Wichtige Überlegungen für Reiseteams, die sich auf die Wiederaufnahme von Geschäftsreisen vorbereiten

Ratschläge für Travel Manager: Planen Sie, bleiben Sie flexibel und stützen Sie sich auf die Stärke etablierter Partnerschaften, wenn Geschäftsreisen wieder aufgenommen werden.

Sie haben die Schlagzeilen und die Hashtags gesehen: Die Geschäftsreisebranche bereitet sich auf eine Erholung vor. Während sich die Reisenden auf die Rückkehr in die Luft und auf die Autobahnen vorbereiten, müssen die Reiseveranstalter darauf vorbereitet sein, sie in einem veränderten Umfeld zu unterstützen.

John Wenzelman, Supplier Relations Vice President, BCD Travel

John Wenzelman, Vice President Supplier Relations bei BCD Travel, rät Reiseteams, zu planen, flexibel zu bleiben und sich auf die Stärke etablierter Partnerschaften zu stützen, während sie sich auf die Zukunft des Reisens vorbereiten: „Supplier Relations ist bei BCD ist das Bindeglied zwischen den Suppliern und unseren Kunden”, so Wenzelman. „Wir schätzen es sehr, dass wir in der Lage sind, zu den wichtigsten Themen von beiden Seiten einzuholen. Wir wollen herausfinden, was für Reisende und Unternehmen von Bedeutung ist und wie wir mit den Lieferanten zusammenarbeiten können, um die Unternehmensziele bestmöglich zu unterstützen.”

Was sind also die wichtigsten Themen?

  • Zugang zu Technologien, die die Reisen der Reisenden verbessern und vereinfachen
  • Identifizierung und Entschärfung von Problemen mit Geschäftsreisedienstleistungen vor, während und nach einer Reise
  • Nutzung von Daten zur Steuerung von Verhandlungen mit Suppliern
Zugang zu Technologie

Überall investieren die Anbieter in Technologie, um Reisen für verschiedene Interessensgruppen zu erleichtern, darunter unerfahrene oder selten Reisende, Road Warriors und Freizeitreisende. Wenn ein Reisender es wünscht, kann er eine Reise buchen, die Reise antreten, im Hotel ankommen, Geschäfte abwickeln und nach Hause zurückkehren, ohne jemals mit einem Travel Arranger oder Supplier gesprochen zu haben. Mit der richtigen Technologie können Reisende, die die Sicherheit des menschlichen Kontakts bevorzugen, von denselben Vorteilen profitieren, mit der zusätzlichen Gewissheit, bei Bedarf mit einem Menschen sprechen zu können.

COVID-19 Information Hub

Bereiten Sie sich auf die Reise vor. 

Eine Ressource für die Sicherheit von Reisenden mit aktuell erhöhtem Risiko. Mit Echtzeitinformationen über sich ständig ändernde Regeln, Gesetze und Prozesse für Reisen während der Pandemie.

Servicefragen und Engagement der Reisenden

Das Reiseumfeld hat sich wahrscheinlich für immer verändert. Es ist manchmal schwer zu erkennen, aber die Unterbrechung hat auch etwas Gutes. Die Hygieneprotokolle, die wir heute an Flughäfen und Mietwagenschaltern sehen, sind positive, dauerhafte Veränderungen, von denen die Anbieter wissen, dass sie sie beibehalten müssen, um die Anforderungen in Sachen Sicherheit und Wohlbefinden von Kunden und Reisenden zu erfüllen.

Dann stellt sich die Frage, wie schnell die Services wieder aufgenommen werden können. Hier sollten Travel und Program Manager die Erwartungen der Reisenden neu definieren. Die täglichen Schlagzeilen erinnern uns daran, dass die Personalsituation überall schwierig ist. Für Geschäftsreisende bedeutet das, dass Fluggesellschaften unsere Anfragen nicht so schnell beantworten können, wie wir es gerne hätten. Hotels haben nicht das Personal, um die Zimmer so zu reinigen und zu bestücken, wie sie es normalerweise tun würden. Die von Ihnen bevorzugten Tagungsorte und Restaurants sind möglicherweise geschlossen oder arbeiten mit reduziertem Angebot. Auch Mietwagen sind vielleicht nicht so leicht zu bekommen.

Travel Management wird anders sein. Das ist eine harte Umstellung für alle, die gerne aus dem Flugzeug steigen, sich ein Auto schnappen und wie gewohnt ihrem Geschäft nachgehen wollen. Travel Arranger können helfen, indem sie den Reisenden signalisieren, dass diese ihre Erwartungen anpassen und mehr Zeit für die Reiseplanung einplanen müssen.

