Travel Manager, die sich um die Einhaltung ihrer Reiserichtlinie bemühen, verzweifeln oft beim Thema Hotelbuchung. Viele Reisende und Besteller glauben, dass sie selbst online bessere Raten finden und buchen auf eigene Faust. Erfahren Sie hier, wie Sie das Problem in den Griff bekommen.
Mit Hilfe Ihres Buchungstools verschaffen Sie Ihren Reisenden Zugang zu den besten Hotelraten und profitieren von einem verbesserten Reporting, einfacherem Vertrags-Management und sicheren Reisen.
So sieht das Idealbild hinsichtlich Hotelbuchungen aus. Viele Unternehmen erreichen es aber nicht, weil Mitarbeiter sich lieber selbst im Internet auf die Suche nach dem besten Deal begeben. Aufschluss darüber gibt ein Vergleich der Flug- und Bahnbuchungen mit den im System getätigten Hotelbuchungen. Fällt die Hotelbuchungsrate unter 70 %, dann kann man davon ausgehen, dass viele Reisende außerhalb der Richtlinie buchen.
Vorteil oder Nachteil?
Immer häufiger hört man Geschäftsreisende davon erzählen, dass sie mit einer privaten App ihre Hotelzimmer viel günstiger buchen könnten als über das Unternehmen. Dabei berücksichtigen sie allerdings nicht die Zusatzleistungen, die in der Unternehmensrate häufig schon einkalkuliert sind: W-LAN, Parkplatz oder Late Checkout. Der Pluspunkt eines günstigeren Hotelzimmers wird teilweise auch durch höhere Taxikosten wieder aufgehoben. Und für den Travel Manager hat die Buchung innerhalb der Reiserichtlinie natürlich noch ganz andere Vorteile: Konsistente Daten, Sicherheit und Zufriedenheit der Reisenden und eine bessere Verhandlungsposition gegenüber den Hotels sind hier die wichtigsten Stichworte.
Vielen Reisenden ist nicht bewusst, dass ihre Firma ihnen im Notfall nicht so einfach helfen kann, wenn sie auf eigene Faust buchen. Auch Umbuchungen sind für den Reisenden schwieriger durchzuführen. Für den Travel Manager schlägt sich das Buchungsverhalten ganz eindeutig im Budget nieder. Bei Hitachi Data Systems war die Hotelbuchungsrate unter 53 % gefallen, als sie BCD Travel zu Hilfe holten. Gemeinsam hoben sie die Quote in nur 18 Monaten auf 95 % und sparten innerhalb von zwei Jahren 1,9 Millionen US Dollar.
Lösung: Kommunikation
Will man am Buchungsverhalten der Reisenden etwas ändern, so muss man sie von den Vorteilen der richtlinienkonformen Buchung überzeugen. Die meisten Reisenden wissen nicht, dass jede Hotelbuchung, die außerhalb der Richtlinie erfolgt, Probleme erzeugen kann – sowohl finanziell als auch aus Sicherheitsaspekten. Außerdem müssen sie verstehen, dass die vom Unternehmen ausgehandelten Raten im Endeffekt günstiger sind, auch wenn es auf den ersten Blick nicht so aussehen mag. Hitachi hat hier einen sehr effektiven Weg gewählt: Wann immer ein Reisender meinte, eine günstigere Rate als die Firmenrate gefunden zu haben, informierte er BCD Travel. Die Reiseberater buchten dann in seinem Auftrag und konnten oftmals erklären, weshalb die Firmenrate doch mehr Vorteile bot. Auf diese Weise konnten viele Mitarbeiter von der Hotelstrategie ihres Unternehmens überzeugt werden.
Weitere Maßnahmen von Hitachi:
- Wer nicht gleich bei der Flugbuchung ein Hotel buchen möchte, muss einen Grund dafür nennen.
- BCD Travel erstellt wöchentliche Reportings, die alle Ausnahmen von der Reiserichtlinie auflistet. So können Travel Manager teilweise noch vor Reiseantritt darauf reagieren.
- Eine weitere, recht drastische Maßnahme: Bei jeder Reisekostenabrechnung muss der Reisende mit Hilfe seines Reiseplans belegen, dass die Hotelbuchung innerhalb der Reiserichtlinie erfolgte. Wer auf eigene Faust gebucht hat, muss seine Reisekosten beim Global Executive Committee von Hitachi einreichen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Reisenden von den Vorteilen Ihrer Hotelstrategie überzeugen können, wenden Sie sich an Ihren Account Manager.
