Danfoss macht Geschäftsreisen einfacher und fördert Einsparungen

Die Strategie des dänischen Herstellers zur weltweiten Vereinheitlichung des Travel Managements und der eingesetzten Tools wirkt sich positiv auf Einsparungen, Compliance, die Zufriedenheit der Reisenden und die Effizienz des Travel-Teams aus.

In einem weltweit agierenden Unternehmen sprechen nicht alle Mitarbeiter dieselbe Sprache. Doch wenn Geschäftsreisen einfacher gemacht werden, können sie „dieselbe Tool-Sprache sprechen“. Diese Überlegung hat das dänische Unternehmen Danfoss motiviert, für alle Mitarbeiter weltweit ein globales Geschäftsreiseunternehmen, nämlich BCD Travel, und das Online-Buchungstool von SAP Concur zu nutzen.

“Unser ganzes Unternehmen operiert nach der Strategie ‘One Danfoss, One Way’, die darauf abzielt, immer den effizientesten Weg zu finden“, erklärt Iris Lohmann, Head of Personnel Expense Management and Operational Procurement bei Danfoss.

Weniger Komplexität

Erfahren Sie von anderen Führungskräften im Geschäftsreisebereich, wie BCD Travel ihnen dabei hilft, Geschäftsreisen zu vereinfachen. Schauen Sie sich das Video an.

8 % Einsparungen bei Geschäftsreisen

Lohmann, die ein kleines Travel-Team leitet, das für 28.000 Mitarbeiter weltweit zuständig ist, betont, dass Danfoss eine „einfache, aber erfolgreiche Strategie verfolgt: Stelle den Nutzer zufrieden und gehe dabei effizient vor. Darauf arbeiten wir konzentriert und systematisch hin.” Mit der Anwendung dieser Strategie auf Reisen konnten wir gute Ergebnisse erzielen.

  • Mit der Umstellung auf ein Online-Buchungstool (OBT) konnte Danfoss 8 % der Reisekosten einsparen, da die Reisenden günstigere Tarife sahen und auswählten und das Unternehmen die Transaktionsgebühren für Reisebüros senken konnte.
  • 87 % der für OBT-Buchungen geeigneten Reservierungen werden von Reisenden mit dem Tool vorgenommen.
  • Über 90 % der Online-Buchungen entfallen auf den niedrigsten logischen Tarif, was erhebliche Einsparungen zur Folge hat.
  • 40 % der Buchungen werden mehr als 14 Tage im Voraus getätigt, so dass günstigere Tarife in größerem Umfang verfügbar sind.
  • Die Zufriedenheit der Reisenden ist auf 79 % gestiegen.
  • Danfoss kann seine Geschäftsreisen mit einem schlanken internen Team von drei Mitarbeitern managen.

Lohmann isst meistens in der Kantine des Unternehmens zu Mittag und sitzt dort mit den Vertriebsmitarbeitern zusammen, die bei Danfoss das höchste Reiseaufkommen verzeichnen. Als die einheitliche OBT-Strategie 2015 eingeführt wurde, gab es viele heiße Diskussionen um das Thema Reisen“, erzählt sie. „Heute sind Geschäftsreisen fast kein Thema mehr.“

Eine zentrale Eingabe für Reisende

Und so hat alles begonnen. „Wir haben bereits mit einem Tool für Abrechnungen gearbeitet, mit SAP Concur Expense. Wir sahen einige Vorteile, wenn wir unser OBT-Tool hier integrieren würden“, sagte Lohmann. „Der Hauptvorteil wäre eine zentrale Eingabestelle für Reisende weltweit für Reisebuchungen, Reisedokumentationen und die Reisekostenabrechnung.“

BCD Travel war von Anfang an in den Prozess involviert. Das Geschäftsreiseunternehmen unterstützte die Implementierung des OBT-Tools von Danfoss an 80 Standorten in 46 Ländern. Zeitweilig wurden in fünf Ländern gleichzeitig Implementierungen durchgeführt.

Erika Sáenz verweist als Mitglied des Danfoss-Reiseteams auf eine 90%ige Durchdringung des OBT in Nordamerika und Indien als Beleg dafür, dass die Ein-Tool-Strategie funktioniert hat. „Es ist uns gelungen, die Haltung der Reisenden zu verändern. Dies hätte ohne die Unterstützung von BCD nicht funktioniert. Sie kennen Danfoss. Sie kennen unsere Reisenden. Sie verstehen unsere Wünsche.“

BCD war das Fangnetz

Nach der Einführung unterstützte BCD Danfoss bei der Konfiguration von Concur. Das Unternehmen passte das Online-Buchungstool an die individuellen Anforderungen seiner Reisenden an. Im Anschluss unterstützte BCD die Schulungskampagne von Danfoss für Reisende (Kommunikation über Reiseportale, persönliche E-Mails, Werbevideos, Schulungen von Reisenden (online und persönlich) und sogar Eins-zu-Eins-Gespräche mit Reisenden, die sich nicht an die Vorgaben halten). In diesem Zusammenhang wurden die Gründe für die Entscheidung von Danfoss für ein einheitliches OBT, die Verwendung des Tools und die Vorteile erläutert.

„Wir überschütteten Reisende mit Informationen“, sagte Lohmann. Zusätzlich übernahm BCD die Funktion eines Fangnetzes, wenn Reisende Probleme mit dem Wechsel des Online-Buchungstools hatten. „Sie konnten ihre Reisen jederzeit wieder bei BCD buchen“, erläuterte sie.

Geschäftsreisen haben eine Benchmark-Funktion im Change Management.

Auch vier Jahre danach sorgt die vereinheitlichte Reisestrategie von Danfoss noch für Mehrwert. „Es ist uns gelungen, einen Wechsel von der Instruktion der Reisenden zur Einbindung von Reisenden und vom Fokus auf Compliance zum Fokus auf Zufriedenheit, positiver Erfahrung und Wohlbefinden des Reisenden zu vollziehen“, so Lohmann. „Reisen sind nun für das Unternehmen der Benchmark für ein erfolgreiches Change Management.“

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