Ouf ! Vous avez survécu à la négociation des tarifs hôteliers ; cela signifie que vous et votre équipe de gestion des voyages méritez quelques félicitations. Il n’est pas recommandé pour autant de vous reposer sur vos lauriers, mais plutôt de prendre quelques mesures judicieuses pour que votre programme hôtelier soit un succès en 2015.
« Il faut maintenant veiller à ce que l’effort de négociation déployé pendant six mois génère de réels avantages pour votre entreprise et pour vos voyageurs en 2015 » explique M. Marwan Batrouni, directeur principal et leader sectoriel chez Advito (le cabinet de conseil de BCD Travel). Il suggère ici quelques points importants aux gestionnaires qui viennent de terminer une négociation des tarifs hôteliers :
1. Vérifier l’obtention effective des économies formalisées par la négociation
La première opération d’audit révèle qu’en moyenne 32% des tarifs négociés sont facturés incorrectement ou ne sont pas facturés dans le système GDS (selon une analyse d’Advito).
- Effectuer un audit du système GDS peu après la mise en vigueur des nouveaux tarifs – de la mi-janvier à mars, et de nouveau en juin ou juillet.
- À partir de février, effectuer un audit de la disponibilité des tarifs à intervalle de deux mois pour vérifier que les tarifs négociés sont effectivement appliqués aux voyageurs de l’entreprise en déplacement professionnel.
- Au début de l’année, commencer également à effectuer des audits de la parité tarifaire à intervalle de deux mois pour vérifier que les sites en ligne pour grand public ne proposent pas des tarifs inférieurs à ceux qui ont été négociés.
- Effectuer un audit de l’outil interne de réservation en ligne pour vérifier que les tarifs sont correctement facturés et que les hôtels préférentiels de l’entreprise ont une position prioritaire.
- Si un audit révèle un problème, agir immédiatement pour le résoudre, pour garantir qu’à la fin de l’année les économies attendues auront été réalisées.
2. Inciter les voyageurs à sélectionner les hôtels préférentiels de l’entreprise
Selon les recherches d’Advito, le taux de respect de la règle par les voyageurs peut passer de moins de 40% à plus de 80% ; il faut agir pour que le résultat obtenu par le programme soit proche de ce taux supérieur.
- Lancer une campagne de sensibilisation au début de l’année, pour communiquer aux voyageurs les changements dans la liste des hôtels préférentiels de l’entreprise.
- Utiliser un répertoire en ligne des hôtels pour aider les voyageurs et leurs assistants à identifier facilement les hôtels préférentiels de l’entreprise et à trouver l’information utile sur les services particuliers des hôtels et sur les réductions proposées.
- Utiliser l’outil interne de réservation en ligne pour maximiser le nombre de réservations dans les hôtels préférentiels de l’entreprise. Par exemple, ne pas permettre à un voyageur de réserver un vol sans une réservation hôtelière.
- Ajouter des codes de motif au processus de réservation, pour pouvoir apprendre pourquoi des voyageurs font des réservations hors-programme. Par exemple, si l’établissement d’un client a changé d’adresse, le code de motif le signalera, et ceci permettra de négocier un tarif à prix réduit avec un fournisseur préférentiel plus proche de la nouvelle adresse du client. Les données des codes de motif sont très utiles pour les négociations ultérieures des tarifs hôteliers.
3. Évaluer par comparaison, puis agir
Le paiement régulier de petites sommes au-delà des tarifs négociés érode considérablement les économies attendues, qu’on a laborieusement négociées.
- Effectuer la comparaison des tarifs hôteliers de l’entreprise avec les tarifs payés par d’autres entreprises. Par exemple, votre entreprise pharmaceutique paie-t-elle plus que d’autres entreprises du secteur pharmaceutique ?
- Effectuer également la comparaison des tarifs hôteliers de l’entreprise avec les tarifs payés par des entreprises d’autres secteurs dont le budget hôtelier est comparable.
- Consulter le prestataire de gestion des voyages et missionner un cabinet de conseil comme Advito pour pouvoir exécuter un processus de comparaison rigoureux.
- S’il apparaît que l’entreprise paie trop, effectuer une autre négociation au milieu de l’année sur la base des résultats constatés, pour obtenir d’autres possibilités d’économie.
4. Déterminer constamment l’impact financier du programme hôtelier
Le suivi constant de la progression est le seul moyen d’identifier sans délai les facteurs négatifs comme les facteurs positifs.
- Dès la fin des négociations, déterminer l’économie attendue pour la nouvelle année.
- Effectuer ensuite un suivi sur les économies et le respect du programme mensuellement ou trimestriellement, pour déterminer si les objectifs sont réalisés ou non.
- Effectuer un processus de comparaison des tarifs de réservation et des tarifs négociés, pour vérifier la réalisation des objectifs.
- Si les objectifs ne sont pas réalisés, déterminer pourquoi et introduire les ajustements appropriés — ceci incluant une analyse de la liste des hôtels préférentiels de l’entreprise et éventuellement une révision de la liste.
5. Communiquer et collaborer avec l’équipe de gestion des réunions de l’entreprise
C’est la première étape vers l’intégration de la gestion des voyages et des réunions, et vers les importantes économies que cette intégration peut apporter.
- Déterminer s’il serait possible de réorienter le budget des réunions vers les hôtels préférentiels de l’entreprise.
- Utiliser les données accumulées sur les réunions pour maximiser le pouvoir de négociation dans les négociations ultérieures des tarifs hôteliers et pour obtenir de meilleurs tarifs lors de la sélection des sites pour des événements spéciaux.
Vous voulez en savoir plus ? Demandez au représentant de BCD Travel responsable de votre compte comment BCD Travel et Advito pourraient vous aider à maximiser pour votre entreprise et pour vos voyageurs la valeur générée par votre programme hôtelier.
