Sachant que la TVA peut atteindre 25 % dans certains pays de la Communauté européenne, il est clair que les entreprises peuvent économiser des sommes importantes en récupérant les montants de TVA payés par leurs personnels en déplacement pour des prestations comme les hébergements, les repas et la location de véhicule.
Grâce au service de récupération de TVA automatique de Taxeo, un partenaire de BCD Travel, cette procédure devient toute simple. Malgré cela, on estime à 5,5 milliards d’euros par an le total de TVA récupérable dont le remboursement n’est pas demandé. Pourquoi les entreprises laissent-elles autant d’argent sur la table ? Et que peuvent-elles faire pour y remédier ?
Selon Guillaume Leclerc, directeur de la planification des produits chez BCD Travel « c’est parce qu’ils se souviennent des lourdeurs administratives et des pertes de temps liées au processus manuel, que les responsables des entreprises n’osent pas essayer le processus automatisé ». « Si vous mentionnez simplement la récupération de la TVA à des responsables des approvisionnements et de la gestion des voyages, ou même à des comptables, qui ont connu le processus manuel, il est probable qu’on ne vous réponde que par un grognement désabusé ».
La TVA s’accumule
Une entreprise qui dépense 5 millions d’euros par an en prestations de voyage à l’étranger pourrait perdre 300 000 € si elle néglige de récupérer la TVA payée à l’étranger.
Taux de TVA dans les principaux pays de destination pour affaires en Europe
Belgique 21%
Danemark 25%
France 20% (augmentation depuis 19,6%)
Allemagne 19%
Italie 22% (augmentation depuis 21%)
Pays-Bas 21%
Espagne 21%
Pologne 23%
Suède 25%
Royaume-Uni 20%
Source : Commission européenne, janvier 2014
Mais le traitement automatisé de Taxeo simplifie chaque étape du processus, — de la collecte des données sur les dépenses jusqu’à la répartition par pays et à l’encaissement des paiements de remboursement. Selon M. Leclerc « le meilleur moyen de s’en rendre compte, est d’essayer ».
Les entreprises devraient commencer par récupérer les sommes facilement récupérables. Il convient d’examiner les opportunités et d’identifier les situations où une récupération rapide de la TVA payée est possible, en analysant la répartition des voyages. Par exemple, quelle est la répartition géographique des bureaux et établissements de l’entreprise ? Tient-on de nombreuses réunions mondiales au bureau de Londres ? Si oui, on paie 20 % de TVA sur toutes les dépenses (hôtel, location de véhicule, etc.) des personnels non basés à Londres, qui doivent venir participer à ces réunions. On identifie ainsi une destination de haute fréquence qui impose un taux de TVA élevé. Pour une entreprise dans cette situation, un test de récupération de la TVA payée au Royaume-Uni serait judicieux pour l’évaluation du potentiel des services de traitement automatisé proposés par Taxeo.
Vous voulez en savoir plus ? Visionnez cette vidéo, et téléchargez l’article et l’infographique de BCD Travel VAT Reclaim : Don’t Leave Money on the Table (Récupération de la TVA : Ne laissez pas d’argent sur la table). Demandez aussi à votre account manager comment BCD Travel et Taxeo pourraient vous aider dans cette démarche.
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