10 Tipps für die perfekte Veranstaltung

1. Richtlinien erstellen:
Ein Unternehmen, das die Geschäftsreisen seiner Mitarbeiter vernünftig planen und durchführen möchte, sollte zusätzlich zu Reiserichtlinien auch Veranstaltungsrichtlinien platzieren und deren Einhaltung sicher stellen. Die Anwendung von standardisierten Prozessen optimiert das Event- und Gästemanagement, die Qualität für die Teilnehmer erhöht sich und Sie haben die Kosten im Griff.

2. Persönlich oder virtuell:
Wägen Sie ab: Ist ein persönliches Treffen nötig oder ist gegebenenfalls auch ein virtuelles Meeting (Videokonferenz) ausreichend? Dabei gilt es abzuwägen, ob es ausschließlich um Inhalte geht oder der direkte Kontakt, z. B. für den Aufbau und die Pflege von Geschäftsbeziehungen, entscheidend ist.

3. Auf durchdachte Planung achten:
Durchdenken Sie vorab alle wichtigen Punkte: Welches Ziel wird mit dem Event verfolgt? Welche Mittel sollen eingesetzt werden, wie hoch ist das Budget? Wie sollen potentielle Teilnehmer auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht werden (Art der Einladung, Anmeldung online oder offline)? Wie läuft die Betreuung der Teilnehmer bis zur Veranstaltung (Hotline, in-House, extern)? Wohin können sich die Gäste vor Ort wenden? Wie erfolgt die Kommunikation im Nachgang? Wie kann der Erfolg der Veranstaltung gemessen werden?

4. Ausschreibungsunterlagen erstellen:
Liefern Sie für die Ausschreibung eigene, sinnvolle, ausführliche und vollständige Angebotsvorlagen. Je detaillierter Ihre Ausführungen sind, umso gezielter und individueller kann auf Ihre Ansprüche eingegangen werden.

5. Angebote vergleichen:
Holen Sie mehrere Angebote ein, um eine Vergleichs- und Wettbewerbssituation zu schaffen. Um den Aufwand der Auswertung sowie die Überschaubarkeit zu gewährleisten, beschränken Sie die Anzahl an angefragten Angeboten auf maximal drei.

6. Geo-optimierte Eventplanung:
Suchen Sie Ihren Veranstaltungsort mit Bedacht aus; sprich: betreiben Sie geo-optimierte Eventplanung. Der Veranstaltungsort ist hinsichtlich Anreisezeit-, Anreisekosten und Anreiseoptionen sinnvoll zu wählen. Dazu gehört auch, dass Veranstaltungsreihen kosteneffizient am selben Veranstaltungsort stattfinden sollten.

7. Bündelung für Preisvorteile:
Bündeln Sie Ihre Einkaufsvolumina operativ bei möglichst wenigen Partnern, um bei den Verhandlungen mit den Leistungsträgern wertvolle Preisvorteile zu generieren. Im Idealfall übernimmt Ihr Partner auch das Reporting und sorgt so für Transparenz und lückenlose Kostenkontrolle.

8. Online-Buchung ermöglichen:
Sorgen Sie dafür, dass Meetings online buchbar sind, um den zeitlichen, personellen und finanziellen Aufwand zu minimieren.

9. Versteckte Kosten aufdecken:
Stichwort Budget: Auch versteckte Kosten sind zu beachten. Planen Sie Posten wie z. B. Trinkgelder, Hotelzimmer für Referenten, Vorreisen, Porto und Kommunikation im Vorfeld mit ein, damit es im Nachhinein keine böse Überraschung gibt. Stellen Sie Kosten-Nutzen-Rechnungen auf, z. B. bezüglich Gastgeschenken und Give Aways.

10. Steuerliche Vorteile nutzen:
Veranstaltungen außerhalb Deutschlands können dann richtig Geld sparen, wenn Ihr Unternehmen einen Sitz im Ausland hat und sich die ausländische Mehrwertsteuer erstatten lassen kann. Holen Sie vorab eine steuerliche Beratung ein.