Aidez les salariés à franchir le pas de la collaboration virtuelle

Changer les mentalités quant à la nécessité d’avoir des réunions en personne est la clé de la réussite.

Le fait de remplacer certains voyages d’affaires par la collaboration virtuelle peut vous permettre d’économiser de l’argent, de réduire les émissions de carbone et de diminuer le stress engendré par les déplacements pour les salariés. Mais pour les employés, il peut s’avérer difficile de déterminer s’il vaut mieux faire un voyage d’affaires ou utiliser des outils technologiques pour collaborer à distance. Voici comment un programme de voyage d’entreprise peut aider.

Créer une matrice de décision. En théorie, une bonne politique de voyage devrait intégrer un algorithme qui permettrait de répondre à la question « vaut-il mieux rester ou partir ? » – une matrice de décision claire, reposant sur des règles, pour aider les salariés à décider si une réunion devrait avoir lieu en personne ou virtuellement.  Prenons un exemple simple : les équipes qui se rencontrent tous les mois pourraient se rencontrer en personne deux fois par an et virtuellement dix fois par an.

Encourager les questions. Pour que les voyageurs potentiels réfléchissent à leurs options avant de réserver, posez-leur des questions afin qu’ils évaluent la situation. Voici des exemples :

  • À quelle fréquence est-ce que je rejoins cette destination ? Pourrais-je diminuer la fréquence de mes voyages ?
  • Combien de personnes de l’entreprise voyagent-elles ? Pourrait-on en réduire le nombre ?
  • En effectuant cette réunion en personne, qu’allons-nous obtenir que nous ne pourrions pas obtenir par un autre moyen ?
  • Qui est-ce que je rencontre ? S’agit-il d’un client ou d’un collègue que je pourrais rencontrer plus facilement virtuellement sans que cela ne nuise à la relation ?
  • Quels sont les coûts en termes de finances, d’environnement et de productivité ? Les dépenses, les émissions de gaz et le temps consacré à la réunion en personne sont-ils justifiables ?

Les avantages de la collaboration virtuelle sont certains, en particulier dans le cadre d’une stratégie Total Collaboration Management appliquée aux voyages d’affaires. Pourtant, la plupart des entreprises n’en sont qu’aux prémices de la collaboration virtuelle. Aujourd’hui, il est aussi important de changer les mentalités quant à la nécessité d’effectuer des réunions en personne que de changer les procédures.

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