Erhvervsvirksomheders rejsepolitikker bør være mere dynamiske

Dagens erhvervsrejsende følger ikke altid virksomhedens rejsepolitik og- regler på området. Det er ikke af ond vilje, men det er så nemt at finde andre tilbud derude, og man er så vant til fra sit privatliv selv at søge og booke på alle de eksisterende portaler. Ikke desto mindre er virksomheder afhængige af, at rejsepolitikkerne overholdes for at opnå det største afkast af deres rejseinvesteringer og for at holde medarbejderne trygge på rejsen. Hvordan overvinder man den udfordring?

Svaret er, at man bør implementere ny, tidssvarende teknologi, som kan erstatte dagens statiske, foruddefinerede politikker og teknologier. Den nye tilgang, når erhvervsrejsende skal booke deres rejse, bør være dynamisk, intuitiv og personligt gearet, så medarbejderne gider respektere den, og den svarer til den adfærd, de selv har, når de søger på rejser. Det er konklusionen i den anden af de seks annoncerede informationsrapporter med temaet ’politikker’ inden for Emerging Technology and Travel Management, som netop er udgivet af erhvervsrejsebureauet BCD Travel.

”At have en rejsepolitik bør sikre, at en virksomheds medarbejdere rejser i overensstemmelse med de regler, der er defineret. Det er uhyre vigtigt for os, at medarbejderne ikke har nogen grund til at gå udenom rejsepolitikken, og det kan man gøre ved via rejsepolitikker og systemer at omfavne folks private digitale adfærd, så at sige. Men spænder stive rejsepolitikker og systemer ben, er det jo Sisyfos på arbejde. De systemer, vi booker rejser i, skal være dynamiske, intuitive og personligt gearet, så ingen behøver at gå på kompromis med reglerne, og så virksomheden også fremstår så moderne som muligt. Herudover er det alfa og omega at overholde de nye GDPR-regler, hvilket de rette systemer også kan enten besværliggøre eller hjælpe med til”, siger Thomas Friis Rasmussen, Director Client Management Nordic.

Thomas Friis Rasmussen henviser til, at virksomheder via BCD Travel får assistance til at udforme en rejsepolitik, så den netop matcher brugernes digitale adfærd anno 2018, og også implementere den samt pege på systemer, der er brugervenlige og dynamiske.

Målet med den anden rapport i informationsserien er med andre ord at assistere corporate travel managers og indkøbere i at drage nytte af de nye, innovative teknologier, hvilket kan forbedre virksomhedernes rejsepolitikker og ikke mindst efterlevelsen af disse betydeligt. De nye teknologier, som bl.a. omfatter blockchains, internet of things (loT), virtual reality (VR), maskinindlæring og chatbots.

“De dage, hvor vi lidt blindt forlader os på virksomhedens rejsepolitik og på, at alle følger den, er talte. Teknologi har allerede forandret virksomheders rejsepolitikker ved at give de rejseansvarlige muligheden for at tilskynde de rejsende til at træffe mere rigtige valg ved hjælp af dynamiske, fleksible og målrettede metoder”, siger Mike Eggleton, Senior Manager, Analytics and Research hos BCD Travel. “Denne rapport viser tydeligt, hvordan digital teknologi og rejsebooking er forbundet, og hvordan vi forventer, at det vil påvirke industrien for erhvervsrejser i de kommende måneder og år.”

Denne rapport er således den anden i seksdels-serien om Emerging Technology and Travel Management, hvor man undersøger, hvordan blockchains, internet of things (loT), virtual reality (VR), maskinindlæring, chatbots og kunstig intelligens vil påvirke seks centrale områder inden for corporate travel management. De seks områder er:

  1. Indkøb
  2. (Rejse)politikker
  3. Kommunikation
  4. Duty of care (omsorgspligt)
  5. Betaling og udgifter
  6. Performance management

Rapporten om ‘politikker’ forklarer, hvordan disse teknologier kan bruges til effektivt at gennemføre rejsepolitikker og styre virksomhedens rejsende i retning af politisk korrekte valg, samtidig med at besparelser og sikkerhed tilgodeses, kvalitetsservice, konsistens og de rejsendes veltilpashed på rejsen. Den hjælper også ved de udfordringer, der er, i forbindelse med GDPR (overholdelse af EU’s generelle databeskyttelsesforordning) og lignende nyere teknologi-problematikker.

Andre af rapportens højdepunkter:

  • Klare definitioner for hver af de nye teknologiske skridt (som nævnt lige ovenfor) og ‘hvad det hele betyder’.
  • En tjekliste til travel managers og indkøbere, som giver forslag til, hvordan man bør opfatte de nye teknologier, følge udviklingen og implementere bedst muligt i overensstemmelse hermed.
  • Hvordan hvert nyt teknologisk skridt kan udnyttes i rejsepolitikken for at forbedre medarbejdernes overholdelse, lavere risiko og besparelse af penge.
  • En tidslinje for forventet brug af de nye teknologiske landvindinger til rejsepolitikken i dag, morgendagens og fremtidens.

Den tredje rapport i informationsserien, der fokuserer på kommunikation, offentliggøres i december. For at modtage alle seks rapporter, som de offentliggøres i løbet af 2018 og første halvdel af 2019, kan du besøge www.bcdtravel.com/inform/.