Remplir des tableaux Excel compliqués et chercher plusieurs dizaines de reçus de taxi est un exercice pénible pour la plupart des voyageurs d’affaires, sans compter le fait qu’il coûte à l’entreprise de précieuses heures de travail. Cette situation peut être évitée grâce aux applications logicielles. Découvrez les avantages qu’elles offrent et trouvez un outil adapté à vos besoins.
Les applications mobiles accélèrent les processus de dépenses
Les applications mobiles vous aident à optimiser les processus fastidieux liés aux dépenses de voyage :
- les outils permettent aux voyageurs d’affaires de commencer leurs rapports de dépenses pendant le voyage. Les reçus peuvent, par exemple, être facilement numérisés avec un smartphone.
- Les cartes de crédit peuvent être intégrées directement dans le logiciel. Les deux fonctionnalités permettent aux responsables de vérifier et d’approuver plus rapidement les reçus.
- Les rapports numériques de dépenses de voyage promettent des procédures transparentes avec un degré de précision élevé.
- Les outils garantissent aux utilisateurs de toujours disposer des dernières informations, notamment concernant les indemnités légales en vigueur.
Cependant, les entreprises doivent toujours garder un œil sur la protection des données de leurs employés.
Applications à utiliser en déplacement
Pour les voyageurs d’affaires, diverses applications en ligne qui tirent parti de ces avantages et technologies sont disponibles. On trouve par exemple SAP Concur ou Amadeus cytric Travel & Expense. De nombreux outils proposent des solutions comptables complètes pour l’employeur ou adaptées aux déclarations de revenus. Les planificateurs d’itinéraires intégrés, par exemple, déterminent automatiquement la distance et les frais de voyage qui en résultent. L’application mobile SAP Concur transfère automatiquement les données de réservation pertinentes dans le rapport de dépenses et vérifie leur conformité avec la politique de voyage. Après approbation, le paiement est automatiquement effectué. L’application permet aussi de commencer à effectuer votre facturation en déplacement, que vous soyez dans un train ou dans un taxi. Elle crée automatiquement des entrées de dépenses basées sur les factures en ligne des hôtels, des vols ou des restaurants.
Le bon outil pour vos besoins en matière de rapport de dépenses
Il existe de nombreux autres fournisseurs de rapports numériques de dépenses de voyage. BCD Travel aide ses clients à chercher un prestataire adapté. Celui qui convient le mieux à votre entreprise dépend du nombre d’utilisateurs, des options disponibles, de la protection des données et, bien sûr, du prix. Il faut toujours veiller à ce que les données des employés soient conservées sur des serveurs sécurisés et ne soient pas transmises à des tiers.
Étude de la GBTA : les gestionnaires de voyages soutiennent la gestion des dépenses
Une récente étude de la GBTA, effectuée en partenariat avec BCD Travel, montre que la plupart des Travel Managers sont impliqués dans la gestion des dépenses, mais généralement dans un rôle de soutien. Moins de la moitié des services de voyages décident de la politique des dépenses pour les voyages (43 %), choisissent leurs outils de gestion des dépenses (38 %) ou configurent leur outil de gestion des dépenses (33 %).
