Klare Analysen unterstreichen den Erfolg Ihres Geschäftsreiseprogramms. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Stakeholder mit Ihrer Erfolgsgeschichte überzeugen.
Die Art und Weise, wie Travel Manager ihr Geschäftsreiseprogramm internen Stakeholdern gegenüber präsentieren, ist entscheidend: Sowohl wenn es darum geht, Unterstützung zu bekommen, als auch deutlich zu machen , dass sich die Ziele des Geschäftsreiseprogramms auch an den umfassenderen Unternehmenszielen ausrichten. Lisa Wilke, BCD Travel Senior Director Account Management in den USA, unterstützt Kunden dabei.
Hier sind ihre wichtigsten Tipps:
Kennen Sie Ihre Zielgruppe
„Menschen benötigen nicht nur in verschiedenen Unternehmensbereichen unterschiedliche Arten von Informationen. Wir alle haben auch einzigartige Arbeitsstile und Persönlichkeitstypen, die unsere Rolle beeinflussen“, erläutert Wilke. „Der erste Schritt zu einer effektiven Kommunikation besteht darin, die Bedürfnisse der Stakeholder und die Art und Weise zu berücksichtigen, wie diese ihre Informationen vorzugsweise erhalten.
Hierzu ein paar Beispiele:
- Reisende und Vertreter der Personalabteilung reagieren in der Regel sehr gut auf einen empathischen Kommunikationsstil, der sich auf die Arbeitsleistung des Mitarbeiters und dessen Annehmlichkeiten konzentriert.
- Mitarbeiter aus der Finanzabteilung und dem Einkauf brauchen Zahlen.
- Führungskräfte benötigen Messwerte zum Gesamtbild, die belegen, wie sich Ihre Bemühungen auf das gesamte Unternehmen auswirken.
Ganz gleich, welche Ihre Zielgruppe ist, Zeit ist bei allen knapp. Also präsentieren Sie ihnen die wichtigsten Informationen gleich zu Beginn, und verwenden Sie visuelle Hilfsmittel. Sichern Sie sich in den ersten acht Sekunden die Aufmerksamkeit und halten Ihren gesamten Vortrag kurz – dann werden sie Ihnen auch zuhören.
Verstehen Sie Ihre Zielsetzung
Was ist der Zweck, der hinter Ihrer Botschaft steht? „Konzentrieren Sie sich auf ein paar wichtige Punkte, damit Sie diese klar und eingehend darstellen können“, rät Wilke. Sie empfiehlt, die Botschaft noch weiter zu verfeinern, indem Sie sich die folgenden Fragen stellen:
- Wie werden Sie den Erfolg messen — indem Sie die Einsparungen aufzeigen, bestimmte Verbesserungen nachweisen oder durch etwas anderes?
- Was erhoffen Sie sich von Ihrer Zielgruppe? Erhoffen Sie sich zum Beispiel ihre Unterstützung für spezifische Initiativen?
- Welche zwei oder drei wichtigen Leistungsindikatoren oder -initiativen sollten im Mittelpunkt stehen?
Identifizieren Sie die richtigen Daten
Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten unterstützen, was Sie in Ihrer Präsentation darlegen. Brauchen Sie von Ihrem Geschäftsreisedienstleister Daten von vor und nach der Reise? Sind die Reiseausgaben über Kreditkarten aussagekräftig? Können Supplierdaten weitere Einsichten in Ausgaben vermitteln? Haben Ihre Daten ein Verfallsdatum? Wilke merkt an, dass diese letzte Frage oftmals nicht gestellt wird, dass aber die Aktualität der Daten für die Wirksamkeit Ihrer Kommunikation von entscheidender Bedeutung ist. „Wenn Sie das Verhalten von Reisenden beeinflussen möchten, ist die zeitliche Abstimmung wichtig“, erläutert sie. „Daten, die nach einer Reise erfasst und erst Monate später präsentiert werden, verlieren an Bedeutung.“
Wählen Sie die richtigen visuellen Elemente aus
„Wir sind alle visuell orientiert und lernen über unsere Augen, deshalb sollten Sie die richtigen visuellen Elemente auswählen, um die Stakeholder anzusprechen, an die Sie berichten“, empfiehlt Wilke. Wenn diese Diagramme und Grafiken bevorzugen, geben Sie ihnen eine PowerPoint-Präsentation. Wenn sie Listen mögen, können Sie ihnen nach der Präsentation ein PDF zusenden. Wenn sie gerne viele Details haben, wie zum Beispiel eine Aufschlüsselung, wie viele Reisende bzw. Abteilungen sich wie oft nicht an die Richtlinien halten, sollten Sie ihnen eine Excel-Tabelle präsentieren. Verwenden Sie dann die folgenden Strategien: Stellen Sie sicher, dass all Ihre Informationen umsetzbar sind. Daten ohne Zielsetzung verwässern nur Ihre Botschaft. Stellen Sie nicht zu viele Analysen an. Seien Sie mutig, wenn es darum geht, Schlussfolgerungen aus den vorliegenden Daten zu ziehen. Vermeiden Sie Reise-Jargon und Abkürzungen. Stellen Sie sicher, dass alle zusätzlich angebotenen Informationen klar sind, sich auf das Thema beziehen und die von Ihnen vertretenen Punkte unterstützen. Sagen Sie den Stakeholdern klipp und klar, was Sie von Ihnen benötigen und setzen Sie ihnen eine Frist.
Sind Sie am Standpunkt eines CEOs zu wirksamen Techniken der Berichterstattung interessiert?
Lesen Sie, was BCD Travel President und CEO John Snyder in seinem Beitrag “Inside View“ dazu zu sagen hat. Und fragen Sie Ihren Account Manager, wie BCD Travel Ihnen die Informationen geben kann, die Sie brauchen, um eine eindrucksvolle Geschichte zum Erfolg Ihres Travel Management Programms zu erzählen.
