Les attentats qui ont frappé Bruxelles le 22 mars nous rappellent brutalement à la nouvelle réalité de la gestion du risque lié aux voyages d’affaires : les entreprises et leurs voyageurs doivent être prêts à faire face au risque, quel que soit l’endroit.
« Des déplacements naguère considérés comme peu risqués, tels qu’un voyage d’affaires à Bruxelles ou à Paris, doivent désormais être classés à haut risque, » affirme Martin Weisskirchen, vice-président de BCD Travel Global Crisis Management.
« Les critères traditionnellement utilisés pour évaluer le risque, comme la destination ou l’expérience du voyageur, ne suffisent plus. Aujourd’hui, les entreprises doivent être prêtes à réagir au risque quel que soit l’endroit, même dans les régions traditionnellement considérées comme sûres, » explique M. Weisskirchen. « De plus, les voyageurs sont amenés à jouer un plus grand rôle en assurant leur sécurité et en tenant leur employeur informé de leur situation. »
Établir, évaluer et limiter le risque avant que les employés ne partent en voyage reste une nécessité pour l’entreprise. Mais désormais, le temps de réaction est tout aussi important que la planification. Les responsables des programmes de voyages d’affaires doivent être en mesure de prendre rapidement des décisions ; de communiquer avec les voyageurs et les dirigeants ; et d’agir au fur et à mesure que la situation évolue.
Weisskirchen recommande aux responsables des voyages d’affaires et de la sécurité de se poser les questions suivantes pour évaluer leur état de préparation :
- Votre entreprise saurait-elle prendre rapidement des décisions si la situation l’exigeait ?
- Êtes-vous prêt à réagir, 24 heures sur 24 et 365 jours par an ?
- Avez-vous instauré un dispositif permettant d’évaluer la sécurité des voyageurs et de les maintenir en liaison avec l’entreprise, en cas de crise ?
Selon lui, une véritable préparation nécessite d’élargir le champ de la gestion du risque, comme suit :
Identifier clairement les décisionnaires et leur permettre de se tenir prêts 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an
Une entreprise doit savoir qui sera en charge en cas de crise, et quelqu’un, pas toujours la même personne, doit être d’astreinte 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et avoir l’autorité pour activer le plan prévu et gérer les risques liés aux voyages », continue M. Weisskirchen. Cela suppose d’établir un protocole de communication de crise. Qui communique quoi avec qui et par quel canal de communication ?
Doter l’entreprise de protocoles d’obligation de diligence et définir les responsabilités liées au « devoir de loyauté » concernant les voyageurs
Pour expliquer ce « devoir de loyauté », M. Weisskirchen donne un exemple. Imaginons que les informations de votre réservation indiquent que 25 voyageurs sont dans une ville venant de subir une attaque terroriste. Vos voyageurs ont conscience de leur responsabilité en termes de gestion des risques et savent se manifester en appelant ou envoyant un texto à un numéro donné. Vous obtenez des nouvelles de 23 d’entre eux, vous pouvez donc concentrer vos efforts sur la localisation et la sécurité des deux voyageurs qui ne se sont pas manifestés. Vous pouvez apporter de l’aide aux voyageurs qui en ont besoin de façon plus rapide et efficace.
Former les voyageurs à diminuer les risques grâce à des scénarios connus
Tous les cas d’agression (le danger le plus répandu à ce jour pour le voyageur) à l’attaque terroriste dans une métropole. « Définir les attentes avec les employés n’a jamais été aussi important », déclare M. Weisskirchen.
Face à une crise en situation de voyage, une entreprise ne peut être réactive que si elle a déjà mis en place un plan proactif. M. Weisskirchen insiste : « Un plan de gestion du risque voyage est indispensable. Sans cela, une entreprise sera dans l’incapacité de réagir, de s’adapter et de progresser, à mesure que le scénario de risque évolue. »
Avec DecisionSource de BCD Travel, votre entreprise peut élaborer un programme de gestion du risque de voyage qui protège vos voyageurs, votre réputation et vos résultats. Lisez Travel Risk Management: Keeping Business Travelers Safe and Secure, (Gestion du risque voyage : garantir la sécurité des voyageurs d’affaires), puis demandez à votre gestionnaire de compte ce que BCD peut faire pour vous.
