Booking utenfor bedriftens reisepolicy kan bli dyrt

Å bestille fly eller hotell utenfor bedriftens reisepolicy, kan bli dyrt, forteller BCD Travel.

Man tar en risiko når hotellbestilling skjer utenfor selskapets reisepolicy. Mindre bestillingsvolum betyr dårligere forhandlingsmuligheter med leverandøren. Utslagene kan bli store: – En booking via bedriftens eget bestillingsverktøy eller reisebyrå, kan gi en ROI på opptil 24%(1) sier Chris Crowley, SVP Global Program Management & Commercial Services EMEA.

Det finnes fortsatt noen fordommer om booking via forretningsreisebyråer. For å imøtegå disse, undersøkte BCD Travel årsakene til dette og hvordan de reisende kan bli overbevist om å holde seg til selskapets reisepolicy.

Mange forretningsreisende booker sine hotellrom utenfor bedriftens reisepolicy. Et studie fra Phocuswright forteller at mindre enn 40% går via selskapets anbefalte leverandører. Samtidig som over halvparten bestiller sine forretningsreiser via mobilen (2).
Når fly- og hotellbestilling ikke er gjort sammen, kan det bli vanskeligere å følge opp den reisende når en krise skjer. – I tillegg mister bedriften oversikt over den totale reisen, og eventuelle tilbakemeldingsmuligheter til leverandør, forteller Crowley.

– Av en eller annen grunn er det mange som tror at å bruke et reisebyrå er dyrt, sier leder for BCD Travel Norway, Bernt Roger Eliassen. – Jeg forstår at mange kan bestille reiser selv, men sannheten er at vi sparer bedrifter for både tid og penger, fordi vi kjenner bransjen ut og inn. For eksempel, om flyet ditt plutselig blir kansellert, er det ikke spesielt moro å stå i timelange telefonkøer hos flyselskapet for å få hjelp, forteller han. – Da er det bedre å ringe reisebyrået som kjapt kan ordne en alternativ løsning for deg, forteller han.

Det er viktig å skape engasjement og involvere de reisende i bedriftens reisepolicy. De reisende krever at innhold og informasjon er lett tilgjengelig, og allikevel kunne ta selvstendige avgjørelser. – Svært mange av dagens reisende er vokst opp i en online verden, forklarer Crowley.
– For dem er det en del av livet å være på nett. De bruker de shopping- og bestillingsverktøyene som fungerer best for dem, og de er ofte ikke en del av bedriftens bestillingsverktøy, forklarer han.
Derfor vil BCD Travel snart lansere TripSource Hotels; tilpasset de verktøyene man har lyst til å bruke, og tilbyr informasjon og bookingmuligheter på over 600.000 hoteller over hele verden.

Syv myter
Basert på egne erfaringer ønsker BCD Travel å rette fokus på syv myter om hotellbestilling gjennom forretningsreisebyråer. Dette gjelder ikke bare for den reiseansvarlige i bedriften, men kan også brukes som en fin illustrasjon på fordelene ved bruk av et forretningsreisebyrå. Noen eksempler:

• Forretningsreiser tilbyr ikke bare overnatting på kjedehoteller?
Forretningsreisebyråer tilbyr et stort utvalg av overnattingsmuligheter – alt fra hus til hotellkjeder og uavhengige boutiquehotell. I tillegg til å få tilgang til hotellene i Global Distribution System, integrerer de også bookingdata på hotellreservasjonsportalen for å finne den beste innkvarteringen.

• Online hotellreservasjonsportaler tilbyr ikke bedre priser?
De nettportalene følger sine egne interesser. Mange av de hotellene de velger å tilby er ofte forhåndsvalgt. Gjerne rangert med de som er mest lønnsomme for dem. Det er også verdt å sjekke hvilke tilleggstjenester som er inkludert i prisen, for eksempel frokost eller gratis WiFi.

• Booking av et hotell gjennom reisebyrået har mange fordeler for den reisende?
Forretningsreisebyråer sammenligner hotellprisene på ulike bestillingsplattformer for å tilby den beste prisen. De inngår også avtaler med flere hoteller, inkludert tilleggstjenester som spesifikke romkategorier og bedre betalings- og avbestillingsvilkår. Hvis reiseplanene endres, noe som skjer nesten ved 50% av alle reiser bestilt via reisebyrå, vil reisebyrået endre flight og oppdatere reservasjon på hotell- eller leiebil.

De syv mytene er tilgjengelig via denne linken.

Kilder:
(1) Travelport

(2) Mobile’s Hierarchy of Needs, comScore Whitepaper, 28 mars 2017