La Sécurité : cadre idéal pour le programme de voyage de Cardinal Health

Une responsable de voyage explique comment un changement de service a permis de replacer le voyageur au centre du programme.

Jill Huffman souhaitait faire évoluer les priorités du programme de voyage de Cardinal Health et déplacer l’attention portée aux économies sur l’expérience et la sécurité du voyageur. Pour y parvenir, elle a quitté le service Approvisionnement pour s’installer, avec son programme de voyage, au service Sécurité.

Jill Huffman, Cardinal Health

L’idée de ce changement audacieux avait fait son chemin, à mesure que Jill et ses collègues du service Sécurité prenaient conscience des similarités de leurs obligations de diligence respectives. À l’automne 2016, elle a entamé des discussions avec les responsables des équipes Sécurité pour intégrer les rapports de voyage au sein de leur service. Ce qui fut mis en place à la fin de l’année.

« Aujourd’hui, notre programme de voyage établit un équilibre entre maîtrise des coûts, expérience et sécurité en déplacement », déclare Jill Huffman, global travel manager en charge des produits et services santé de l’entreprise située à Dublin, dans l’Ohio. « Nous ne prenons pas uniquement les coûts de voyage en compte, mais aussi les coûts de recrutement et d’embauche. Nos employés sont plus satisfaits de leurs expériences de voyages d’affaires, ce qui contribue à la fidélisation. Et la fidélisation est source d’économie. »

Des ressources « de terrain »

Le déplacement du programme de voyage dans le service Sécurité place la sécurité et le bien-être du voyageur au centre des priorités. Il procure également de nouvelles ressources. Pour commencer, Jill Huffman a pu doubler son équipe en charge des voyages et passer à quatre membres (dont elle fait partie), en raison d’une croissance organisationnelle, ainsi que du transfert de priorité du contrôle des coûts à l’exécution stratégique.

Elle a également bénéficié de ce qu’elle nomme une aide « de terrain » de la part d’un réseau mondial de sécurité et de collègues des services administratifs. En voici un bon exemple : Alors que l’équipe Voyage envisageait l’ajout de nouveaux hôtels préférentiels aux Philippines, un membre de l’équipe Sécurité basé à Manille s’est rendu dans les établissements pressentis pour en évaluer la qualité et la sécurité. Ce type de collaboration se manifeste partout autour du globe et Jill Huffman salue les efforts de ses collègues grâce au « Bravo Awards », l’un des programmes de reconnaissance des employés de Cardinal Health.

Un avantage plus notable encore fut l’apport conjoint de données liées à la sécurité et aux voyages, et leur analyse commune. Cette synchronisation des données a démarré avant même le transfert du programme de voyage de Cardinal Health au service Sécurité. L’attaque terroriste de Paris en 2015, lors de laquelle certains employés avaient été localisés par le service Voyage, mais pas par le service Sécurité, a montré la nécessité d’un meilleur partage de l’information. Placer les voyageurs dans le giron du service Sécurité a permis de tout décloisonner.

Des données de meilleure qualité

Désormais, les services Voyage et Sécurité exploitent tous deux la plateforme de rapports et d’analyses de BCD Travel, DecisionSource®, pour connaître les dates de voyage des voyageurs vers des destinations à haut risque et les géolocaliser si une crise éclate. Ils utilisent DecisionSource pour éviter que plusieurs employés ne se retrouvent sur un même vol et s’assurer que le prestataire de sécurité tiers de Cardinal Health dispose des données les plus actuelles sur les voyageurs. Le 19 septembre, un tremblement de terre d’une magnitude de 7,1 frappait Mexico tandis que l’ouragan Maria s’abattait sur Puerto Rico le lendemain. Cardinal Health s’est alors appuyée sur les données en temps réel et sur celles du « Security Operations and Intelligence Center » de l’entreprise pour rapidement identifier tous les voyageurs concernés.

« Les données sont au centre de tout ce que nous faisons, et nous utilisons DecisionSource pour tout », commente Mme Huffman, qui se sert aussi de la plateforme pour des données de voyage plus traditionnelles : rapprochement du volume aérien avec les compagnies préférentielles, rapports sur le total des dépenses de voyage et suivi de la conformité des voyageurs.

Des voyageurs satisfaits

Suivre et influencer le comportement du voyageur est devenu plus simple depuis le transfert du programme dans le service Sécurité et l’adoption d’une approche plus axée sur le voyageur. « Les voyageurs sont moins critiques au sujet du programme. Ils ont tendance à nous proposer des idées », commente J. Huffman. « Les grands voyageurs du service commercial ont envie de partager leur expérience et leur expertise. Ils nous aident à comprendre les marchés et nous confient des astuces précieuses pour d’autres voyageurs. »

Une formation en ligne mondiale sur la sécurité en déplacement a été développée plus tôt cette année pour guider les voyageurs de A à Z, de ce qu’il faut emporter dans sa valise lorsqu’on se rend dans des zones à haut risque, jusqu’à la marche à suivre pour se protéger lorsqu’on ne se sent pas en sécurité. Cette formation non obligatoire a déjà été suivie par un tiers des voyageurs américains de Cardinal Health.

Conseils à l’intention des autres responsables de voyage

Le transfert du programme de voyage de Cardinal Health dans le service Sécurité s’est fait il y a moins d’un an et les données qui serviront de référence à Jill Huffman pour en mesurer la réussite lui font encore terriblement défaut. Cependant, des preuves « anecdotiques et empiriques » indiquent que le changement est positif pour les voyageurs et contribue aux objectifs de l’entreprise, par exemple en renforçant l’obligation de diligence et en atténuant les frictions et les frustrations vécues par les voyageurs pendant leurs déplacements.

Mme Huffman recommande aux autres responsables de voyage qui souhaitent collaborer plus étroitement avec leur service Sécurité de bien s’y préparer : « Comprendre la mission du service Sécurité et savoir qui est impliqué. Trouver comment harmoniser votre structure actuelle à celle du service Sécurité. »

Ensuite, si le binôme Voyage-Sécurité semble fonctionner, suscitez l’adhésion de votre direction et trouvez des champions. Dans le cas de J. Huffman, les champions étaient le responsable et le directeur de la sécurité qui ont instantanément compris les avantages que l’employé pouvait tirer de l’intégration des voyages au service.

« Notre programme de voyage cherche toujours à faire des économies, mais nous avons changé notre point de vue en ciblant un équilibre entre économies, sécurité et satisfaction des employés », conclut-elle. « Nos employés sont nos atouts et nous nous efforçons de rendre leurs voyages sûrs et confortables. »

Share this:

Stay in the know,
even on the go

Never want to miss a thing?

We'll get you the latest news, trends, insights and BCD news right in your inbox.