Grünenthal und BCD Travel: Erfolg dank enger Partnerschaft

Victor Scarante, Head of Global Indirect Procurement bei der Grünenthal Group, gibt Einblicke in die Optimierung der Hotel- und Flugbuchungen, die Nutzung von BCD Travels TripSource App und die globale Konsolidierung des Geschäftsreiseprogramms. Dies ist der zweite Teil seines Interviews mit Move. Hier geht’s zum ersten Teil.

Beim Travel Management sind Strategie und operative Umsetzung eng verzahnt. Wie war diesbezüglich die Zusammenarbeit mit BCD Travel geregelt?

Ein wichtiger Punkt sind regelmäßige gemeinsame Treffen mit unseren beiden BCD Travel Beratern zum Stand der Dinge. Denn strategische Aspekte wie das Aushandeln neuer Konditionen, zum Beispiel mit Hotelanbietern oder Airlines, kommen nur dann zum Tragen, wenn die vergünstigten Preise in den Buchungssystemen aller Beteiligten auch korrekt implementiert sind und angezeigt werden – sowohl in unseren Büros in SAP Concur, bei den verschiedenen europäischen BCD Travel Geschäftsreisebüros als auch bei den jeweiligen Hotels. Um das zu gewährleisten, sind Gegenchecks nötig. Die Implementierung hat sehr gut funktioniert, mit einer sehr starken partnerschaftlichen Ausrichtung.

Welche konkreten Vorteile ergaben sich aus der erfolgreichen Implementierung?

Die saubere Implementierung war die Basis dafür, dass wir erstmals europaweite Reportings erhalten haben und aufgrund dessen mit 70 Hotels und zwei Hotelketten bessere Konditionen vereinbaren konnten. Darüber hinaus haben wir auch mit zwei Airlines neue Verträge geschlossen. Wir sind in der Lage, bessere dynamische Entscheidungen zu treffen. Eine Airline, die im Vergleich zu den anderen bei Interkontinentalflügen durchgehend sehr teuer war, haben wir vorläufig aus dem Programm genommen und teilweise auch Hotelkosten limitiert. Wir sind nun in der Lage, Einsparpotenziale in »Was-wäre-wenn-Szenarien« schnell zu identifizieren. Ohne die vorherige Konsolidierung des Travel Managements und ein entsprechendes Reporting wären diese Schritte nicht möglich gewesen. Kontinuierliche Reportings sind auch deshalb wichtig, weil der Reisemarkt sehr dynamisch ist. Die Flugkosten pro Meile können bei ein und demselben Anbieter in kurzer Zeit dynamisch steigen oder fallen.

Welche Herausforderungen bei der Konsolidierung des Travel Managements stehen aktuell noch an?

Bisher haben wir das BCD Travel Buchungstool TripSource nur in Deutschland, Frankreich und Großbritannien genutzt und führen die App gerade für unsere Reisenden in ganz Europa ein. Mit dieser Anwendung für Hotelbuchungen haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht. Ein wichtiger Vorteil ist auch, dass sie mit SAP Concur kompatibel ist. Damit haben wir tatsächlich eine End ­to ­End­ Solution!

Bis Ende 2019 wollen wir auch in Lateinamerika und den USA ein globales Travel Management etablieren und dabei auch in diesen Ländern mit BCD Travel zusammenarbeiten. Dies wird dazu beitragen, dass wir ein konsistentes und globales Programm sicherstel­len. Wir haben bereits den Zeitplan für die Umsetzung mit meinem Kollegen vom Global Procurement Team in Panama, David Saenz, der die regionale Um­setzung leitet, festgelegt. Die Detailplanung für die einzelnen Länder wird gemeinsam mit den dortigen Vertretern von BCD Travel auf lokaler Ebene erarbei­tet und schrittweise umgesetzt.

Was ist Ihre wichtigste Erfahrung, die Sie für den anstehenden Rollout in Amerika in petto haben?

Wir lassen alle unsere Erfahrungen und Lösungen einfließen! Der große Vorteil ist, dass wir das Travel Management in Amerika nicht neu erfin­den müssen. SAP Concur wird dort bereits genutzt und wir können den aktuellen Stand unseres Travel Managements – von der Reiserichtlinie bis zu TripSource – als Ganzes auch dort lokal implemen­tieren. Das geschieht aber nicht auf Knopfdruck. Wir nehmen uns die nötige Zeit, um beispielsweise marktspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen und vor allem: Trainings für die Mitarbeiter durch­zuführen. Die Implementierung ist im Kern eine Kommunikationsaufgabe.