4 astuces pour des rapports pertinents

Comment présenter les indicateurs de votre programme aux dirigeants de votre entreprise.

En tant que responsable de voyage, vous connaissez l’importance les informations précieuses contenues dans les rapports de données de DecisionSource® de BCD Travel. La difficulté consiste à trouver la façon de communiquer sur les données de la performance de votre programme aux personnes extérieures à votre programme de voyage. Pour rédiger des rapports pertinents pour les cadres non impliqués dans les voyages, commencez par ces simples astuces :

1. Connaître votre public

Dans l’exercice de notre fonction, nous apportons tous des priorités uniques, un style de travail et une personnalité propres. Lorsque vous créez des rapports à l’intention de parties prenantes extérieures aux voyages, pensez à leurs besoins et comment elles aiment être informées.

  • Les voyageurs et les représentants des ressources humaines apprécient généralement un style de communication empathique qui se focalise sur le service et la commodité pour l’employé.
  • Les professionnels des services des finances et de l’approvisionnement ont besoin de chiffres.
  • Les membres de la direction aiment les paramètres globaux qui démontrent comment vos efforts affectent l’ensemble de l’organisation.

2. Rester concis et direct

Quel que soit le public, le temps est précieux. Commencez par les renseignements déterminants. Utilisez des visuels et évitez le jargon et les acronymes du voyage. Si vous captez leur attention dans les 8 premières secondes et présentez un exposé bref, ils écouteront. Posez-vous les bonnes questions pour vous organiser.

  • Qu’est-ce que j’attends de mon public ? Est-ce que je veux qu’ils comprennent la valeur du programme ? Est-ce que je souhaite leur soutien pour des initiatives particulières ?
  • Comment vais-je illustrer les réussites ou les opportunités ? Dois-je présenter des données liées aux économies, à l’amélioration du comportement des voyageurs, des défis spécifiques à la conformité ou autre chose ?
  • Toutes mes informations sont-elles exploitables ? (Souvenez-vous : des données sans objectifs brouillent votre message.)

3. Présenter des données pertinentes et choisir des visuels percutants

Veillez à ce que les informations et la présentation servent vos objectifs et correspondent à votre public. Demandez-vous :

  • Quels sont les deux ou trois indicateurs de performance qui doivent être mis en avant dans ma présentation ?
  • Les informations des fournisseurs peuvent-elles apporter des informations supplémentaires ?
  • Le plus important : mes données sont-elles opportunes ?

Après avoir sélectionné les bonnes données, réfléchissez à la manière dont vous allez les présenter. Votre public préfère-t-il les graphiques et les diagrammes ? Proposez-lui un PowerPoint simple à comprendre. S’il aime les listes, envoyez-lui un PDF après la présentation. S’il demande beaucoup de détails, comme un inventaire des cas de non-conformité des voyageurs ou des services, proposez une feuille de calcul.

4. Terminer en force

Ne sur-analysez pas. Soyez audacieux sur l’explication des conclusions qui découlent des données et proposez des axes d’action. Assurez-vous que toutes les informations supplémentaires que vous fournirez sont claires, pertinentes et qu’elles appuient votre message. Expliquez exactement aux parties prenantes ce que vous attendez d’elles et donnez-leur une date butoir.

Regardez cette étude de cas qui présente la manière dont Pitney Bowes a exploité DecisionSource pour réduire les coûts liés à son programme de voyage de 2,7 millions de dollars et pour améliorer son obligation de diligence.

 

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