Im Geschäftsreiseetat vieler Unternehmen haben Gruppenbuchungen einen Anteil von fast 50 Prozent. Es wird Zeit, diesem Schwerpunktbereich die notwendige Aufmerksamkeit zu schenken. Travel Manager können mit der richtigen Strategie die Qualität der Events sichern und gleichzeitig Kosten senken.
In der Realität sieht es meist so aus, dass Veranstaltungen bzw. Gruppenreisen von der jeweils verantwortlichen Abteilung geplant und gebucht werden. Den zuständigen Sekretärinnen liegt für dieses Gebiet keine Reiserichtlinie vor. So organisiert jede Abteilung ihre Veranstaltung nach eigenem Gutdünken. Die Nachteile dieser Vorgehensweise liegen auf der Hand: Der Travel Manager hat keine verlässlichen Zahlen zum Gruppengeschäft im Unternehmen. Ihm fehlt deshalb ein wichtiges Argument in den Verhandlungen mit Leistungsträgern. Er kann im Reporting kein vollständiges Gesamtbild wiedergeben und keine einheitlichen Standards für das Unternehmen festsetzen.
Viele Unternehmen erkennen mittlerweile das verschenkte Potenzial und wollen Gruppenbuchungen in den Fokus von Travel Managern und Einkäufern rücken. Hier finden Sie Lösungswege zu einem kosten- und prozessoptimierten Veranstaltungsmanagement:
- Einführung einer Veranstaltungsrichtlinie: Legen Sie Zuständigkeiten fest, definieren Sie Buchungsprozesse.
- Preferred Partner: Vereinbaren Sie Rahmenverträge mit Leistungsträgern und Lieferanten.
- Nutzung von Einkaufsvorteilen: Bündeln Sie Ihr Geschäftsreise- und Veranstaltungsgeschäft und verschaffen Sie sich so eine bessere Verhandlungsposition.
- Feste Planungsschritte: Erstellen Sie einen Briefing-Bogen, der von allen Beteiligten für die Planung von Events und Gruppenreisen genutzt werden kann.
- Vergleichbare Angebote: Geben Sie einheitliche Einkaufsbedingungen und Tagungspauschalen vor. Beschränken Sie sich auf drei bis vier Angebote. Diese vergleichen Sie direkt online auf einem entsprechenden Buchungsportal oder ganz klassisch auf dem Papier miteinander.
- Geo-optimierte Planung: Wählen Sie den Veranstaltungsort mit Bedacht. Berücksichtigen Sie dabei die Anreise für die Teilnehmer.
- Kostenoptimierte Planung: Nutzen Sie steuerliche Vorteile, decken Sie versteckte Kosten auf, lassen Sie sich von Experten beraten.
Wenn Sie mit diesen Ansätzen ein einheitliches Management von Gruppenbuchungen einführen, sparen Sie bares Geld. Sie erhalten eine bessere Kontrolle und haben die Möglichkeit, sofort einzugreifen, wenn die Kosten aus dem Ruder laufen.
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