Funktioniert Ihr Risikomanagement für Geschäftsreisen auch im Ernstfall? Das können Sie mit ein paar einfachen Fragen herausfinden.
Was geht in Ihrem Kopf vor, wenn Sie hören, dass irgendwo auf der Welt wieder eine Katastrophe passiert? „Hoffentlich ist keiner unserer Reisenden gerade dort unten“? Dann sollten Sie schleunigst Ihr strategisches Travel Risk Management überarbeiten. Ein funktionierendes System sorgt dafür, dass Sie künftig beruhigt denken können: „Zum Glück haben wir unsere Reisenden rechtzeitig über die Gefahr informiert und ihre Reiseroute geändert, so dass keiner mehr in der Krisenregion unterwegs ist.“
Dennoch rät Martin Weißkirchen, Vice President Global Crisis Management bei BCD Travel: „Unternehmen sollten ihre Pläne jedes Mal überarbeiten, wenn ein Vorfall die Sicherheit von Reisenden bedroht. Passen Sie Ihre Strategie regelmäßig an die auftretenden Risiken an, denn jede Krise bringt neue Erkenntnisse mit sich.“
Denken Sie an den letzten Vorfall, der für Ihre Reisenden zur Bedrohung hätte werden können. Beispiele gibt es genug, etwa das Erdbeben in Nepal, der Absturz der Germanwings-Maschine oder der Vulkanausbruch in Chile. Dann stellen Sie sich die folgenden Fragen:
- Wann begannen Sie, den Vorfall als mögliche Krisensituation für Ihre Reisenden zu betrachten?
Das Global Crisis Management Team von BCD Travel beobachtet laufend die weltweiten Nachrichten. Deshalb beginnen Weißkirchen und seine Kollegen sofort mit dem Krisenmanagement, wenn erstmals über die Krise berichtet wird oder die lokalen Behörden eine Sicherheitswarnung aussprechen.
- Wussten Sie auf Anhieb, wo Ihre Reisenden sich befanden?
„Das ist ein ganz wichtiger Aspekt Ihrer Sorgfaltspflicht“, erläutert Weißkirchen. „Ein Unternehmen muss jederzeit wissen, wo seine Reisenden sich aufhalten.“
- Haben Sie Ihre Reisenden, die in der Nähe der Krisenregion waren, kontaktiert?
Unternehmen müssen ihre Reisenden unterwegs jederzeit kontaktieren können. Deshalb ist es so wichtig, immer die aktuelle Mobilnummer ins Reisendenprofil aufzunehmen.
„Wichtig ist aber auch die Frage: Wer ruft an? Auch das muss vorher geklärt sein, damit Sie im Krisenfall schnell reagieren können“, betont Weißkirchen. „Wenn Sie möchten, dass Ihr Geschäftsreisebüro im Krisenfall Ihre Reisenden anruft, dann sollten Sie das vertraglich festhalten.“
- Wissen Sie jederzeit, welche Handlungsanweisungen Sie Reisenden geben müssen und wie Sie sie aus der Gefahrensituation herausholen?
„Schon lange bevor ein Krisenfall eintritt, sollten Sie wissen, was Ihre Reisenden im Notfall tun sollen“, empfiehlt Weißkirchen. Das beinhaltet auch Absprachen mit Ihrem Geschäftsreisedienstleister: Sollen die Reisenden sich selbst an das Reisebüro wenden und einen Ausweg finden? Oder möchten Sie, dass Ihr Reisebüro von sich aus aktiv wird und Verbindungen sucht, um alle Mitarbeiter aus der gefährdeten Region herauszubringen? Wenn Sie diesbezüglich noch keinen Plan haben, sollten Sie sich mit Ihrem Geschäftsreisedienstleister zusammensetzen, um eine Strategie für verschiedene Szenarios zu entwickeln.
- Wissen Sie genau, wer die Verantwortung dafür trägt, wie sich Ihr Unternehmen im Fall einer Krise verhält?
„Die Frage der Verantwortung sehen wir als Hauptproblem, wenn es zu einer Krisensituation kommt“, berichtet Weißkirchen. „Unternehmen wissen nicht, wer wofür zuständig ist. Sie verlieren Zeit und verursachen unnötiges Chaos in einem Moment, in dem es entscheidend ist, dass alle Beteiligten effizient zusammenarbeiten. Egal, ob eine Person den Hut auf hat oder ein Team aus Travel Management, Security und HR gemeinsam entscheidet: Wichtig ist Klarheit.“
