Neues Jahr, neue Strategie? Travel Managern, die ihr Geschäftsreisemanagement schon optimiert haben, stellt sich die Frage: Was können wir noch tun? Die Antwort lautet: Integrieren Sie das Management von Geschäftsreisen und Meetings. Wir erläutern Ihnen die Vorteile.
Als erstes Consulting-Unternehmen hat Advito, die unabhängige Beratungssparte von BCD Travel, eine Methode für „Integrated Travel and Meetings“ (ITM) entwickelt. Es geht von der Konsolidierung der Leistungsträger über die Zusammenführung der Buchungskanäle bis hin zu einem einheitlichen Reporting. Egal, auf welcher Stufe Ihr Unternehmen sich befindet, Sie wählen den Integrationslevel, der zu Ihnen passt.
George Odom, ehemaliger Travel Manager und nun Principal and Vice President ITM bei Advito, verrät Ihnen die fünf größten Vorteile:
- Direkte Einsparungen. Wenn Sie zwei Kostenbereiche kombinieren, haben Sie ein größeres Volumen zur Verfügung und können bessere Verträge mit Hotels und anderen Leistungsträgern aushandeln.
- Einheitliche Strategie. Die Kombination beider Bereiche stellt sicher, dass die Richtlinien einheitlich befolgt werden.
- Weniger Prozesskosten. Wenn Sie Reisen und Meetings beim gleichen Reisebüro buchen, sparen Sie Geld für unterschiedliche Prozesse.
- Fürsorgepflicht / Geringeres Risiko. Durch einheitliche Prozesse minimieren Sie Risiken – egal aus welchem Grund der Reisende in ein Flugzeug steigt oder im Hotel eincheckt. Die Fürsorgepflicht beschäftigt momentan die Vorstandsebenen vieler Unternehmen.
- Zufriedenheit der Reisenden. Die Reisenden und Buchenden profitieren von vertrauten Buchungsprozessen. Sie können sicher sein, immer den besten Service und Preis von den bevorzugten Leistungsträgern zu erhalten.
Wenn Meetings in Ihrem Unternehmen eine untergeordnete Rolle spielen oder immer nur ad-hoc stattfinden, sind die ersten Schritte ganz einfach: Vereinbaren Sie günstige Übernachtungsraten mit den Hotels in der Nähe Ihrer Niederlassungen. Oder überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter, jeden Flug bei Ihrem Travel Management Unternehmen zu buchen, auch wenn der Flug in Verbindung mit einem Meeting steht.
Für alle Unternehmen, deren Meeting Management komplexer ist, hat Advito einen vierstufigen Prozess entwickelt, der den Einstieg in ein integriertes Travel und Meeting Management erleichtert.
1. Prüfung/Bewertung
- Was wollen Sie erreichen? Führt ITM Sie zum Ziel?
- Welche Leistungen können Sie outsourcen? Benötigen Sie zusätzliches Know-how?
2. Interne Integration
- Schaffen Sie ein Team mit Reise- und Meeting-Experten.
- Führen Sie die Richtlinien beider Bereiche zusammen.
- Integrieren Sie die Technologie – einheitliches Portal, erweitertes Online-Buchungstool, kombiniertes Reporting.
3. Integration der Leistungsträger
- Schaffen Sie einheitliche Geschäftsbedingungen.
- Beschaffen Sie sich die kumulierten Reise- und Meeting-Daten, bevor Sie in die Verhandlungen einsteigen.
- Zeigen Sie den Suppliern, was sie gewinnen bzw. verlieren können.
4. Kommunikation
- Erklären Sie der oberen Führungsebene, den Reisenden und den Buchenden, was sich ändert und warum.
- Versichern Sie den Buchenden, dass Sie Risiken minimieren und die Beschaffung verbessern wollen. Es geht nicht darum, einen zusätzlichen Verwaltungsapparat für kleine Events aufzubauen.
- Berichten Sie regelmäßig über die Erfolge und Vorteile des ITM.
Wann beginnen Sie?
Die neue ITM-Praxis von Advito führt Unternehmen durch einen Veränderungsprozess, der beträchtliche, nachhaltige Erfolge erzielt. Es geht um Transparenz und echte Einsparungsmöglichkeiten, die nur darauf warten, genutzt zu werden. Im Laufe des Jahres wird Advito einen Bericht herausbringen, der den ITM-Prozess im Detail erläutert. Wenn Sie nicht so lange warten wollen, bis Sie Ihr Travel und Meeting Management zusammenführen, dann wenden Sie sich gleich an Andreas Schmitz von Advito ([email protected]) oder Ihren BCD Travel Account Manager.
