Afin d’empêcher les voyageurs de réserver des hôtels en dehors de votre programme d’entreprise, offrez-leur les marques, les chambres et les tarifs qu’ils aiment.
Selon les données de la Global Business Travel Association, seule la moitié des voyageurs réservant un vol par le biais du programme d’entreprise l’associent à une réservation réalisée dans le cadre du programme. Cela coûte des millions aux entreprises et diminue la sécurité des voyageurs.
Comment expliquer le faible taux des formules hotel-to-trip-night (HTTN) ? Les voyageurs d’affaires ont pris l’habitude de réserver des hôtels grâce aux mêmes sites internet qu’ils utilisent pour leurs voyages personnels. C’est une habitude que les programmes d’entreprise de voyage ont essayé, en vain, de casser via des mandats politiques.
Mais, selon l’expert hôtelier de BCD Travel, Marwan Batrouni, une solution existe. Empêchez les voyageurs d’affaires d’effectuer des réservations ailleurs en intégrant les chambres et tarifs qu’ils désirent au programme d’entreprise et en simplifiant l’autoréservation.
Pourquoi les formules hotel-to-trip-night sont importantes
Lorsque les voyageurs effectuent des réservations d’hôtel en dehors du programme d’entreprise, les entreprises perdent de l’argent, car elles ont du mal à respecter les ententes de volume négociées avec les hôtels partenaires. Elles perdent également du temps et en efficacité étant donné que les séjours hors programme ne sont pas intégrés automatiquement aux processus de réservation et de dépenses organisationnels. Enfin, les réservations de ce genre empêchent les entreprises de respecter leur obligation de diligence. Il est en effet difficile d’aider les voyageurs dans le besoin si vous ne savez pas où ils sont.
Par ailleurs, ces tarifs hôteliers en ligne ne sont pas toujours aussi intéressants qu’ils le paraissent. Les voyageurs qui réservent eux-mêmes des hôtels n’auront pas accès aux mêmes tarifs et services que ceux négociés pour eux par leur programme de voyages d’affaires. Ils peuvent donc se retrouver avec un confort moindre à un coût plus élevé.
Comment empêcher les voyageurs de réserver ailleurs
M. Batrouni, vice-président Global Hotel Strategy chez BCD, propose quelques stratégies éprouvées afin d’améliorer les formules hotel-to-trip-night.
Évaluez et mettez à jour votre politique. « Les politiques obsolètes limitant les options des voyageurs et les processus de réservation d’hôtel laborieux éloigneront à coup sûr les voyageurs de votre programme », déclare M. Batrouni.
Maximiser l’offre hôtelière. BCD Travel offre aux voyageurs l’ensemble des options qu’ils désirent à un seul endroit, TripSource®, disponible comme application mobile ou sur TripSource.com. TripSource propose traditionnellement des contenus hôteliers négociés, ainsi que des contenus de marques en ligne comme Booking.com, Expedia et HRS. « Les voyageurs peuvent être certains de pouvoir trouver toutes les chambres et tous les tarifs qu’ils voient en ligne. Et tout respecte le programme », explique M. Batrouni.
Apprenez des autres. Demandez à votre entreprise de gestion de voyages de vous expliquer comment les autres entreprises augmentent leur taux d’attachement hôtelier. Ingersoll Rand s’est par exemple associé à BCD afin de parvenir à une augmentation des réservations hotel-to-trip-night de 28 points de pourcentage.
Influencez les choix. Les données d’Advito, le consultant de BCD Travel, montrent que 78 % des voyageurs d’affaires effectuent des comparaisons sur des sites Internet tiers avant de regarder les options du programme d’entreprise. Cela a poussé le consultant à développer une stratégie marchande d’outil de réservation en ligne (OBT) pour les clients par le biais de sa pratique, Traveler Engagement. Là encore, TripSource est utile : les entreprises peuvent utiliser les rappels et les messages pour favoriser l’attachement hôtelier.
Communiquez avec les voyageurs. Les mêmes outils mobiles et de réservation en ligne peuvent être utilisés afin de permettre aux voyageurs de comprendre le raisonnement derrière vos politiques de voyage, notamment la manière dont les réservations d’hôtel réalisées dans le cadre du programme garantissent leur sécurité.
Emparez-vous du pouvoir de l’auto-réservation. Selon une étude d’Egencia réalisée à la fin de l’année dernière, la possibilité de contrôler ses propres réservations est l’élément le plus important d’un programme de voyages pour près de la moitié des voyageurs d’affaires. « TripSource permet ce contrôle par les voyageurs », conclut M. Batrouni. « Il est conçu pour rendre l’auto-réservation d’hôtel simple, rapide et possible partout, tout le temps. Les voyageurs d’affaires peuvent réserver l’hôtel de leur choix en moins de deux minutes tout en respectant la politique. »
