Bleisure Travel richtig managen

Im Folgenden finden Sie einen kurzen Leitfaden, der Sie bei der Bearbeitung von Anträgen auf Verlängerung der persönlichen Reisezeit während einer Geschäftsreise unterstützt.

Ein Geschäftsreisender, der nach Barcelona reist, möchte einen dreitägigen Strandurlaub mit Familie dranhängen. Ein Expat in San Francisco möchte vor seiner Heimreise noch zu einem American-Football-Spiel gehen. Bekannt als Bleisure oder Workcation bietet die Kombination aus Geschäfts- und Freizeitreisen eine gute Möglichkeit, Zufriedenheit und Wohlbefinden von Reisenden zu steigern. Geschäftsreisende, die ihre eine Reise privat verlängern möchten, benötigen möglicherweise Beratung und Unterstützung. Hier erfahren Sie, was Travel Manager und Reiseverantwortliche beachten sollten.

Schreiben Sie eine klare Richtlinie.

Die Regeln für Bleisure sollten in der Reiserichtlinie klar umrissen werden, um die Haftung und das Risiko für Travel Management und Reisenden zu minimieren. Folgende Themen sollten u. a. abgedeckt sein:

  • Anforderungen und Prozesse für Genehmigungen durch den Vorgesetzten
  • Wie lange im Voraus und über welche Kanäle können Reisende Bleisure beantragen?
  • Erfüllung der Fürsorgepflicht
  • Parameter für unternehmensfremde, externe Begleitpersonen
  • Auswirkungen auf Freistellungsrichtlinien
  • Regeln für Ausgaben für Mahlzeiten, Unterhaltung, Alkohol, Trinkgelder und Zimmerservice (einschließlich Minibar)
  • Wie sollten Spesenabrechnungen gehandhabt werden?
  • Sollten den Reisenden Aktivitäten untersagt werden, die sie in Gefahr bringen könnten, z. B. Wildwasser-Rafting oder das Fahren von Quads?

Rechnen Sie nach.

Reiseverantwortliche, die Bleisure-Anträge unterstützen, sollten zunächst die Kosten für Flug und Hotelunterbringung für den Geschäftsreiseteil der Reise in Übereinstimmung mit der Reiserichtlinie ermitteln. Berechnen Sie im nächsten Schritt, welche zusätzlichen Kosten ggf. für frühere Ankunft und/oder spätere Abreise anfallen würden. Die Differenz trägt der Reisende. Wenn Sie Geschäftsreisenden die Möglichkeit geben, ausgehandelte Tarife in Anspruch zu nehmen, unterstützen Sie sie bei ihrer Work Life Balance.

Erklären Sie die Ausgaben.

In der Rechnung oder im Einzelverbindungsnachweis sollten die Kosten, die das Unternehmen bzw. der Reisende zu tragen haben, eindeutig aufgeführt werden. Falls sich die ursprünglichen Kosten durch zusätzliche Zwischenstopps oder Übernachtungen reduzieren, erlauben dann Richtlinie und Unternehmen, dass mit den Einsparungen gewisse Kosten für die private Verlängerung abgedeckt werden, z. B. Hotel, Mietwagen, individuelle Mahlzeiten und Parken? Die Ausgaben von Begleitpersonen werden möglicherweise nicht kompensiert, selbst wenn das Unternehmen Ausgaben für Begleitpersonen u. U. als Teil eines Incentives übernimmt.

Research Snapshot: Wohlbefinden und Bleisure

Das Interesse an Bleisure nimmt zu. In unserer Umfrage im Frühjahr gab die Hälfte der befragten Reisenden an, 2022 wahrscheinlich Geschäftsreisen mit Freizeit kombinieren zu wollen. Im letzten Jahr lag der Wert noch um 17 Prozentpunkte niedriger.

Wir haben uch gefragt, welche Unterstützung für eine bessere Work-Life-Balance unternehmensseitig gewünscht wird. Businesstrips und Freizeit zu kombinieren, war eine häufig gewählte Antwort.

Die Hälfte der befragten Reisenden gab an, dass sie es begrüßen würden, Geschäftsreisen um ein paar Tage verlängern und eine Begleitperson mitnehmen zu können.

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