Ne vous laissez pas tromper par les premiers bourgeons du printemps. Une tempête de neige est toujours une forte probabilité en mars comme en avril. Sans oublier les tempêtes printanières qui frapperont ensuite. La réalité est que les intempéries peuvent se produire n’importe quand et lorsqu’elles surviennent, elles risquent fort de perturber les voyages d’affaires de vos employés.
Mais pour en atténuer les effets, les responsables de voyage peuvent travailler main dans la main avec leur TMC. Voici quelques conseils de Tracy Maier, Senior Vice President de BCD Travel, pour mieux vivre les imprévus liés à la météo en voyage :
Informez les voyageurs
Publiez des alertes météo sur le portail de votre TMC ou l’intranet de votre entreprise dès que possible. Ensuite, demandez aux voyageurs et aux organisateurs de voyage de faire leurs réservations en ligne dans un délai de 72 heures. Ainsi, les voyageurs concernés par les intempéries qui sont déjà partis ou partent bientôt, pourront bénéficier de toute l’attention des agents.
Utilisez des outils mobiles comme TripSource® de BCD pour aider vos voyageurs à trouver des solutions en cas d’imprévus. Cette application leur permettra de recevoir des alertes de voyage en temps réel, de gérer les détails de leur itinéraire, de réserver des chambres d’hôtel et plus encore.
Donnez des consignes
Dans l’éventualité de fortes intempéries, demandez aux voyageurs concernés de ne pas s’enregistrer 24 heures à l’avance. Une fois le voyageur enregistré, certains transporteurs aériens ne permettent plus aux TMC d’accéder à leur dossier pour effectuer des changements. De plus, si les voyageurs s’enregistrent peu avant l’heure du départ, ils auront plus de précisions sur les conditions météo et de plus amples informations sur les perturbations éventuelles des vols.
Expliquez aux voyageurs la procédure d’annulation. Les compagnies aériennes émettent des clauses d’annulation qui permettent aux TMC de modifier les réservations des voyageurs. Mais il arrive encore qu’une compagnie aérienne empêche une TMC d’accéder à la réservation d’un voyageur. Par exemple, si une clause d’annulation est utilisée une première fois et que les intempéries nécessitent un second changement, la TMC devra contacter la compagnie aérienne pour obtenir un deuxième code d’annulation. Une telle situation risque de nettement prolonger le délai avant que le voyageur puisse résoudre son problème de vol.
Avertissez les voyageurs que des intempéries peuvent avoir une incidence même sur les vols provenant de régions qui ne sont pas touchées. Il se pourrait que leur avion soit retardé dans une ville qui est touchée par une tempête.
Offrez un service proactif
BCD prolonge ses heures d’ouverture en cas d’imprévus liés à de fortes intempéries et renforce son soutien à l’équipe du service d’urgence en dehors des heures d’ouverture pour s’assurer que les voyageurs de ses clients bénéficient de l’assistance dont ils ont besoin. De plus, les Services de gestion des imprévus de BCD peuvent reloger, de façon proactive, les voyageurs victimes de perturbations pendant leur voyage. Les vols font l’objet d’une surveillance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. La TMC identifie et classe chaque cas réel ou potentiel d’annulation, de problème de correspondance et de retard prolongé. (Lisez une étude de cas sur le fournisseur mondial de solutions d’imagerie médicale, Carestream, et son expérience avec les Services de gestion des imprévus de BCD. Vous pouvez aussi regarder une vidéo pour mieux en comprendre le fonctionnement.)
Pour une assistance d’un niveau encore supérieur, renseignez-vous sur Elite24, une offre de BCD destinée aux voyageurs importants et aux cadres. Elite24 prévoit des services VIP proactifs, 24 heures sur 24, 365 jours sur 365. Cela revient à faire accompagner vos voyageurs d’élite par un agent lors de leurs déplacements.
Anticipez
Encouragez les voyageurs à actualiser leur profil avec les bonnes coordonnées, notamment le numéro de portable, pour que vous et votre TMC puissiez les joindre en cas d’imprévus. Un profil à jour est la garantie de respecter votre obligation de diligence, quelle que soit la situation d’urgence. C’est un facteur essentiel pour se préparer aux intempéries et aux risques actuels liés aux voyages, lesquels ne cessent d’évoluer.
Envoyez régulièrement des messages aux voyageurs pour leur demander de mettre à jour leur profil et pas uniquement pour leur rappeler que des intempéries sont prévues. Suivez l’exemple de Pitney Bowes en matière d’obligation de diligence. Elle a intégré un slogan à toutes ses communications destinées aux voyageurs : « Si nous ne pouvons pas vous localiser, nous ne pouvons pas vous aider. » Cette compagnie de technologie américaine utilise DecisionSource, la plateforme d’informatique décisionnelle de BCD, pour gérer efficacement les profils des voyageurs et ainsi, s’assurer d’avoir les bonnes informations et de pouvoir y accéder rapidement.
Renseignez-vous auprès de votre chargé de compte pour savoir comment BCD Travel peut vous aider à atténuer les conséquences des imprévus de voyage pour assurer la productivité et la satisfaction de vos voyageurs, ainsi que la bonne marche de vos affaires.
