BCD s’associe à un client du secteur ERM pour des trajets extrêmes vers une mine mongole

Se rendre dans l’une des mines de cuivre et d’or les plus isolées au monde n’est pas un voyage d’affaires ordinaire. Pourtant, des équipes effectuent ce trajet tous les jours.

Se rendre dans l’une des mines de cuivre et d’or les plus isolées au monde n’est pas un voyage d’affaires ordinaire. Pourtant, des équipes effectuent ce trajet tous les jours.

Environ 200 personnes originaires d’une vingtaine de pays différents travaillant pour une société d’ingénierie mondiale du secteur de l’énergie, des ressources et de la marine (ERM) effectuent des déplacements toute l’année vers le sud de la Mongolie, dans une mine construite non loin du désert de Gobi.

Les opérations se déroulent 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an, lorsque le soleil brûle en été et lorsque les températures descendent bien en dessous de zéro en hiver.

« Nous travaillons tous pendant quatre semaines, puis nous faisons une pause de deux semaines. C’est un endroit qui est difficile d’accès et avec des conditions de travail éprouvantes », a déclaré l’un de ces voyageurs de l’extrême. Il se trouve également être la personne qui se charge de l’organisation des voyages d’affaires pour ses collègues, en plus des siens. Son propre voyage lui prend 20 heures, de son domicile en Australie jusqu’à la mine. « Nous visons toujours à atteindre cet équilibre entre satisfaire les souhaits des voyageurs et maximiser notre valeur. »

 Mise en place de voyages complexes dans des délais serrés pour le secteur ERM

Lorsque la société d’ingénierie a accepté de sous-traiter le projet minier, son équipe chargée des voyages d’entreprise a immédiatement commencé à chercher une agence spécialisée dans les voyages d’affaires, qui soit capable de gérer la complexité des déplacements d’une entreprise du secteur ERM.

En plus d’avoir accès à des tarifs spéciaux pour les industries spécialisées, l’entreprise de voyages d’affaires devait pouvoir s’adapter aux changements de voyage de dernière minute ; respecter les exigences de facturation propres au projet ; et aider l’entreprise à satisfaire aux exigences du devoir de diligence. Elle devait être en mesure de gérer des vols et des hébergements pour des milliers de voyages internationaux par an.

Enfin, elle devait pouvoir être opérationnelle très rapidement. La société d’ingénierie a choisi BCD Travel, avec laquelle elle avait déjà collaboré sur d’autres projets.

Une mise en œuvre de 4 semaines pour des résultats rapides

La société s’occupe de l’ingénierie, de l’approvisionnement et de la gestion de la construction (EPCM) de la mine. Elle supervise tout, de la construction de logements et des installations de traitement de l’eau pour les travailleurs à la construction de systèmes d’extraction qui transportent les métaux précieux des tréfonds de la terre. Elle effectue ce travail pour le compte d’une entreprise qui investit dans la mine et doit respecter la politique de l’investisseur en matière de voyages, son devoir de diligence et ses obligations en matière de facturation.

En raison de cette organisation, le service de BCD a dû être mis en place séparément du service déjà fourni à la société d’ingénierie pour d’autres projets. Et comme le temps c’est de l’argent, la mise en œuvre devait être rapide.

L’équipe de BCD en Australie a pris les devants et a condensé une mise en œuvre qui dure généralement douze semaines en quatre semaines, durant lesquelles BCD a :

  • aidé à conclure de nouveaux accords avec des compagnies aériennes et des hôtels dans un endroit disposant d’un service fournisseur très limité ;
  • mis en place la plate-forme de gestion de programmeDecisionSource® de BCD pour la collecte et l’analyse de données, permettant à la société d’ingénierie d’obtenir des informations sur les dépenses de voyage et de se faire une idée du volume des dépenses pour les négociations futures avec les fournisseurs ;
  • installé la plate-forme de voyageurs TripSource® de BCD pour simplifier la gestion des itinéraires et permettre l’envoi de messages mobiles donnant aux voyageurs des informations pertinentes sur le fournisseur et la sécurité ;
  • transmis des données à des prestataires tiers spécialisés dans les interventions d’urgence, pour faciliter l’accès aux voyageurs dans le besoin, où qu’ils se trouvent ;
  • personnalisé l’outil de réservation en ligne Concur de SAP pour s’adapter aux spécifications du projet minier et s’intégrer à DecisionSource et TripSource ;
  • mettre en place un service d’agents disponibles 24h/24 et 7j/7 pour assister les voyageurs du monde entier dans l’organisation et la modification de leurs voyages.

Plus qu’un fournisseur, un partenaire

Ces deux dernières années, les travailleurs ont parcouru plus de 16,7 millions de miles aller et retour à la mine, soit 35 allers-retours vers la Lune. Le coordinateur de voyages décrit l’équipe des agents de BCD comme « inestimable ». Il a ajouté que les voyageurs de la société d’ingénierie apprécient également la façon dont TripSource les aide à gérer des itinéraires complexes, à recevoir des alertes de trajet essentielles, ainsi qu’à obtenir des informations sur les programmes et à bénéficier d’une assistance quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Il considère BCD plus comme un partenaire que comme un fournisseur. « À chaque fois que nous avons une question ou une demande, BCD est là pour nous aider. Ils répondent à toutes nos demandes et fournissent des services de conseil, à la fois aux agents et à notre équipe de gestion du programme BCD. Ils ne se contentent pas de prendre notre argent et de disparaître. »

Un service toujours à la hauteur

La société d’ingénierie est satisfaite du travail de BCD, de même que son client, l’investisseur minier. « BCD s’adapte aux changements de voyage liés à l’augmentation de la portée du travail. Ils répondent aux besoins de nos clients », explique-t-il. « Au début, notre client voulait approuver tous les voyages. Maintenant, il sait que ce n’est pas nécessaire. Il fait confiance à l’éthique de travail partagée et à la transparence de notre société et de BCD.

« Nous avons besoin d’une société de voyages d’affaires et d’une équipe d’agents capables de gérer nos besoins de voyages mondiaux et de répondre à nos besoins urgents et de dernière minute », conclut-il. « BCD Travel est toujours à la hauteur. »

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