Bei Geschäftsreisen ins Ausland zahl der Reisende täglich Mehrwertsteuer. Im Restaurant, im Hotel, bei der Autovermietung usw. Die Mehrwertsteuer macht etwa 5 % der gesamten ausländischen Reisekosten aus. Wir zeigen Ihnen sechs Wege, wie Sie Ihr Geld zurückbekommen.
Unternehmen können einen beträchtlichen Teil der im Ausland gezahlten Mehrwertsteuer zurückfordern. Allerdings ist das Verfahren meist recht aufwendig, so dass diese Rückforderung oft unterbleibt. Es gibt aber Wege, den Prozess zu vereinfachen:
- Klären Sie Ihre Reisenden auf. Erläutern Sie, wie Rechnungen aussehen müssen, damit Sie die Mehrwertsteuer zurückfordern können. Zwingend erforderlich sind die Steuer-Nr. des Hotels, Restaurants etc. sowie der vollständige Name und die Adresse Ihres Unternehmens. Außerdem muss die Rechnung detailliert auflisten, wie viel Mehrwertsteuer auf welche Leistung gezahlt wurde. Der Steuersatz für das Zimmer ist möglicherweise ein anderer als der für Essen und Getränke.
- Nehmen Sie Abstand von Tagespauschalen.Reisende, die für jeden Reisetag einen pauschalen Geldbetrag erhalten, haben weniger Anreize, auf rückerstattungsfähige Rechnungen zu achten.
- Nehmen Sie Ihre bevorzugten Leistungsträger in die Pflicht. Verlangen Sie von Ihren Suppliern, dass sie automatisch rückerstattungsfähige Rechnungen ausstellen.
- Nutzen Sie ein automatisiertes System für die Reisekostenabrechnung. Dadurch bringen Sie mehr Transparenz in die Möglichkeiten der Mehrwertsteuer-Rückerstattung. Manche Systeme erstellen sogar automatisch entsprechende Reportings.
- Automatisieren Sie die Mehrwertsteuer-Rückerstattung. Auf diese Weise vereinfachen Sie den Rückerstattungsprozess und erhalten automatisch Geld zurück. BCD Travel arbeitet hier mit einem erfahrenen Spezialisten zusammen: Taxeo. Mit der Automatisierungslösung von Taxeo beteiligen sich Hotels, Mietwagenfirmen und andere Supplier an einem papierlosen Rechnungsprozess, der den Prozess für Unternehmen fast unsichtbar macht. Sogar große, multinationale Unternehmen können die Mehrwertsteuer-Rückerstattung damit selbst bewältigen.
- Denken Sie über Outsourcing nach. Wo die Automatisierungslösung nicht möglich ist, können Sie Spezialisten engagieren, die sich für Sie um die Erstattung der Mehrwertsteuer kümmern. Sie erhalten dafür einen Teil des Rückzahlungsbetrags. Für Ihr Unternehmen fließt am Ende aber immer noch mehr Geld in die Kasse, als wenn Sie die Rückforderung aus Zeitgründen einfach unterlassen.
Wenn Sie wissen wollen, wie BCD Travel Ihnen helfen kann, im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer zurückzubekommen, wenden Sie sich an Ihren BCD Travel Account Manager. Und werfen Sie einen Blick in das White Paper „VAT Reclaim: Don’t leave money on the table“.
Wie hoch ist die Mehrwertsteuer in…?
Die Mehrwertsteuer legt jedes Land in Europa für sich fest – und zwar teilweise jedes Jahr neu. Hier finden Sie die aktuellen Mehrwertsteuersätze aus den 10 Top Business Destinationen der EU:
Belgien: 21 %
Dänemark: 25 %
Deutschland: 19 %
Frankreich: 20 %
Großbritannien: 20 %
Italien: 22 %
Niederlande: 21 %
Polen: 23 %
Schweden: 25 %
Spanien: 21 %
Quelle: Europäische Kommission, Januar 2014
