Le rôle des travel managers évolue constamment, car ils collaborent de façon régulière avec d’autres services dans une organisation. Leurs responsabilités ne s’arrêtent pas à la réservation de voyages ; nombre d’entre eux sont les premiers responsables des fonctions critiques liées aux risques. L’étude de BCD et de la GBTA analyse des questions cruciales liées à la collaboration des travel managers, notamment :
- Quelles responsabilités les travel managers et les intervenants ont-ils en commun, et lesquelles sont leurs responsabilités respectives ?
- Les travel managers interviennent-ils dans les comités interservices ou les groupes de travail ? Que couvrent ces groupes ?
- À quelle fréquence les programmes de voyages communiquent-ils leurs données aux intervenants internes, et quels indicateurs partagent-ils ?
Principales conclusions
Les principaux intervenants des travel managers
Les gestionnaires de voyages collaborent étroitement avec leurs collègues de la comptabilité financière (79 %), des Ressources humaines (66 %), de la gestion des risques de sécurité (63 %), avec les cadres (61 %) et avec les services juridiques et de conformité (59 %).
Collaboration interservices
Plus des deux tiers des travel managers dans le monde entier (68 %) affirment qu’eux-mêmes, ou quelqu’un de leur service, interviennent dans un groupe de travail interservices, un comité ou un groupe de travail. Lorsqu’ils interviennent dans ces groupes, ils disent souvent que ces comités abordent les politiques de voyages (84 %), les politiques de dépenses (70 %), la gestion des risques liés à la sécurité (66 %) et la technologie (48 %).
Pilote ou copilote ?
Les responsabilités des travel managers chevauchent celles d’autres intervenants. Dans certains cas, ils sont aux commandes et prennent d’importantes décisions qui influent sur la sécurité et la productivité des employés. Dans d’autres cas, ils ont un rôle de soutien.
Responsabilité concernant la gestion des risques liés aux voyages
Un nombre étonnamment élevé de services de voyages assument les principales fonctions liées aux risques. Plus de la moitié des sondés (58 %) affirment que leur service de voyages est celui qui choisit le(s) prestataire(s) de services de gestion des risques liés aux voyages de leur entreprise. Près de la moitié des sondés affirment que le service de voyages est celui qui contacte les voyageurs en cas d’urgence (48 %) ou s’occupe de la politique de gestion des risques liés aux voyages (43 %).
Prise de décisions en matière de paiement pour les voyages d’affaires
De nombreux services de voyages prennent les décisions en matière de paiement. Plus de la moitié des sondés (55 %) affirment que le service de voyages est celui qui choisit les prestataires de services de paiement pour les voyages.
Soutien à la gestion des dépenses
La plupart des travel managers participent à la gestion des dépenses, mais ils ont généralement un rôle de soutien. Moins de la moitié des services de voyages décident de la politique des dépenses pour les voyages (43 %), choisissent leurs outils de gestion des dépenses (38 %) ou configurent leur outil de gestion des dépenses (33 %).
Partage des données avec les intervenants spécialisés en voyages d’affaires
Les travel managers partagent leurs données avec certains intervenants, mais pas tous. Une majorité d’entre eux partagent des données ou transmettent des rapports « fréquemment » ou « régulièrement » au service Finance/comptabilité (70 %), aux cadres (66 %) et au service Sécurité/gestion des risques (50 %). Seuls quelques-uns partagent leurs données « fréquemment » ou « régulièrement » avec le service HR (39 %) et le service Ventes (30 %), bien que ces intervenants prennent des décisions clés en matière de voyage. Les programmes de voyages ne présentent peut-être pas d’indicateurs pertinents pour ces intervenants.
L’étude de la GBTA
Au total, 347 personnes, notamment des contacts de la GBTA et des clients de BCD, ont participé à l’étude. Parmi celles-ci, 163 venaient d’Amérique du Nord, 81 d’Europe, 56 d’Asie–Pacifique et 47 d’Amérique latine. Des entretiens approfondis ont été menés avec les travel managers et de nombreux intervenants de différents services, notamment les services Finance/comptabilité, Ressources humaines, Sécurité/gestion des risques et Ventes.
