaptarse a sus clientes para facilitarles el trabajo. Así de simple: eso es lo que nosotros intentamos hacer a diario».
Auxiliares de servicio y combate
Según Maier, ella observa la forma en que el gobierno federal se alinea con las mejores prácticas de la industria para adoptar lo que funciona y adaptarlo a los viajes de gobierno. «Internacionalmente, existe un reconocimiento de la complejidad y la importancia de los viajes oficiales: el hecho de que todos los que entran en contacto con el programa de viaje, sin importar su función, son auxiliares de combate para el Departamento de Defensa y auxiliares de servicio para los civiles. Prueba de ello, es la reciente reducción de la política de viajes de miles de páginas a una guía que puede leerse en unos 15 minutos».
Maier informó que BCD está invirtiendo en programas de capacitación dedicados específicamente a los viajes de gobierno, como City Pair de GSA, Fly America Act, Fed Rooms, entre otros. Sus gerentes y agentes de viajes tienen amplia experiencia en implementaciones urgentes y viajes repentinos para dar respuesta a catástrofes, y están disponibles las 24 horas. Además, esta TMC está creando nuevos cargos en TI y administración de cuentas y aumentando las inversiones en esos sectores, a fin de abordar las necesidades de los clientes civiles y federales.
Rol de la tecnología en los viajes oficiales
TripSource® es una herramienta de BCD que los viajeros pueden usar a través de la web o una aplicación para obtener detalles de sus viajes, reservar hoteles, compartir itinerarios, ver notificaciones de los vuelos y responder a alertas de crisis. A través de su herramienta patentada de generación de informes DecisionSource®, los gerentes de viajes pueden acceder a todo lo que necesitan para gestionar mejor los programas y garantizar el deber de cuidado.
BCD se basa en la tecnología y en sus socios de tecnología para ayudar a sus equipos de viajes y seguridad a ubicar más rápidamente y de forma más precisa a los viajeros gubernamentales en situaciones de crisis: presenta funciones que permiten enviar alertas de riesgo, informar si los viajeros están bien y ofrecer asistencia en casos de emergencia.
Además, la empresa integra soluciones de gestión de gastos y pagos dentro de los servicios gubernamentales, en un esfuerzo por aliviar a los atareados viajeros de la tarea de generar informes de gastos.
Cómo atraer a los funcionarios de gobierno a los programas de viajes
Las prácticas de participación del viajero no solo capacitan al viajero sobre su programa de viajes administrados, sino que también facilitan el camino hacia el éxito del programa de viajes. Maier agrega: «Se puede fomentar la participación del viajero asegurándose de que conozcan el valor que aportan a su rol. En el caso del gobierno, es fundamental asegurarse de que los viajeros sepan cuánto valor aportan a nuestro país a través de los viajes. Podemos ayudar a los organismos a buscar formas de mejorar la comunicación a fin de que los viajeros se enteren de cómo contribuyen al bien general.
El panorama de los viajes de gobierno es emocionante, y nosotros nos comprometemos a ayudar a los organismos a alcanzar su futuro potencial. Creemos que el cambio y la posibilidad de elección pueden traer muy buenos resultados al gobierno, a sus organismos y a sus viajeros».
Puede acceder al artículo completo en la revista del departamento de transporte, publicada por la National Defense Transportation Association.
