Depuis longtemps, les négociations annuelles des prestations hôtelières des programmes de gestion des voyages des entreprises se focalisaient sur les tarifs des chambres et la liste des services offerts. Selon les spécialistes du cabinet de conseil en gestion des voyages Advito il est temps d’introduire un nouvel argument : la récupération de la TVA payée à l’étranger.
Dans les pays qui pratiquent ce type de fiscalité, une taxe assise sur la valeur ajoutée (TVA) est incluse à toute facture de prestation de services – hébergement hôtelier, restauration, location de véhicule, etc. Avec des taux de TVA pouvant atteindre 25%, cela peut représenter une dépense significative. Une bonne nouvelle toutefois : pour la plupart des prestations de la catégorie Voyages & distractions, la TVA payée peut donner lieu à un remboursement. Ceci dit, dans le passé le processus de récupération était particulièrement fastidieux.
Processus laborieux, bureaucratique et parfois compliqué et représentant un investissement considérable en temps et argent, la récupération de la TVA payée à l’étranger a longtemps constitué un défi pour les entreprise. L’automatisation a toutefois grandement facilité la récupération de la TVA payée sur les transactions au sein de la Communauté européenne. BCD Travel s’est associée avec Taxeo – un spécialiste de la récupération de la TVA – pour informatiser le processus.
« La récupération de la TVA est maintenant une option viable du programme de gestion des voyages de toute entreprise » déclare M. Marwan Batrouni, directeur principal et responsable du groupe des prestations hôtelières chez Advito ; « La coopération des hôteliers augmente considérablement le succès des efforts de récupération automatisée de la TVA dans une entreprise, et la période de négociation annuelle est le meilleur moment pour demander la participation des hôteliers au processus » dit-il.
La valeur d’un programme hôtelier préférentiel augmente considérablement lorsque l’hôtelier facilite et rationalise le processus de récupération de la TVA. Pour un hôtel, cette valeur ajoutée consiste simplement à participer à un processus automatisé. La récupération de la TVA est maximisée, tandis qu’on diminue les coûteuses interventions manuelles et les frais de service. Le résultat : maximisation du retour sur l’investissement du programme de gestion des voyages de l’entreprise — en plus des réductions tarifaires obtenues dans le cadre de la négociation.
Selon M. Batrouni la conclusion d’une entente formelle pour la récupération de la TVA est avantageuse à la fois pour le programme de gestion des voyages de l’entreprise et pour les hôteliers :
- Renforcement du respect des critères du programme hôtelier
- Réduction des dépenses liées aux efforts de récupération de la TVA
- Renforcement du partenariat avec incitation financière — la récupération de la TVA — aux tarifs et services négociés pour les prestations d’hébergement
Intégrer la récupération de la TVA au processus de négociation des prestations hôtelières est simple : la première étape consiste à ajouter le sujet à l’ordre du jour de la négociation. Il faut ensuite veiller à ce que les personnes habilitées soient présentes — ou au moins soient consultées. Les gestionnaires des voyages devront demander à ce que les spécialistes de la TVA du prestataire hôtelier soient présents pour qu’ils puissent répondre à des questions durant la négociation.
L’automatisation du processus de récupération de la TVA présente une opportunité intéressante dans le cadre du programme de gestion des voyages d’une entreprise qui cherche à maximiser des économies de plus en plus fugaces. Pour M. Batrouni « la récupération de la TVA génère de nouvelles économies au-delà de la négociations des tarifs et services ».
