Mit kühnen Ideen und künstlicher Intelligenz will Holger Schmeding, Geschäftsführer der Numiga GmbH, Reisekostenabrechnungen schneller, einfacher und vor allem besser machen. In unserem Geschäftsreisemagazin „move“ berichtet er davon.
Herr Schmeding, Hotel- und Parkbelege, Quittungen über Bewirtungskosten, Geschäftsreisen ohne das übliche Beleg-Wirrwarr, wäre das nicht wunderbar?
Seine Hotel- und Parkgebühren zu bezahlen, das wird sicherlich auch noch in Zukunft zu einer Reise dazugehören. Aber dass Sie dafür noch einen Papierbeleg brauchen, daran glauben wir nicht. Belege, die Sie nach einer Reise aus dem Sakko, dem Mantel oder wo auch immer kramen müssen, das hat sich erledigt.
Wie erklärt sich Ihr Optimismus?
Ich bin überzeugt, dass das Thema Papierbelege, aber auch das Bezahlen mit Bargeld bald Vergangenheit sein wird. Es wird ersetzt durch virtuelle Kreditkarten, die es natürlich heute schon gibt, durch Mobile Payment und andere Bezahlarten. Was die Belege betrifft, die werden Ihnen mobil auf das Smartphone gespielt.
Wie könnte das konkret aussehen, haben Sie eine Lösung entwickelt?
Was Reisende bis heute lieben, das ist der archaische Weg: Sie haben eine braune Tüte, schreiben ihre Reisedaten darauf, packen all ihre Belege rein und schicken es der Numiga. Dieses Prinzip ist nicht mehr aktuell, aber wie gesagt immer noch die beliebteste Lösung. Also haben wir uns gefragt: Wie können wir das in die neue Zeit übertragen?
Daraufhin haben wir die Numiga Go Expense App entwickelt, die sehr ähnlich funktioniert. Sie legen eine Reise an, das ist sozusagen die braune Tüte, wenn Sie die gebucht haben, kann diese automatisch beschriftet werden, weil uns Ihre Buchungsdaten vorliegen. Diese Tüte wählen Sie aus, Sie fotografieren mit dem Smartphone Ihre Belege, dann sagen Sie noch, ob Sie selber bezahlt haben oder ob durch die Firma bezahlt wurde und schicken es weg. Damit ist die Sache für Sie erledigt. Sie bekommen eine fertige Reisekostenabrechnung, die zudem geprüft ist.
Ist die App die einzige Entwicklung bei der Digitalisierung der Reisekostenabrechnung?
Dazu muss ich etwas ausholen: Das Lesen, Verstehen und Interpretieren von Reisekostenbelegen und Rechnungen und die Anwendung von Steuerrecht, Reiserecht und -richtlinien ist unsere Kernkompetenz. Audit und Compliance in der Reisekostenabrechnung macht in Deutschland keiner so gut wie wir. Diese Stellung wollen wir erhalten und ausbauen. Deshalb haben wir die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung als größte Veränderung in unserem Geschäft identifiziert. es wäre ein große Gefahr, wenn wir auf die technologischen Veränderungen nicht reagieren würden. Umgekehrt ist es eine große Chance für Wachstum und Erfolg, wenn wir diese aktiv nutzen und eine Vorreiterposition in der Digitalisierung der Reisekostenprozesse übernehmen.
Deshalb haben wir die Strategie „Numiga Digital“ entwickelt. Sie basiert auf drei miteinander verbundenen Projektinitiativen: dem digitalen Dokumenten-Management-System, der automatisierten Rechnungserkennung und der Numiga Go Expense Ap zur mobilen Reisekostenerfassung.
Und im Kern geht es um die Digitalisierung von Reisekostenbelegen?
Nicht nur. Wenn Sie einen papierbasierten Datenträger in einen digitalen verwandelt haben, ist ja noch nichts gewonnen. Das Digitalisieren ist nur der erste Schritt. Der zweite ist das Interpretieren. Was bedeutet es, wenn beispielsweise auf einem Hotelbeleg WLAN-Kommunikationskosten steht? Obwohl diese Ausgaben auf einem Hotelbeleg stehen, handelt es sich nicht um Übernachtungs-, sondern um Kommunikationskosten.
Wie schwierig ist dieses Interpretieren?
Das Auslesen von Belegen ist gar kein Problem. Aber was bedeutet das, was da steht? Ab dem Moment wird es enorm schwierig. Es gibt bereits Systeme für künstliche Intelligenz (KI) bei Krankenkassen und für Rechnungseingänge bei großen Firmen. Die können das wunderbar nutzen, denn die wissen, wir haben ungefähr 1.000 Lieferanten und das System weiß, bei dem einen Lieferanten steht das eine dort und das andere dort, der Betrag steht unten rechts und so weiter. Reisekosten sind im Vergleich dazu viel komplexer. Es gibt Millionen Belegarten. Denken Sie nur an unterschiedliche Sprachen und Steuersätze.
Dennoch ist es uns gelungen, mit Insiders Technologies Kaiserslautern, einem Spin-off der Deutschen Forschungseinrichtung für Künstliche Intelligenz ein selbstlernendes System zu entwickeln.
Dank KI verschlanken Sie Ihre Prozesse. Welche Vorteile haben Ihre Kunden davon, außer der App und der vereinfachten Reisekostenabrechnung?
Der größere Effekt ist, dass sich die Qualität erhöht. Dazu ein Beispiel: Auf einer Hotelrechnung steht die Hoteladresse, die Anzahl der Übernachtungen, der Betrag, da steht aber noch viel, viel mehr, worüber wir künftig Folgeprozesse automatisieren können, wie etwa die Vorsteuerrückerstattung aus dem Ausland. Wir werden künftig schneller sein. Das ist ein großes Thema für den Reisenden, da sich die Erstattung seiner Kosten beschleunigt. Unser Ziel ist, Reisekostenabrechnungen innerhalb von 24 Stunden komplett durchzuspielen.
Hinzu kommen weitere Services wie sogenannte Paymentlösungen, die direkt mit der Reisekostenabrechnung verbunden sind. Das heißt, wenn Sie irgendwo mit der Kreditkarte etwas bezahlen, haben Sie diese Daten direkt als Beleg in Ihrer Reisekostenabrechnung. Für Außendienstmitarbeiter ist das ein Riesenthema.
Was machen eigentlich Ihre IT-Experten, wenn Numiga Digital abgeschlossen ist?
Keine Sorge, ich werde sie auch weiterhin mit Ideen füttern. Ich wache jeden Morgen mit neuen Ideen auf und wenn es irgendwo etwas Neues gibt, versuche ich es zu verstehen und überlege, was wir damit machen können.
Weiterlesen in der „move“
Das vollständige Interview mit Holger Schmeding können Sie in der Ausgabe 4/2017 unseres Geschäftsreisemagazins „move“ nachlesen. Das Magazin hat übrigens gerade den Fox Award für effiziente Kommunikation erhalten. Sichern Sie sich hier Ihr kostenloses Abo.
