BCD Meetings & Events

Olemme kanssanne koko matkan
– ennen matkaa, matkan aikana ja sen jälkeen

BCD Meetings & Events tarjoaa palveluita ryhmämatkustuksiin, kokous- ja konferenssijärjestelyihin ja yritystapahtumiin ympäri maailman.
Oletko järjestämässä vaativaa asiakastilaisuutta, yritysjuhlaa, isompaa konferenssia tai vain pientä kokousta toimiston ulkopuolella? Käytä oma aikasi muuhun ja anna meidän huolehtia tilaisuuden järjestelyistä. Avullamme voit tehdä tilaisuudestasi mieleenpainuvan kokemuksen.

Aloitamme työmme perehtymällä strategisiin tavoitteisiisi. Näin voimme tarjota luovia ja innoittavia elämyksiä, jotka soveltuvat parhaiten juuri sinun tilaisuuteesi. Kaikki palvelumme tehdään yrityksesi periaatteiden mukaisesti. Olemme sinua varten ja työskentelemme vastataksemme tarpeisiisi. Sinulle osoitetaan yhteyshenkilö, projektipäällikkö, joka suunnittelee tilaisuuden kanssasi, vastaa järjestelyistä, tuotannosta ja seurannasta.

Kilpailutamme ja neuvottelemme hinnoista – saadaksemme yrityksellenne kaikki edut. Autamme myös, jos yritykselläsi on ympäristöä säästäviä erikoistoiveita.  Projekti katsotaan päättyneeksi vasta kun olemme yhdessä arvioineet järjestelyt. Onnistuminen mitataan tyytyväisyydellänne.

Läheinen yhteistyö ja molemminpuolinen luottamus luovat joustavan prosessin.

Palvelukonseptimme tukee tilaisuuttanne koko matkan, ennen tilaisuutta, tilaisuuden aikana ja tilaisuuden jälkeen.

Palvelumme – ennen tilaisuutta

  • Yksilöllinen neuvonta
  • Ohjelman suunnittelu ja organisointi
  • Varaukset ja hankinnat
  • Kustannusseuranta ja budjettihallinnointi
  • Palveluiden tuottajien yhdistäminen ja sopimukset
  • Kutsut
  • Tilaisuudelle omat nettisivut ja osallistujien sähköinen ilmoittautuminen
  • Puoltoasiakirjat viisumianomuksia varten
  • Riskien hallinta (ennakkomaksut, takarajat, peruutukset ja turvallisuus)

Palvelumme – tilaisuuden aikana

  • Kuljetukset ja logistiikka
  • Hotelli ja tapahtuman tilat
  • Ateriat ja illallisjärjestelyt
  • Ohjelman sisältö, viihde ja vierailevat puhujat
  • VIP – palvelut
  • Paikalliset oppaat
  • Retket, aktiviteetit ja sosiaaliset tapahtumat
  • BCD edustaja paikalla

Palvelumme – tilaisuuden jälkeen

  • Projekti – ja kustannusselvitys
  • Seuranta, arviointi ja raportointi

Toimimalla yhteistyössä kanssamme, hyödyt useista eduista

  • Kokenut projektipäällikkö, jolla on kokonaiskuva järjestelyistä
  • Henkilökohtainen konsultointi
  • Räätälöity ohjelma
  • Alihankkijoiden sopimusten ja varausehtojen hallinnointi
  • Tarjous ja vahvistus sisältäen palveluiden hinnat ja ehdot
  • Laskutus ja budjetin hallinta
  • Arviointi ja raportointi
  • Kustannusten ja voimavarojen säästöt
  • Yksi puhelinsoitto, yksi alihankkija, yksi laskuttaja – olemme kanssanne koko matkan

Halutko kuulla enemmän siitä, kuinka voimme auttaa yritystäsi ja kuinka voit hyödyntää monia palveluitamme.

We are with you all the way
– before, during and after the trip

BCD Meetings & Events handles all types of group travel reservations,  meetings and conference arrangements  all over the world.

Are you planning to organize a demanding client event, company anniversary, a big conference, or just a small meeting outside your office? Use your valuable time within your company and let us manage the arrangements for your upcoming event. We can create a memorable experience together.

We always begin our working relationship by getting an understanding of your strategic goals for the arrangement in question. Only then we are able to customize crea­tive and inspiring experiences that support your objec­tives the best. We do this in close cooperation with our business partners all over the world.

We do everything to actively search for discounts and special offers – and you will always benefit from these offers and other benefits. We are also able to help you, if you have special demands on sustainable and eco-friendly solutions. With us the event  is not finalized before we have evaluated the course together. If you are satisfied, we have succeeded.

Our service concept supports you all the way – before, during and after the arrangement.

Service – before

  • Individual consultancy
  • Program planning and arrangement
  • Reservation and purchase
  • Cost management and budget control
  • Supplier contact and coordination of the partners
  • Invitation
  • Online registration of the delegates
  • Visa supporting documents
  • Risk management (payments, deadlines, cancellations and safety

Service – during

  • Transportation and logistics
  • Hotel and meeting/event facilities
  • Meals and dinner arrangements
  • Entertainment and external entertainment
  • VIP handling
  • Excursions, activities and social arrangements
  • Our personnel at the venue

Service – after

  • Project and cost calculation
  • Follow-up, evaluation and reporting

Mutual trust and a close working relationship is the foundation for a smooth and flexible process.

Therefore, we always assign a dedicated project manager to keep you updated about the elements and processes that form the arrangement. Your project manager ensures that the framework is in order, and that all technical details work flawlessly.

Now you can just focus on getting the best out of the arrangement.

If you work together with us, you will take advantage of many benefits

  • Experienced project manager who has the entire overview
  • Personal advice
  • Customized program
  • Management of supplier agreements and travel policy
  • Offer and confirmation containing detailed prices and conditions
  • Total invoice and budgetary control
  • Evaluation and reporting
  • Save money and resources
  • Only one phone call, one supplier, one invoice