Jongler avec les destinations éloignées, les changements de dernière minute et l’importance des arrivées à l’heure : organiser un voyage d’affaires pour les membres d’une équipe qui travaillent dans le secteur de l’énergie, des ressources et de la marine (ERM) n’est pas une tâche aisée. Dans une séance de questions-réponses, Ross Pratt, Vice President of Global Business Development, et Thorsten Kirkegaard Winther, Vice President of Business Development Marine & Shipping, parlent de l’attention croissante que BDC Travel prête aux voyages ERM et à l’expansion de nos services pour appuyer les nombreuses facettes des entreprises ERM dans le monde.
En quoi la gestion des voyages d’affaires ERM diffère-t-elle de la gestion d’autres secteurs ?
Kirkegaard Winther : Par rapport à la gestion traditionnelle des voyages, les processus de réservation et d’organisation de ces voyages sont bien plus complexes. Par exemple, afin d’accéder aux tarifs ERM spécialisés, les voyageurs doivent avoir la documentation appropriée. Les processus de paiement et de comptabilité peuvent être complexes à cause du flux de trésorerie, de la nécessité de dépenser des fonds dans le pays et du nombre d’entrepreneurs qui voyagent. Notre tâche est de rendre ces difficultés aussi simples que possible pour le client.
Pratt : Pour les voyageurs du secteur ERM, les voyages sur deux jours, qui nécessitent également de nombreux changements de transport, sont la norme. Qu’ils soient ingénieurs, travailleurs manuels ou cuisiniers, ils doivent atteindre dans les temps des destinations éloignées telles que des plates-formes de forage au large ou des mines pour remplacer leurs collègues présents. Ils viennent du monde entier et travaillent nuit et jour, 365 jours par an. Les changements d’équipe ponctuels sont essentiels pour la réussite des opérations de nos clients. Un retard dans ce secteur ne se limite pas à une réunion manquée, notamment pour les techniciens qui doivent arriver à l’heure pour réparer un système de convoyeurs au large. Un arrêt d’une journée peut coûter des centaines de milliers de dollars.
Un autre aspect unique est leur dernier moyen de transport : trajets en hélicoptère vers des plates-formes en haute mer ou trajets en bus de trois heures vers une mine.
Quels services de voyage sont essentiels aux clients ERM ?
Kirkegaard Winther : Il est crucial de fournir aux membres de l’équipe toutes les informations de voyage pertinentes dans une seule source, ce que nous faisons avec notre plate-forme TripSource. Le voyageur a besoin de divers documents et informations sur le voyage, qu’il reçoit de plusieurs sources : billets d’avion, coupons pour la chambre d’hôtel à l’aéroport jusqu’à ce que tous les voyageurs soient conduits au point de rencontre, certificats pour les vols en hélicoptère. Nous rassemblons tout.
Pratt : Le suivi des voyageurs est primordial. En appuyant sur un bouton, il est possible de déterminer l’emplacement d’un employé afin de préparer l’aide, au besoin. Nous sommes en train d’implémenter un outil qui aide les voyageurs à changer leur itinéraire, à atteindre rapidement leur destination de manière sûre, ainsi qu’à documenter leur itinéraire.
Quelle technologie BCD utilise-t-il pour servir ses clients ERM ?
Pratt : Notre plate-forme informatique ouverte SolutionSource, qui permet d’intégrer des fournisseurs tiers, est un facteur de réussite important sur le marché. Elle intègre les partenaires ERM particuliers et les technologies de voyage de l’entreprise. Nos propres technologies TripSource et DecisionSource suivent également l’approche basée sur plate-forme, et permettent de personnaliser les processus et les fonctionnalités par type de voyageur. Cela permet de répondre aux besoins divers des équipes et des voyageurs d’entreprise.
Quelles qualifications supplémentaires les gestionnaires de voyages ERM doivent-ils avoir ?
Pratt : Comme les membres de l’équipe viennent des quatre coins du monde, les gestionnaires de voyage doivent savoir exactement quelles régions sont critiques et quels sont les itinéraires. Dans certains endroits, par exemple, il n’y a que deux vols par jour, ou bien les avions ne décollent que certains mois. La capacité à trouver des solutions créatives est ce qui distingue un bon gestionnaire de voyage. Ils doivent également avoir une expertise dans ces domaines : contrats de fournisseurs, contenus spécialisés relatifs aux déplacements aériens et aux hébergements destinés aux clients ERM, voyages de groupe, transports charter, etc.
L’ERM n’est pas un nouveau marché pour vous. Pourquoi BCD Travel a-t-il commencé à élargir ses activités au secteur ERM en 2019 ?
Pratt : Depuis plus de 30 ans, nous collaborons avec des entreprises ERM à l’échelle locale et régionale. Au fil du temps, nous avons eu l’occasion d’internationaliser notre offre, en fournissant une plate-forme qui aide les clients locaux, régionaux et internationaux de ces secteurs. Sur cette base, nous aidons également l’un des plus grands fournisseurs de services pétroliers au monde.
Comment vos clients ERM réagissent-ils face aux services élargis de BCD ?
Pratt : Notre investissement dans le secteur ERM est un grand pas en avant, surtout du point de vue des clients. Nous avons eu de nombreux commentaires positifs, notamment que notre investissement contribue à relancer le marché. Dans les secteurs ERM, la gestion des voyages d’affaires est généralement divisée entre plusieurs fournisseurs différents. Il s’agit des entreprises externes en gestion de voyages (TMC), des prestataires d’hélicoptères et de vols charter, des agences d’expédition et des organisateurs de voyages de groupe. La planification est complexe et divisée entre les équipes de voyage et de logistique. Les entreprises ERM cherchent une nouvelle manière de simplifier ce processus et d’aider leurs voyageurs dans le monde entier. C’est à ce moment-là que nous intervenons. Dans le cadre de notre programme de voyages ERM élargi, nous centralisons ces services. Grâce à nos centres ERM à Houston, Rotterdam et Singapour, nous pouvons aider les clients ERM dans le monde et normaliser les processus associés à la planification de voyages. Grâce à une approche axée sur la plate-forme, il est plus facile de déployer un changement de la politique, de mettre à jour les accords des transporteurs ou d’ajouter de nouvelles unités commerciales au programme.
Quel est le rôle du nouveau partenariat avec BSM dans ce cadre ?
Kirkegaard Winther : Notre partenariat crée un lien entre la gestion des voyages d’affaires et le secteur de l’expédition, qui est unique sur le marché. Cela nous permet de soutenir les nuances des divisions de la marine et des expéditions du secteur ERM. BSM est une entreprise bien établie. Elle compte plus de 135 années d’expérience du marché. Grâce à notre nouveau partenaire, nous pouvons réellement intégrer le secteur de la marine à notre planification internationale de voyages ERM. Cela veut dire que nous examinons tous les processus pour trouver des améliorations potentielles pour nos clients, notamment pour le traitement des formalités de voyages dans les ports. Nous portons une attention toute particulière au dernier kilomètre. Du point de vue du planificateur de voyages, le trajet entre l’aéroport et le bateau conduisant l’équipe vers sa destination est la partie la plus difficile.
