De nombreux pays à travers le monde imposent une « taxe sur la valeur ajoutée » sur les ventes de services que les voyageurs d’affaires utilisent le plus : repas, hébergement hôtelier, location de véhicule, etc. En fait, la TVA représente environ 5% du total des dépenses imputées aux déplacements à l’étranger.
Il est généralement permis aux entreprises de récupérer une fraction significative de la TVA payée, mais elles négligent souvent d’en faire la demande parce que le processus peut être complexe. Cependant, les entreprises peuvent agir pour simplifier le processus et récupérer ainsi de l’argent qu’elles avaient tendance à laisser sur la table.
1. Éduquer les voyageurs
Communiquer aux voyageurs l’importance de l’obtention de factures qui respectent le format exigé pour le processus de demande de remboursement de la TVA. Par exemple, ils doivent veiller à ce que la facture de chaque hôtel mentionne le nom et l’adresse de votre entreprise, et non pas le nom et l’adresse personnelle du voyageur. La facture doit aussi faire paraitre clairement le montant de TVA facturé pour chaque article ou ligne de facturation — par exemple, le taux de la TVA peut être différent pour la chambre d’hôtel et pour les prestations de restauration.
2. Éviter d’allouer un forfait quotidien
Les voyageurs qui disposent d’une allocation quotidienne ne sont pas incités à demander des factures conformes au format exigé pour le processus de demande de remboursement de la TVA.
3. Traiter avec des fournisseurs préférentiels
Impliquer les fournisseurs dans le processus de récupération de la TVA afin de le simplifier et de maximiser les opportunités de récupération de la TVA.
4. Utiliser un système automatisé de gestion des dépenses
Ceci permet d’identifier plus facilement les moyens disponibles pour la récupération de la TVA, et certains systèmes automatisés de gestion des dépenses peuvent même générer les documents de demande de remboursement de la TVA.
5. Automatiser le processus de récupération de la TVA payée à l’étranger
Automatiser le processus de récupération de la TVA permet de maximiser l’efficacité et les économies réalisées. Par exemple, BCD Travel utilise les services de Taxeo pour proposer aux clients une compétence approfondie de la récupération de la TVA et un processus sans papier mettant en liaison les hôtels, loueurs de véhicules et autres fournisseurs utilisés par les voyageurs. Le système automatisé élimine les opérations manuelles dans le processus de récupération de la TVA et le simplifie. Ceci se traduit par un taux plus élevé de récupération de la TVA payée à l’étranger, supérieur même à celui que de grandes entreprises multinationales peuvent obtenir par elles-mêmes.
6. Sous-traiter la récupération de la TVA payée à l’étranger
Lorsque l’automatisation n’est pas possible, faites appel aux services d’une entreprise spécialisée. Vous devrez bien sûr lui verser une fraction de la TVA récupérée, mais les compétences spécialisées et la capacité d’économie d’échelle du prestataire vous permettront d’économiser plus d’argent qui si vous prépariez et soumettiez vous-même vos demandes de remboursement.
Souhaitez-vous en apprendre plus? Demandez au représentant de BCD Travel responsable de votre compte comment BCD Travel pourrait vous aider à récupérer la TVA payée à l’étranger. Et consultez le livre blanc VAT Reclaim : Don’t Leave Money on the Table (Récupération de la TVA : Ne laissez pas d’argent sur la table), qui explique comment les entreprises peuvent récupérer la TVA payée à l’étranger efficacement et économiquement.
