Étude de cas : la récupération automatisée de la TVA

Ce processus produit des avantages significatifs pour FEI.

Après les meilleures négociations des tarifs hôteliers, les deux parties savent qu’elles ont conclu un accord équitable lorsqu’elles quittent la table ; mais cela peut souvent être difficile parce qu’un acheteur a tendance à se concentrer sur la réduction des coûts directs, tandis que l’hôtelier souligne des facteurs comme le rapport qualité-prix, la qualité du service et l’expérience du voyageur.

Mais il y a un domaine où les deux parties sont gagnantes : la réduction des coûts cachés. En Europe, la taxe sur la valeur ajoutée est probablement le plus important coût caché, et l’automatisation de la récupération de la TVA permet aux responsables des programmes de gestion des voyages et aux hôteliers de collaborer pour maîtriser ces dépenses.

Un défi de taille

Examinons le cas de FEI, un fournisseur (basé aux États-Unis) de solutions de microscopie de haute performance, qui traitait les demandes de remboursement des frais de voyage et la récupération de la TVA payée en Europe de façon manuelle . Conformément aux prescriptions de l’autorité fiscale, FEI soumettait avec ses demandes de récupération de la TVA les factures sur papier remises par les employés. Après l’adoption par FEI d’un processus de traitement automatisé des demandes de remboursement des frais de voyage, les factures sur papier étaient numérisées puis jetées. Elles n’étaient donc plus disponibles comme pièces justificatives, ce qui a provoqué une baisse du montant global de récupération de la TVA.

La solution : la récupération automatisée de la TVA

Le chargé de clientèle de BCD Travel a suggéré comme solution d’utiliser un processus automatisé de récupération de la TVA, géré par Taxeo. Taxeo crée des factures électroniques conformes aux exigences de l’autorité fiscale, qu’il est possible de soumettre comme pièces justificatives lors d’une demande de récupération de la TVA, et qui rendent inutiles les factures sur papier.

Les personnels de FEI accumulent une quantité importante de voyages à destination d’Eindhoven, et la compagnie a donc demandé à Taxeo de concentrer initialement ses efforts sur cette ville des Pays-Bas. M. Peter Harper, responsable des programmes de gestion des voyages chez FEI, explique : « Taxeo nous a proposé un moyen d’ automatiser notre processus de récupération de la TVA, sans effet sur notre processus de traitement automatisé des demandes de remboursement des frais de voyage, qui a surmonté la difficulté suscitée par la disparition des factures sur papier ».

Un processus automatisé de récupération de la TVA payée vous semble utile ?

Vos réponses aux questions suivantes peuvent vous aider à le déterminer.

  • Vos personnels accumulent-ils un montant significatif de frais de déplacement en Europe ou une quantité importante de voyages depuis les États-Unis vers l’Europe, ou d’un pays européen à un autre ?
  • Vos personnels accumulent-ils un montant significatif de dépenses dans un petit nombre d’hôtels ?
  • Avez-vous constaté une réduction des montants de récupération de la TVA après l’adoption d’un processus de traitement automatisé des demandes de remboursement des frais de voyage ?

Si votre réponse est « OUI » pour deux ou trois de ces questions, il est opportun de négocier avec vos hôteliers un accord qui produira des effets positifs sur votre résultat financier.

Pour plus d’informations au sujet du processus automatisé proposé par Taxeo pour la récupération de la TVA, contactez le représentant de BCD Travel responsable de votre compte.

Comment cela fonctionne

La palette d’hôteliers préférentiels de FEI inclut des chaînes internationales dotées de systèmes sophistiqués de traitement des transactions mais aussi des petits établissements locaux dont les capacités informatiques sont limitées. Taxeo a contacté chaque hôtel et identifié la méthode la plus efficace pour chaque établissement pour la transmission à Taxeo de l’information de facturation, selon les capacités disponibles pour chaque hôtel.

L’hôtel Lumière est l’un de ces petits hôtels. Mme Suzie Geenen, de l’hôtel Lumière, décrit le processus comme suit : « Il est facile de communiquer à Taxeo l’information de facturation demandée, et cela produit des avantages significatifs pour FEI. Nous sommes heureux de pouvoir le faire, et cela augmente la valeur de nos services pour FEI tout en renforçant notre relation avec le client ».

dienstverlening aan FEI en versterken we onze zakelijke relatie.”

icon-electricVous voulez en savoir plus ? Visionnez cet enregistrement vidéo au sujet des opportunités de récupération de la TVA, et téléchargez l’article et l’infographie de BCD Travel VAT Reclaim : Don’t Leave Money on the Table (Récupération de la TVA : Ne laissez pas d’argent sur la table). Demandez aussi au représentant de BCD Travel responsable de votre compte comment BCD Travel et Taxeo pourraient vous aider à récupérer la TVA payée à l’étranger.

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