Allt fler hotellbokningar sker utanför företagens resepolicy

BCD Travel vill öka kännedomen om konsekvenser och risker med hotellbokningar utanför företagens resepolicy. Detta för att hjälpa företagen att spara såväl tid som att minska sina kostnader.

Allt fler affärsresenärer bokar sina hotell utanför företagens gällande avtal och policy. En Phocuswright-studie visar att färre än 40 % reser via företagets rekommenderade leverantörer. När mer än hälften av alla affärsresenärer bokar sina resor med hjälp av en mobil enhet¹, påvisar det att vissa fördomar fortfarande finns om bokningar via utvalda leverantörer eller affärsresebyråer (TMC’s). För att ändra detta beteende har BCD Travel undersökt om orsakerna till trenden och hur resenärer kan övertygas att hålla sig till resepolicyn. 

Det finns många konsekvenser och risker som är förknippade med hotellbokningar som sker utanför företagets gällande avtal och policy. Om antalet hotellnätter sjunker ges sämre förhandlingsutrymme med utvalda leverantörer. Effekten av en optimal tillämpning av ett företags hotellavtal är imponerande – att boka via ett företags bokningsverktyg eller via en affärsresebyrå ger en besparing på upp till 24 %². En annan nackdel av att boka hotell utanför policy och via resebyrå är att blir det svårare att ta hand om resenärer om det skulle inträffa en kris.

– Utöver dessa risker förlorar företag också kontrollen över den mer frekventa affärsresenärens erfarenheter, vilket leder till att information går förlorad som kan användas till att förbättra hela resepolicyn, säger Chris Crowley, Senior Vice President på Global Client Management & Commercial Services, EMEA.

Så länge företag inte förstår vilka specifika faktorer det är som driver hotellbokningspolicyn framåt, kommer de inte kunna vända trenden. Att engagera resenärerna är därför ett måste. De efterfrågar en miljö där stora mängder information finns lättillgänglig med möjlighet att ta självständiga beslut.

– Över hälften av dagens resenärer har vuxit upp i en värld där internet varit en självklarhet, menar Chris Crowley. För dem är det helt naturligt att vara online. Resenärer använder de shopping- och bokningsverktyg som fungerar bäst för dem, och de verktygen är oftast inte inkluderade bland företagens bokningsverktyg. Därför kommer BCD Travel inom kort att lansera TripSource Hotels. Den är utformad efter de verktyg som resenärer föredrar att använda och erbjuder information och bokningsmöjligheter på över 600 000 hotell över hela världen.

 

Sju myter om hotellbokningar

Baserat på egna undersökningar vill BCD Travel öka kännedomen om hotellbokningar med hjälp av sju myter kring bokning via affärsresebyråer. De riktar sig inte bara till Travel managers, utan klargör även för affärsresenärerna fördelarna med att hålla sig till en resebyrå. Några exempel:

  • Affärsresebyråer erbjuder inte bara boende hos hotellkedjor?
    Affärsresebyråerna har faktiskt marknadens bredaste sortiment av hotell vilket innebär att de erbjuder ett stort urval boenden som inkluderar allt från hus till hotellkedjor och oberoende boutiquehotell. Förutom hotell inom de bokningsplattformar som en affärsresebyrå arbetar med, integrerar de också en mängd innehåll från olika bokningssidor för att hitta det bästa boendet.
  • Bokningssidor online erbjuder inte bättre priser?
    Bokningssidorna säljer hotell utefter egna preferenser och inte för att tillgodose företagens behov enligt policy. Det innebär att presentation och rangordning av hotell som visas baseras på bokningssidans egen prioritering. I jakten på att presentera lägsta pris kan viktiga tjänster för affärsresenären som Wi-Fi och frukost, vara exkluderade i priset. Därav bör man noggrant kontrollera vad som ingår i priset.
  • Att boka hotell via affärsresebyrån har flera fördelar för resenären?
    Affärsresebyråerna jämför hotellpriserna på flera olika bokningsplattformar för att kunna erbjuda de bästa priserna. De utarbetar även avtal med ett flertal hotell, där tilläggstjänster såsom specifika rumskategorier samt bättre betalnings- och avbokningsvillkor ingår. Om resenärens planer ändras, vilket är fallet för omkring hälften av alla resor som bokas via en affärsresebyrå, kommer resebyrån att boka om flygningen och ta hand om hotellbokningen eller biluthyrningen.

– Vi som arbetar med affärsresor professionellt behöver tydliggöra värdet med en företagspolicy avseende affärsresor. Med respekt för den enskilde affärsresenärens preferenser och flexibilitet är det ändå viktigt att följa företagets policy, både av säkerhets- och budgetskäl men även för att kunna hitta gemensamma fördelar inom verksamheten, säger Thomas Ådén, Vice President Nordics på BCD Travel.

De sju myterna hittar du på den här länken.

Sources:

¹Mobile’s Hierarchy of Needs, comScore Whitepaper, March 28, 2017

²En beräkning av Travelport