Attelé à la difficile tâche d’adulte de négocier des accords hôteliers, entre autres aspects de la gestion des voyages d’affaires, peut-être devriez-vous envisager d’adopter une nouvelle approche, presque enfantine. Appliquez les consignes simples que vous avez apprises dans votre enfance pour signer des contrats plus intéressants avec les fournisseurs, rehausser la performance de votre programme et accroître la satisfaction des voyageurs.
- Jouer calmement. On a tous entendu cette consigne à l’heure de la récré ; elle est tout aussi valable à la table des négociations. Conclure des ententes avec les fournisseurs hôteliers peut s’avérer complexe, voire source de tensions. Souvenez-vous alors que tout le monde doit ressortir gagnant. Restez aimable et professionnel, et cherchez un terrain d’entente. L’art de la négociation exige des compétences stratégiques, mais on pourrait très bien le résumer au simple « un prêté pour un rendu » de notre enfance.
- Bien dormir. Le sommeil permet de faire le plein d’énergie. C’était le cas quand on était enfant et c’est encore vrai aujourd’hui. Dans cette dynamique, les hôtels jouent un rôle critique. Un hôtel devrait être un espace dans lequel les voyageurs peuvent refaire le plein d’énergie et être productifs. Aussi, bien que les économies et l’efficacité soient un enjeu de taille, ne négligez pas le confort du voyageur lorsque vous négociez avec les fournisseurs hôteliers. Une chambre tranquille, bien située et assortie d’avantages « accessoires », comme la gratuité du Wi-Fi, du petit-déjeuner ou de la salle de gym, peut véritablement faciliter la vie des professionnels en déplacement. Frais et dispos, ils seront prêts à vivre pleinement leur journée.
- Tenir ses promesses. On apprend dès le plus jeune âge qu’il est important de tenir parole. C’est ainsi que l’on gagne la confiance de ses amis et de sa famille, et le moyen de savoir en qui on peut avoir confiance. Tenir ses promesses et exiger des autres qu’ils en fassent autant est tout aussi primordial dans le monde adulte. Au moment de signer des contrats avec des fournisseurs hôteliers, sachez précisément quels sont vos besoins et vos attentes ; utilisez des données pour ajouter de la transparence au processus de négociation ; tenez vos engagements ; et employez des stratégies telles que des audits pour vérifier que les hôteliers tiennent, eux aussi, leur part du marché.
- N’exclure personne. Les voyageurs réservent leurs hôtels hors programme quand ils ne se sentent pas impliqués dans leur programme d’entreprise et n’en mesurent pas bien tout l’intérêt. La solution est un véritable jeu d’enfant : faites en sorte que les voyageurs se sentent les bienvenus et intégrés. Expliquez-leur l’intérêt, pour eux et pour l’entreprise, de respecter le programme. Bâtissez une communauté qui facilite les commentaires des voyageurs, sollicite leur opinion, les encourage à se connecter les uns avec les autres et répond à leurs besoins. Traitez les voyageurs avec attention et respect ; aidez-les à comprendre les avantages du programme ; et impliquez-les en tant que membres de votre communauté de voyageurs. Vous les gagnerez ainsi à votre cause.
Essayez d’appliquer ces stratégies élémentaires de l’enfance pour éliminer toute complexité dans la gestion de votre programme de voyages d’affaires.
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