10 medidas para responder a las tendencias de los viajes de negocios en 2022

En este artículo Jorge Cruz Global Sales & Marketing Executive Vice President en BCD presenta un interesante analísis sobre como enfrentar las tendencias en viajes corporativos para 2022

En BCD Travel, hemos publicado recientemente nuestro informe Tendencias de los viajes de negocios para 2022, en el que se detallan ocho grandes tendencias que los gestores de viajes y los profesionales de las compras pueden esperar en el nuevo año. Aunque el informe completo puede leerse aquí, quería destacar 10 medidas que pueden adoptar las empresas para abordar estas tendencias hoy y en el futuro.

Jorge Cruz EVP, Global Sales and Marketing
Jorge Cruz

EVP, Global Sales and Marketing

1. Defina claramente lo que constituye un viaje de negocios necesario.

En el entorno actual, los gestores de viajes están más presionados que nunca para medir el valor de los viajes, demostrar la calidad de sus resultados y demostrar a las partes interesadas internas que valen la pena. La clave no es simplemente reducir el gasto en viajes -aunque algunas empresas quieran hacerlo-, sino aumentar la eficacia de esos viajes para alcanzar los objetivos de la empresa.

2. Evalúe la eficacia de las reuniones virtuales y presenciales. 

La mayoría de nosotros ha experimentado la fatiga del Zoom en los últimos dos años. Aunque está claro que las reuniones virtuales y el trabajo a distancia han llegado para quedarse, esta forma de trabajar tiene sus defectos: uno de ellos es que no es el mejor medio para establecer relaciones. Establecer una guía sobre qué actividades son (y no son) apropiadas para los entornos virtuales ayudará a impulsar reuniones más eficaces.

3. Explore formas de reducir la huella de carbono de su programa de viajes.

Considere la posibilidad de trabajar con proveedores aliados para reducir el impacto medioambiental. Por ejemplo, la consultora global Deloitte llegó a acuerdos con American Airlines y Delta Air Lines para comprar combustible de aviación sostenible para una parte de sus viajes de negocios. Se pueden ajustar los documentos de solicitud de propuestas (RFP) enviados a los proveedores para exigirles compromisos de sostenibilidad y detalles sobre los progresos realizados para alcanzar los objetivos de sostenibilidad. La metodología de cálculo GATE4 de Advito puede ayudarle a elaborar informes precisos sobre las emisiones de carbono en avión, hotel, tren y coche, permitiéndole establecer y alcanzar sus propios objetivos de sostenibilidad.

4. Refuerce las políticas de trabajo a distancia.

El trabajo a distancia es ya una práctica consolidada en muchas empresas. Con las nuevas tecnologías y los cambios sociales, ha adoptado nuevas formas, incluyendo más trabajadores híbridos y nómadas digitales. Aunque las empresas se ven presionadas para permitir acuerdos de trabajo flexibles, pocas organizaciones tienen actualmente una política oficial para este nuevo tipo de trabajadores a distancia, a pesar de los riesgos legales y reglamentarios y de los posibles escollos fiscales. No hay una solución universal, pero hay que proporcionar claridad sobre todas las formas de trabajo no presencial y ajustar la política de trabajo a distancia para mantener la seguridad tanto de la empresa como de los empleados.

5. Analice los volúmenes de viajes y ajuste los acuerdos con los proveedores según sea necesario.

Múltiples factores -el auge del populismo político, los cambios en los valores de los consumidores, la preocupación por las emisiones de carbono, además del aumento de los costes y los problemas de la cadena de suministro asociados a la pandemia- están impulsando a las empresas a adoptar un enfoque diversificado en la forma de gestionar el suministro, la producción y el consumo. Es probable que estos cambios también modifiquen las pautas de los viajes de negocios. Si aún no lo ha hecho, ahora es el momento de examinar el gasto en viajes de su empresa y revisar los acuerdos con los proveedores.