ADVITO TRAVELER ENGAGEMENT PROGRAM

Reisen ist heute anders. Reiseteams müssen ihre Programme mit Protokollen und Lösungen neu konzipieren, die das Vertrauen der Reisenden stärken und ihre Gesundheit schützen. Der Leitfaden „Back to Travel“ soll Ihnen die Antworten geben, die Sie brauchen, um Ihr Unternehmen sicher, effizient und intelligent zurück ins Geschäft zu führen.

Nutzung von Daten zur Verwaltung von Supplier-Partnerschaften

Die heutigen Veränderungen bzgl. Störungen im Reiseverlauf und Services bieten Chancen für gemanagte Travel Programme. Prüfen Sie zunächst, was sich an Ihren Daten geändert hat.

Fragen, die Sie berücksichtigen sollten:

  • Wird das Programm nach einer Pandemie den gleichen Umfang haben?
  • Wie wird sich das Reiseverhalten ändern?
  • Wie wird sich die Änderung unserer Reiserichtlinie auf Supplier auswirken?

Die Datenkategorien, die Sie in Betracht ziehen, werden sich vielleicht nicht so sehr verändern, aber die Daten selbst schon. Die Daten, die Sie jetzt haben, werden frühestens in sechs bis 12 Monaten aussagekräftig sein. Nehmen Sie das Jahr 2019 als Ausgangsbasis und sprechen Sie mit ihrem internen Accounting über Reiseprognosen, um ein genaueres Bild zu erhalten. Entscheiden Sie gemeinsam mit internen Stakeholdern, ob Inlandsreisen Vorrang vor Auslandsreisen haben werden. Ermitteln Sie die Städte und Märkte, in denen die Reisetätigkeit zunehmen wird, und diejenigen, in denen sie reduziert wird oder nicht mehr erforderlich ist.

Ihre Daten-Checkliste:

  • Wie hoch ist das Gesamtvolumen?
  • Wie ist die Aufteilung zwischen Inlands- und Auslandsreisen?
  • Wo befinden sich die hochfrequentierten Reiseziele?
  • Was erlaubt die Richtlinie?
  • Bietet Ihr Programm Premium-Reisen an?

Sprechen Sie mit Ihren Suppliern darüber, wie Ihre Erkenntnisse zu gemeinsame Chancen führen können. Erarbeiten Sie ein überzeugendes Geschäftskonzept für alle gewünschten Zugeständnisse. Dies ist ein heikles Thema, da Supplier sehr genau wissen, wie sich die Ausgaben verändert haben. Eine Programmbewertung und -analyse kann Ihnen helfen, die Gespräche mit Nachdruck zu führen.

Flexible Partnerschaften

Die Supplier haben gezeigt, dass sie bereit sind, trotz massiver Störungen gute Partner zu sein. Sie sind mit dem Status quo der Vertragsverlängerungen und der Beibehaltung des derzeitigen Niveaus einverstanden. Eines der besten Beispiele dafür ist der gute Wille, den wir in Bezug auf die Regelungen für nicht genutzte oder nicht erstattungsfähige Tickets gesehen haben. Für die Fluggesellschaften ist es unmöglich, das gesamte Geld für nicht in Anspruch genommene Flüge zu erstatten. Das können sie aus finanziellen Gründen einfach nicht. Wir haben jedoch gesehen, dass sie ihre Richtlinien zur Wiederverwendung dieser Tickets so flexibel wie möglich gestaltet haben. Ihre Bereitschaft, uns zu helfen, spielte sogar eine große Rolle dabei, einem unserer Softwarekunden zu helfen, über 4,4 Mio USD an nicht erstattungsfähigen Flugtickets einzusparen.

Die Quintessenz: Wenn sich der Reiseverkehr erholt, werden die besten Reiseprogramme die sein, bei denen Supplier und Unternehmen Hand in Hand arbeiten.

Travel smart. Travel well.

Reisen ist heute anders. Reiseteams müssen ihre Programme mit Protokollen und Lösungen neu konzipieren, die das Vertrauen der Reisenden stärken und ihre Gesundheit schützen. Der Leitfaden „Back to Travel“ soll Ihnen die Antworten geben, die Sie brauchen, um Ihr Unternehmen sicher, effizient und intelligent zurück ins Geschäft zu führen.

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