Un outil de réservation en ligne décide du succès d’un programme de voyage d’entreprise en termes d’économies, de diligence, de conformité et d’expérience voyageur. Mais pour réussir son outil de réservation en ligne, il faut une bonne stratégie. Juan Perez de BCD Travel, vétéran du marché du voyage d’affaires, a accompagné des dizaines d’entreprises qui souhaitaient améliorer l’adoption de leur outil de réservation en ligne.
Voici quelques-unes des meilleures pratiques qu’il recommande.
1. La simplicité doit être la norme
« Les responsables voyages doivent absolument comprendre que leurs voyageurs comparent les outils de réservation de l’entreprise avec les sites commerciaux qu’ils utilisent pour réserver leurs vacances. Un outil de réservation en ligne doit être facile à utiliser », explique notre spécialiste. « Sinon, vous n’obtiendrez pas le degré de conformité souhaité. »
2. Faites un test
Les responsables voyages et leurs équipes passent des mois à planifier l’implémentation d’un outil de réservation en ligne. Nous leur conseillons également de le tester pendant un certain temps. « Si une fonctionnalité ne semble pas suffisamment intuitive, demandez à votre TMC comment les autres clients ont réussi à simplifier l’outil pour leurs voyageurs. Intégrez ces bonnes idées à votre propre outil de réservation en ligne et refaites le test », conseille-t-il.
3. Effectuez un audit de votre outil de réservation en ligne
…tous les 12 à 18 mois, ainsi qu’à chaque mise à niveau technologique, afin d’identifier les goulets d’étranglement. C’est le meilleur moyen de vous assurer que votre outil de réservation en ligne n’est pas à la traîne par rapport aux sites de voyage grand public, en termes de convivialité.
4. Créez des modèles
Compilez les trois à cinq destinations les plus fréquentes de vos employés et créez des modèles de voyage incluant l’avion, l’hôtel, le transport terrestre et même des recommandations de restaurants. Vous ferez gagner du temps aux voyageurs, tout en garantissant des réservations conformes à la politique voyage de votre entreprise. (Voyez comment Daimler a créé une procédure de réservation en trois clics qui lui a permis de simplifier le processus pour les voyageurs et de réduire ses coûts.)
5. Mettez en avant les économies
« Si votre entreprise n’a pas pour habitude d’imposer des obligations, le simple fait de demander aux employés de respecter la politique voyage peut être un échec », déclare M. Perez. Expliquez-leur plutôt combien l’entreprise pourra économiser s’ils réservent en ligne, pile au moment où ils réservent. Vous pourriez ainsi influencer leur comportement. « Une telle information, donnée au point de vente, peut se révéler très persuasive. Certains de nos clients ont vu leur taux d’adoption en ligne bondir jusqu’à 70 %, après avoir commencé à informer leurs voyageurs de ces coûts », ajoute-t-il.
6. Offrez des alternatives aux voyages
« Ajouter des options de collaboration virtuelle dans votre outil de réservation en ligne, parallèlement aux informations sur les voyages, peut contribuer à réduire les coûts liés aux déplacements et à améliorer l’équilibre travail/famille des employés », déclare M. Perez. C’est une alternative particulièrement efficace pour les réunions en interne. L’un de nos clients a ainsi économisé 5,5 millions de dollars en seulement 5 mois, grâce à la collaboration virtuelle.
7. Comprenez le comportement du voyageur
Analysez les données de votre programme voyage, notamment les codes motifs, pour comprendre ce qui incite les voyageurs à s’écarter de la politique. La plate-forme de gestion de programme de BCD, DecisionSource®, permet de produire plusieurs rapports qui font ressortir l’impact des décisions des voyageurs sur un programme. Si vos voyageurs se détournent de votre outil de réservation en ligne parce qu’ils pensent que votre programme n’offre pas les meilleurs tarifs d’avion et d’hôtel, présentez-leur Hotel Price Assurance et Air Price Assurance, deux solutions de base prisées par les clients de BCD Travel.
8. Engagez et influencez les voyageurs
Vos rapports révèlent que certains secteurs de l’entreprise délaissent complètement l’outil de réservation en ligne ? Déployez des stratégies d’engagement des voyageurs pour mieux faire connaître votre outil, démontrer sa facilité d’utilisation et rappeler aux employés de réserver en ligne. « Une campagne d’engagement sous forme de messages pop-up dans l’outil et de rappels mobiles dans les applications destinées aux voyageurs, telles que TripSource® de BCD, peut véritablement changer la donne », conclut M. Perez.
Découvrez comment Kellogg’s a réussi à augmenter le nombre de réservations en ligne et ses économies grâce à une solution complète. Voyez comment Textron est parvenu à influencer le comportement des voyageurs et à réduire ses coûts grâce à TripSource.
