Avec la nouvelle génération, les entreprises doivent désormais compter sur le bleisure. Les jeunes employés attachent une grande importance à ce type d’initiative. Holger Schmeding, Managing Director de BCD Travel Germany, donne des conseils pratiques aux responsables des ressources humaines et des voyages.
Les jeunes employés veulent associer tourisme, art et culture à leurs voyages d’affaires.
La numérisation et le changement de génération sont les principaux facteurs qui influencent notre environnement de travail. D’ici 2020, la génération Y représentera environ 50 % des employés sur le marché du travail et leurs attentes vis-à-vis de leur emploi et de leurs employeurs sont différentes. Les jeunes employés veulent plus d’autonomie et de liberté : avec le bleisure, ils ont la possibilité de combiner voyages d’affaires et loisirs. En pratique, cela signifie prolonger les voyages d’affaires avec quelques jours de vacances, par exemple pour explorer une ville en solo, pour aller au théâtre le soir ou pour se retrouver en famille ou entre amis. Il apparaît que 78 % des millennials prolongent délibérément leurs voyages d’affaires en prenant des jours de congé. En accordant du temps personnel aux employés de la génération Y, les employeurs répondent à leurs besoins ; et cela présente non seulement un avantage lors du recrutement, mais permet aussi de les fidéliser à l’entreprise. Les voyageurs constatent que cette opportunité présente des avantages pour eux en tant qu’employés. Le bleisure peut donc leur permettre de s’identifier plus facilement à la société et contribue à leur satisfaction personnelle.
Comment inclure les voyages bleisure à votre politique de voyages
Chaque employeur a un devoir de diligence : veiller à la sécurité et à la santé de ses voyageurs. Cela signifie que les entreprises sont responsables s’il arrive quelque chose à un employé au cours d’un voyage d’affaires. Afin de ne pas enfreindre le devoir de diligence qui vous incombe en tant qu’employeur, il est essentiel que le responsable des voyages et/ou des ressources humaines obtienne le plus d’informations possible et donne au salarié des informations relatives aux risques éventuels.
- Mettez en place un groupe de travail interdépartemental pour inclure la réglementation relative aux voyages d’affaires dans les directives de la compagnie en matière de voyages.
- Nommez une personne de référence chargée de la communication avec tous les employés.
- Tous les employés et les dirigeants doivent savoir ce qui est permis ou pas dans leur entreprise, et à qui ils peuvent s’adresser en cas de doute.
Risques d’achoppement et règles en pratique
Lors de l’élaboration des conditions générales de voyage, les responsables doivent respecter les réglementations organisationnelles, structurelles et légales. Il est recommandé de suivre la procédure suivante pour partir sur une base solide :
- Transparence: Les responsables des ressources humaines devraient exhorter les employés à discuter avec leurs supérieurs des extensions privées de voyages d’affaires. L’employé doit obtenir le consentement écrit du responsable et ne pas prendre de décision spontanée. Des explications doivent êtres données rapidement, notamment en cas d’accident ou de coûts plus élevés.
- Répartition des coûts: En principe, les employés n’ont aucun recours juridique contre l’employeur pour le remboursement de leurs frais de déplacement professionnels ou privés. Toutefois, dans la pratique, il est courant que les entreprises paient les dépenses liées au déplacement strictement professionnel, mais aussi à l’ensemble du voyage aller et retour (qu’il soit officiel ou privé). Les coûts privés, tels que l’hébergement ou les repas, sont généralement à la charge de l’employé lui-même. Idéalement, il devrait être spécifié par écrit qui paiera quelle part, par exemple dans le contrat de travail ou la convention collective.
- Type de règlement: carte de crédit, prise en charge des coûts ou reçu. Il convient de veiller à ce que les dépenses des entreprises et les dépenses privées soient clairement séparées et correctement documentées. Chaque entreprise doit définir un processus clair et compréhensible à cet effet.
- Séparation dans le temps: Quand la partie voyage d’affaires prend-elle fin et quand la partie voyage personnel commence-t-elle ? En l’absence d’accord individuel ou d’entreprise, le temps de travail inclut le temps consacré aux affaires. Les activités privées non liées aux affaires sont des activités de loisirs. Idéalement, en ce qui concerne les voyages d’affaires, l’entreprise devrait généralement définir dans un guide la définition du temps de loisir afin de marquer une séparation claire.
- Limite de temps: Il est logique de limiter le nombre de jours privés que l’employé peut prendre après un voyage d’affaires. Ceci est particulièrement recommandé dans les régions risquées, telles que les villes à taux de criminalité élevé, afin de limiter au maximum l’éventualité d’un incident pendant un long séjour.