6. Asegúrese de que sus herramientas de gestión de riesgos satisfacen las necesidades de su empresa.

Proteger a los empleados que trabajan a distancia requiere la colaboración de toda una serie de partes interesadas, desde RRHH hasta las adquisiciones, pasando por las comunicaciones corporativas, y llegando hasta la cúpula directiva. Si su empresa ha adoptado una política de trabajo desde cualquier lugar, una revisión exhaustiva e interdepartamental de las herramientas de gestión de riesgos proporcionadas por sus proveedores de viajes ayudará a garantizar que todos los empleados, independientemente de su ubicación, estén cubiertos y respaldados.

7. Aborde la privacidad y seguridad de los datos con sus proveedores de viajes.

El cambio hacia el trabajo a distancia ha aumentado el riesgo de ciberdelincuencia. Los empleados acceden cada vez más a los sistemas de la empresa utilizando dispositivos más vulnerables a los ataques. Si aún no ha abordado la ciberseguridad y la privacidad de los datos durante la fase de solicitud de información (RFI) del proceso de licitación con su(s) TMC, ahora es el momento de preguntar sobre su enfoque, y/o actualizar su documentación para incluirlo en el proceso de licitación.

8. Ofrezca un repaso de ciberseguridad a los viajeros.

En empresas de todos los tamaños, el empleado suele ser el punto más débil de las defensas de ciberseguridad. Se puede minimizar este riesgo asegurándose de que los viajeros reciben la formación de seguridad adecuada, sean conscientes de las tácticas de los hackers y estén sujetos a estrictas políticas de usuario. En nuestro informe destacamos seis acciones sencillas que los viajeros pueden llevar a cabo para evitar el ciberfraude, no sólo mientras viajan por negocios, sino también en su vida cotidiana.

9. Garantice un apoyo adecuado para los viajes internacionales.

Después de la llegada de la COVID, los viajeros encontrarán que los viajes internacionales son más complicados que antes y necesitarán un apoyo adicional de los gestores de viajes para navegar por esta nueva complejidad. Los requisitos de vacunación, los pases sanitarios digitales y los acontecimientos geopolíticos -como la salida del Reino Unido de la Unión Europea (UE)- exigirán un seguimiento cuidadoso y una actualización frecuente por parte de sus socios proveedores de viajes. Para ayudar a mantener a sus viajeros seguros e informados, aconséjeles que visiten el COVID-19 information hub con información en tiempo real sobre los constantes cambios de normas, leyes y procedimientos para viajar.

10. Explore y aplique soluciones basadas en tecnología financiera (Fintech).

Están surgiendo muchas innovaciones interesantes en materia de pagos y gastos. Las nuevas soluciones pueden gestionar sin problemas pagos, facturas y recibos durante un viaje, y luego automatizar los procesos de revisión, conciliación y auditoría. Es posible que los viajeros ya no tengan que realizar pagos o reclamar gastos durante o después de un viaje de negocios. Y los gestores de viajes tendrán más control sobre el pago de los viajes, reuniones y eventos corporativos. Asegúrese de ponerse en contacto con su socio de TMC para asegurarse de que su empresa se beneficia de lo «último y mejor» en este ámbito.

La pandemia de COVID-19 ha dominado nuestras vidas durante los dos últimos años, y la propagación de nuevas variantes puede hacer que esto continúe. Sin embargo, soy optimista y creo que estamos más cerca de controlar esta crisis, aunque eso signifique simplemente aprender a vivir con el COVID-19 (una postura que muchos países están adoptando ahora).

De cara a un año con más viajes de negocios, tomar algunas de las medidas recomendadas anteriormente ayudará a su empresa a que el regreso sea lo más suave posible.

Seguiremos los movimientos del sector descritos en nuestro informe Tendencias de los viajes de negocios para 2022 durante los próximos 12 meses. Asegúrese de estar al día de todas las novedades de BCD Travel suscribiéndose a nuestro boletín aquí.

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