Die Zusammenarbeit von BCD Travel und SAP Concur hilft dem deutschen IT-Dienstleister Allgeier Enterprise Services, den Reiseprozess zu vereinfachen und Reisekosten zu sparen.
Allgeier Enterprise Services hat in Zusammenarbeit mit BCD Travel die Software SAP Concur Travel & Expense für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisekosten implementiert. Das Tool senkt die Reisekosten und ermöglicht Self-Service-Optionen und End-to-End-Prozesse, welche die Reiseorganisation für die schnell wachsende Belegschaft des Unternehmens vereinfachen. Außerdem kann das Tool an das Unternehmenswachstum angepasst werden.
Diese Erfolgsgeschichte basiert auf der mehr als 15-jährigen Partnerschaft von BCD mit SAP Concur und dem daraus resultierenden umfassenden Wissen. Die Zusammenarbeit zwischen BCD und Concur hat bereits für Hunderte von Kunden die Organisation von Geschäftsreisen verbessert, darunter die Kellogg Company, Springer Nature und andere. So profitierte Allgeier von dem Know-how von BCD in Bezug auf Concur.
Herausforderung
Als Allgeier Enterprise Services 2016 gegründet wurde, waren die Prozesse im Zusammenhang mit Reisen überschaubar. Die rund 20 Mitarbeiter buchten ihre eigenen Flüge, Hotels und Mietwagen und stellten ihre eigenen Kosten in Rechnung. Anfang 2018 beschäftigte das Bremer Unternehmen bereits 540 Mitarbeiter – Tendenz steigend. Etwa 480 Mitarbeiter waren häufig auf Reisen. Die damit verbundenen Kosten waren hoch, ebenso wie der organisatorische Aufwand für die Buchhaltung und Abrechnung.
Das Unternehmen benötigte Strategien für das Travel Management, mit denen es seine Ausgaben senken konnte. Eine Kostensenkung um nur wenige Prozentpunkte würde einen erheblichen Einfluss auf das Geschäftsergebnis des Unternehmens haben. Möglich machen sollten dies vereinfachte Prozesse, vorteilhaftere Supplier-Verträge und eine bessere Compliance der Reiserichtlinie. Aber welche Lösungen brauchte Allgeier dafür? Welche Tools könnten leicht angepasst werden und ein weiteres Wachstum ermöglichen? Wie könnten neue Travel Management-Prozesse umgesetzt werden, ohne die Ressourcen der Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum zu binden? Das Unternehmen wandte sich mit diesen Fragen an seine Travel Management Company BCD Travel.
Vorgehensweise
Allgeier Enterprise Services und BCD kamen zu dem Schluss, dass das System von Concur Travel & Expense zur Buchung von Reisen und zur Verwaltung von Reisekosten die Lösung sein könnte. Es sollte die Kosten senken, mehr Self-Service für Reisende ermöglichen und den End-to-End-Reiseprozess vereinfachen. Sie entwarfen einen ehrgeizigen Plan für die Einführung von Concur in nur drei Monaten, vom Startschuss bis zum Live-Betrieb. Ein Projektteam aus sechs Mitarbeitern von Allgeier, sechs Experten von BCD und zwei Spezialisten von Concur machte sich an die Arbeit.
Sie testeten Technologien und Prozesse und stellten den Mitarbeitern Concur Travel & Expense in zwei Schulungen vor. Darüber hinaus erhielten die Mitarbeiter Zugang zu jederzeit verfügbaren und regelmäßig aktualisierten Video-Tutorials.
„Sowohl BCD Travel als auch wir intern haben ein Projektteam aufgesetzt und die relevanten Abteilungen involviert. Wir haben uns wöchentlich abgestimmt und ausgetauscht und konsequent die Punkte abgearbeitet, die das Projektmanagement definiert hat“, erklärt Stephanie Jakubik, die bei Allgeier das Travel Management betreut. „Das Projekt lief richtig rund und wir sind punktgenau nach drei Monaten live gegangen.“
Ergebnisse: Reisekosten sparen und mehr
Concur Travel & Expense wurde fristgerecht und unter Einhaltung des Budgets implementiert. Die Mitarbeiter reagierten sehr gut auf die intuitive Technologie und die Optimierung der Reiseprozesse. Allgeier Enterprise Services hat jetzt ein Tool, das Reisende beim Self-Service unterstützt, das Buchungs- und Spesenmanagement vereinfacht und zudem Zeit und Geld spart. Der Reiseablauf – von der Buchung bis zur Spesenrückerstattung – ist nun transparenter und einfacher zu verwalten. Darüber hinaus kann Concur Travel & Expense an das Wachstum angepasst werden.
Seit der Implementierung hat Allgeier folgendes erreicht:
- Die Akzeptanz von Online-Buchungen durch Mitarbeiter liegt bei mehr als 90 %
- Die Reisekosten werden klarer und zeitnaher dargestellt
- Reiseprozesse und Workflows wurden vereinfacht
- Innerhalb des Travel Management Programms wurden Kosteneinsparungen erzielt
„Unsere Adaptionsraten liegen bei über 90 Prozent – und das innerhalb einer sehr kurzen Zeit. Das zeigt uns, dass die Mitarbeiter die Tools akzeptieren und gerne einsetzen“, meint Carl-Philipp Müller, der sich bei Allgeier vor allem um Cloud-basierte Business-Innovationen kümmert. „Wir haben uns für Concur und BCD Travel entschieden, weil sie für uns den End-to-End-Prozess erst möglich machen.“
Motiviert durch die erfolgreiche Umsetzung kooperiert Allgeier Enterprise Services nun mit BCD, um weitere Innovationen in sein Reiseprogramm aufzunehmen.
Das Foto zeigt Stephanie Jakubik und Carl-Philipp Müller, die für Allgeier Enterprise Services das Travel Management optimiert haben.
