Meetings und Events sind ein bedeutender Kostenfaktor im Geschäftsreisebudget der meisten Unternehmen. Damit sich der finanzielle Einsatz lohnt, müssen die Termine effizient und produktiv genutzt werden. Wir sagen Ihnen, wie Sie die Produktivität Ihrer Meetings steigern können.
Egal, ob Sie Veranstaltungen einsetzen, um Ihre Mitarbeiter zu schulen, um Networking zu fördern oder um die Motivation zu steigern – eins haben alle Meetings gemeinsam: Sie sollen zu Ergebnissen führen. Diese Resultate können Sie auf quantitativer oder qualitativer Ebene messen.
1. Schritt: Definieren Sie Ziele.
Der erste Schritt scheint denkbar einfach: Sie müssen wissen, weshalb Sie ein Meeting ansetzen. Das klingt selbstverständlich und doch wird es häufig vergessen. Manche Meetings finden nur deshalb statt, weil es schon immer so war. Stattdessen sollten Sie sich fragen, was die Teilnehmer nach dem Meeting wissen, fühlen und tun sollen. Jedes Meeting sollte mit einem klaren Handlungsauftrag enden.
Sobald Sie wissen, was Sie mit Ihrem Meeting erreichen wollen, können Sie mit der Organisation beginnen. Denn jetzt wissen Sie, wer dabei sein muss und wo es idealerweise stattfinden sollte.
2. Schritt: Gewinnen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer.
Gute Redner: Wenn Sie nur eine Sache tun wollen, um Ihre Veranstaltungen zu verbessern, dann setzen Sie bei den Rednern an. Jeder weiß, dass man schlechten Rednern inhaltlich kaum folgen kann. Also schulen Sie Ihre Redner entsprechend, damit die Präsentation inhaltlich und sprachlich mitreißend ist.
Unterschiedliche Formate: Wenn jeder Tagesordnungspunkt mit zwei PowerPoint Präsentationen beginnt und anschließend Fragen zulässt, dann ist Langeweile vorprogrammiert. Gestalten Sie die einzelnen Präsentationen so interaktiv wie möglich. Lassen Sie die Teilnehmer beispielsweise per Mobiltelefon über eine Frage abstimmen. Oder bitten Sie die Teilnehmer für einen Teil des Vortrags aufzustehen. Probieren Sie einfach neue Techniken aus, damit die Zuhörer am Ball bleiben.
Die richtige Umgebung: Suchen Sie Locations, die zum Ziel Ihres Meetings passen. Vermeiden Sie kleine, dunkle Räume, die einengend wirken oder müde machen. Bestuhlen Sie den Raum so, dass Interaktion überhaupt möglich ist.
Leichtes Essen: Auch das Essen entscheidet darüber, ob die Teilnehmer wach und aktiv sind. Ein leichtes Mittagessen mit wenig Kohlehydraten und Obst-Smoothies als Snack zwischendurch sind eine gute Wahl.
3. Schritt: Binden Sie Ihre Teilnehmer ein.
Das Engagement der Teilnehmer kann schon lange vor dem Meeting beginnen. Kreieren Sie ein Online-Forum, in dem die Teilnehmer sich schon im Vorfeld untereinander austauschen können. Das macht Lust auf die Veranstaltung. Sie können auch Facebook, Xing oder Twitter nutzen, um die Teilnehmer ins Boot zu holen. Aber übertreiben Sie es nicht. Bedenken Sie, dass es zeitintensiv ist, alle unterschiedlichen Plattformen zu pflegen.
Die Online-Diskussionen vor und nach der Veranstaltung müssen genauso gut geplant und angeleitet werden, wie die Veranstaltung selbst. Ideen, die während des Meetings gesammelt wurden, können in ein Online-Forum eingetragen werden mit der Bitte, die Umsetzung dort zu diskutieren. Nach einem vorher festgelegten Zeitraum sollte die Online-Diskussion wieder beendet werden. Die wichtigsten Ergebnisse werden noch einmal für alle Teilnehmer zusammengefasst.
4. Schritt: Messen Sie die Ergebnisse.
Um die Ergebnisse des Meetings messen zu können, sollten Sie bereits vor der Veranstaltung eine Abfrage des Status Quo durchführen. Nach dem Meeting stellen Sie die gleichen Fragen noch einmal, um festzustellen, ob sich durch das Meeting etwas verändert hat. Nach einigen Monaten können Sie eine weitere Befragung durchführen. So können Sie langfristige und nachhaltige Ergebnisse festhalten.
