Internationale Geschäftsreisen: 6 Tipps zur Vorbereitung

1. Das Wohlbefinden geht vor

Reisemüdigkeit durch Langstreckenflüge und das schnelle Überqueren von Zeitzonen kann das Wohlbefinden der Reisenden und ihre Produktivität auf Geschäftsreisen beeinträchtigen. Um Jetlag weitestgehend zu vermeiden, sollten Reisende die besten Flugzeiten und die beste Serviceklasse entsprechend ihrer Reiserichtlinien buchen. Die Flugzeiten sollten sich nach dem üblichen Wach- und Schlafrhythmus richten – und Zwischenlandungen sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Und wenn es doch nicht ohne Zwischenlandung geht, erkundigen Sie sich bei der Fluggesellschaft oder dem Flughafenpersonal, wo man am besten essen, sich ausruhen oder arbeiten kann. Viele Flughäfen haben Kunstinstallationen, Live-Musik und sogar Mini-Gärten oder Vergnügungsparks. Behalten Sie bei Zwischenlandungen die Uhrzeit im Blick und geben Sie sich genug Zeit, um das Gate für den Anschlussflug bequem erreichen zu können.

2. Kümmern Sie sich frühzeitig um Pässe und Visa

Reisepässe

Die Beantragung eines neuen oder verlängerten Reisepasses kann Wochen oder Monate dauern, vor allem in Ländern, wo der Reise- und Tourismusverkehr nach dem Lockdown gerade erst wieder aufgenommen worden ist. Je nach Land muss ein Reisepass für eine bestimmte Zeit nach dem Abreisedatum gültig sein, in der Regel drei oder sechs Monate. Die Vorschriften variieren je nach Zielland und Nationalität der Reisenden.

Visa

Besorgen Sie die erforderlichen Visa und Pässe rechtzeitig im Voraus. Einige Länder stellen Visa bei Ankunft aus, in anderen müssen diese im Voraus beantragt werden. Die meisten Länder nutzen ein E-Visum-Portal für die Online-Visabeantragung. Der Reisepass muss genügend leere Visaseiten haben, um die Anforderungen des Ziellandes zu erfüllen. Im Zweifelsfall überprüfen Sie die Reiseinformationen auf der offiziellen Website des Ziellandes oder wenden Sie sich an die zuständige Regierungsbehörde im Land Ihrer Staatsangehörigkeit.

3. Reisehinweise und -warnungen beachten

Reisende sollten sich immer bei offiziellen Regierungsstellen über Reisehinweise und -warnungen informieren, die ihre Reise betreffen könnten. Dies könnten zum Beispiel Gefahren-, Wetter- oder Gesundheitswarnungen sein.

TripSource® von BCD gibt Informationen und Warnungen an Kund:innen und Reisende weiter, um sie vor, während und nach ihren Reisen zu schützen. Reisende können Warnungen über Sicherheits-, Wetter- und Verkehrsereignisse erhalten.

4. Pflichtimpfungen und Tests einplanen

Reisende sollten sich über die Einreisebestimmungen des jeweiligen Ziellandes in Bezug auf Tests, Quarantäne, Medikamente und Impfungen informieren. Es liegt in der Verantwortung der Reisenden, sich bei den Gesundheitsbehörden zu informieren und notwendige Termine zu vereinbaren. Planen Sie genügend Zeit ein, um die erforderlichen Impfungen oder Medikamente zu erhalten. Bei Impfstoffen sind möglicherweise mehrere Dosen über einen längeren Zeitraum erforderlich. Einige vorbeugende Medikamente, z. B. zur Behandlung von Malaria, müssen vor der Reise eingenommen werden. Besprechen Sie gesundheitliche Bedenken, Ihre geplante Reiseroute und Aktivitäten mit Ihrem Arzt/ Ärztin, um Ratschläge und Empfehlungen zu erhalten, wie Sie auf Ihrer Reise gesund bleiben können. Achten Sie auf die ordnungsgemäße Dokumentation von Tests, Impfungen und Medikamenten.

5. Richtig packen

Die Gepäckbestimmungen für internationale Flüge sind oft strenger als für Inlandsflüge. In der Regel sind ein persönlicher Gegenstand (zum Beispiel eine Handtasche, eine Aktentasche oder eine Laptoptasche) und ein Handgepäckstück an Bord erlaubt. Die erlaubte Anzahl und das Gewicht für aufgegebene Gepäckstücke können variieren. Erkundigen Sie sich bei der jeweiligen Fluggesellschaft nach den Gebühren, Vorschriften und Beschränkungen.

6. Geld umtauschen

Wie viel Geld braucht man für internationale Geschäftsreisen? Es ist immer eine gute Idee, Bargeld dabeizuhaben. Ziehen Sie auch in Betracht, wie leicht Sie am Zielort bei den örtlichen Banken und Geldautomaten Geld abheben können. Denken Sie aber auch an ihre Sicherheit. Sie sollten nicht ständig große Bargeldbeträge mit sich zu führen. Sorgen Sie für eine gute Mischung aus verschiedenen Währungseinheiten.

Entscheiden Sie, ob Sie das Geld zu Hause oder am Zielort umtauschen wollen. Die Gebühren für den Geldwechsel sind bei Geldinstituten in der Regel günstiger als an Flughäfen, Bahnhöfen oder in Hotels.

Vor der Reise

1. Informieren Sie Ihre Anbieter von Kreditkarten, Mobiltelefonen und anderen relevanten Diensten über Ihre Reisepläne, um Service-Unterbrechungen oder das Einfrieren von Daten zum Zwecke von Betrugsermittlungen zu vermeiden.
2. Nutzen Sie offizielle Sicherheitsprogramme der Regierung wie das Smart Traveler Enrollment Program (STEP) der Vereinigten Staaten. Dies ist ein kostenloser Service, der es US-Bürgern und Staatsangehörigen, die ins Ausland reisen oder dort leben, ermöglicht, ihre Reise bei der nächstgelegenen US-Botschaft oder dem nächstgelegenen US-Konsulat anzumelden.
3. Für Notfälle: Verwenden Sie den TripSource Document Vault, um digitale Kopien Ihrer wichtigsten Reisedokumente zu speichern. Dazu gehören Reisepass, staatlicher oder staatlich ausgestellter Ausweis, Reiseroute, Impfdokumente, Kontaktdaten für Notfälle und Informationen der örtlichen Botschaft. Wenn Sie ausgedruckte Kopien bevorzugen, bewahren Sie diese getrennt von den Originaldokumenten an einem sicheren Ort auf.
4. Schützen Sie Ihre internetfähigen Geräte vor Cyberangriffen. Aktualisieren Sie Ihre Antiviren-Software, erstellen Sie Sicherungskopien von wichtigen Daten und verbinden Sie sich nur mit Netzwerken, die Ihnen ausreichend sicher erscheinen.